浅析航空企业科研项目档案管理的现状及对策

随着航空企业科研水平的不断提高，获得立项的科研项目越来越多，科研项目档案在科研生产中将发挥更大的作用，如何提高科研项目档案的管理水平，成为企业档案部门亟待解决的一个问题。

1 企业科研项目档案的特点

企业科研项目档案属科技档案范畴，因此，它除了具有科技档案的共同特点即专业性、成套性、系统性、准确性、通用性等外，还具有以下四个特点：

1）保密性：由于企业科研项目研究属于学科前沿，其研究过程、研究成果均属高保密档案。科研项目档案的内容和过程一旦泄露公开，就会失去其价值，这一特点，就决定了其档案的保密性。

2）阶段性：科研活动具有探索性和实验性，都要经过准备、试验、总结和推广应用等阶段，每个阶段都会形成应归档文件资料。每个阶段的科研项目档案具有相辅相成的关联性，并且互为依据和结果。

3）继承性：科学知识具有继承性和连续性的特点，作为科学知识载体的科研项目档案亦具有承前启后的作用。在已有成果基础上有所发现和创造，开展新的科技活动，还可避免在科研活动中的盲目性和重复性。

4）长期性：一个科研项目从课题的提出，到调查研究、方案论证、设计、试制要经过许多环节，耗费科研人员几年，甚至几十年的心血。因此，一套科研项目档案的形成和建立，要经过一个较长的时间。

2 企业科研项目档案管理的现状

目前航空企业的科研项目档案管理存在一些问题，结合我们公司的实际现状进行分析，主要表现在以下几个方面：

1）企业归档意识不强。从航空企业科研档案的基本特点看：科研档案的产生大量来自企业各部门和科研机构，由于归档意识不强，不注意积累科研项目档案，存在档案工作说起来重要、做起来次要、忙起来不要的现象。

2）企业科研档案管理制度不健全、不完善。许多企业的科研档案，在管理上缺乏科学、规范、标准并可操作的档案管理办法，使科研档案管理“三纳入”“四同步”得不到落实，导致产生科研档案收集范围不明确、收集工作随意性大、档案材料形成主体间权责不清等问题。

3）企业科研项目档案归档不完整、不系统。许多科研项目的负责人和参加人，只注重项目的立项、执行、科研等过程，而忽视研究过程中产生的原始记录的保存和归档，造成科研档案从形成源头开始缺失。这不仅给企业的科研归档工作带来了困难，而且对企业的无形资产造成损失。

4）企业科研项目档案完整性差。科研项目每个阶段都会形成一定的应归档文件，准备阶段：调研报告、可行性研究报告、项目论证材料、经费申请报告及批复文件等。试验阶段：试验任务书、试验大纲、试验原始记录及试验报告；总结阶段：设计文件、工艺文件、检验分析文件以及项目总结等。推广应用阶段：项目鉴定材料、成果奖励推荐材料和成果获奖证书目前，从我们公司的现状来看，在课题准备阶段、试验阶段以及推广应用阶段，能够及时将应归档的科技文件材料归档者，寥寥无几。归档比较完整的材料仅局限于推广应用阶段等。

5）企业科研项目档案立卷、归档不及时。在立卷工作中科研档案是按项目立卷，即从项目的申请、批准，到项目的实施，最后到项目按计划完成、结题，方可立卷。一方面在项目实施过程中，没有注意分阶段对数据材料进行收集整理，及时归档。另一方面项目结题后，项目组将结题材料上交到管理部门相关人员手中后，有时候出现存放时间过长，未及时清理归档并向档案部门移交的情况。最终导致应归档材料流失和质量下降，造成归档材料的残缺、破损和不完整。

3 企业科研项目档案管理对策与措施

1）思想重视是管理好科研项目档案的前提。如何使档案工作与企业各项工作同步发展，应该引起各级领导的充分重视。只有全体职工的档案意识，特别是各级领导的档案意识提高了，才能解决科研项目档案管理存在的问题。企业科研项目档案管理干部队伍的稳定是提高科研项目档案管理人员整体素质重要条件，企业在制定相应奖惩措施的同时，使科研项目档案管理人员的积极性不受挫伤。

2）逐步完善企业科研项目档案管理的法规体系和业务工作标准规范。我国现已形成的科研档案法规体系，是以《档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为核心，以及其它相关科研档案行政法规和规章制度。企业应以科研档案法规体系为基础，把企业科研项目档案管理工作与员工利益挂钩，才能有效地避免应归档材料的流失，确保企业科研项目应归档材料的完整性和连续性；企业也要制定出适合企业科研项目档案管理的标准，逐步实行科研项目档案标准化管理，从而提高归档文件材料的“含金量”。

3）逐步实现计算机管理，加快信息化管理步伐。在目前这个飞速发展的时代，档案管理要创新模式采用计算机信息化管理，对于要求归档的材料，很多在形成时已存放在计算机中。所以，一方面，档案部门可以要求将书面材料归档的同时，把计算机软盘或光盘也归入档案中，这样可以避免档案部门在逐步实行计算机管理时的重复录入。另一方面，档案部门可以将那些可以对外开放的内容在企业内网发布，供授权的领导和普通员工查阅，从而提高档案部门的地位和作用。

4）档案部门及时介入，加强监督指导，建立高水平的科研项目档案。在科研项目档案材料的产生、收集和整理的全过程中，档案部门可依据相关标准和制度及时介入到科研项目管理中进行指导，及时监督管理，保证企业科研项目建立高水平的档案工作。把科研项目档案管理的“三纳入”、“四同步”原则的执行情况作为各部门及个人考核的一项关键指标，真正做到下达科技计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步进行；检查科技计划进度与检查科技文件材料的形成情况同步进行；验收、鉴定科技成果与鉴定科技档案材料同步进行；上报登记和评审奖励科技成果与档案部门出具专题归档情况材料同步进行。同时，在科研项目发展过程中，档案工作人员要实行“全程监控”，针对科研项目不同阶段的特点，明确归档范围、归档要求及归档职责。

5）切实提高档案人员的素质。科研项目档案管理人员还应具有多方面的知识。现在航空工业下属厂所生产设计的产品型号都很多，以我厂为例，由于产品的系列型号多，涉及的知识面广，所以，要做好科研项目档案的收集、整理、开发、利用工作，就要求档案人员熟悉和了解各个型号的性能、原理等方面的知識。只有这样，工作起来才能得心应手，更有利于档案管理工作的开展。

（1）一要积极支持档案人员参加各种档案业务培训，掌握科研项目档案收集、鉴定、整理的方法和技巧，提高其业务素质。

（2）二要鼓励档案人员自学与档案业务相关的知识，尤其是计算机方面的能力，特别是信息获取、分析和加工处理能力等，从而提高其综合素质。

（3）三是加强对档案法规的学习教育，各单位要结合业务特点，安排专门时间，组织学习档案管理相关条例，增强做好档案工作的自觉性。

4 总结语

随着科研生产的不断发展，航空产品种类日益增加，科研产品项目档案在航空企业档案管理中将占有十分重要的地位。必须重视和发展科研项目档案，不断完善科研产品项目档案的管理理念和管理模式，改进管理方法和手段，提高科研产品项目档案的管理水平，使科研产品项目档案为航空企业科研生产发挥更大的作用。

参考文献

[1]科学技术研究档案管理暂行规定[S].

[2]汤镜秋，吴杭文.创新管理理念实行科研档案年度归档[J].浙江档案，2008.

作者简介

张江红，昌河飞机工业（集团）有限责任公司，馆员，大学本科。