现代企业档案管理体系构建策略探讨

薄汉清

摘 要：隶属于浙江省能源集团的火力发电企业，萧山火电厂实现了信息技术全面覆盖。该企业在档案管理方面不断改进，全面整合信息资源，使其实现数字化，网络化，在管理手段的创新中，创建了一套从微观到宏观层面的管理体系，适合企业的现代化，有利于提高档案工作人员的素质和档案管理的效率。

关键词：现代企业；档案管理体系；档案管理流程体系

1 总的目标

构建新的档案管理体系，必须要改变旧的不利于档案管理的方式。传统的管理体系通常按照机构职能分工，信息与资源的交流不方便，新的管理体系在信息化的大环境下把信息收集，信息整理，信息保管，信息利用等各环节重新组织起来

在构建新的档案管理体系时要注重一下几个方面：

首先，注重档案的宏观管理。用具体的法规确定其管理的机制，原则和责任等方面，完善档案管理体系。

其次，注重档案的核心标准。把自己公司档案的现实情况与国家和行业的基本要求和法规结合起来，确定档案分类、信息收集和整理、归类等管理的标准。

再者，注重档案管理的流程和必要的制度。为微观层面的管理提供制度和流程设计的支持，建立相对完整的档案管理体系。

最后，对档案信息管理提供支持，加大硬件和软件投入。对信息资源进行整合，实现信息的数字化与网络化，构建一个包括档案收集、整理等方面的全过程的管理体系。

这个管理体系有专门的管理机构，包括专门领导组和网络化的档案管理，在传统档案的管理、信息化档案的管理、大型项目档案的管理、数字作品的管理等方面有更大的优势，信息保管、鉴定、借阅与统计等方面的制度体系相对完善，还包括档案的流程和考核体系、应对紧急情况的方案。

2 适应现代企业的档案管理模式

萧山火电厂建造的适应现代企业的档案管理模式，是把大目标与企业加强信息化建设的实际情况相结合，不仅仅要从法律层面建立档案管理的组织和制度体系，而且还要防止制度过于死板，加强对档案流程的管理，按时公布具体的任务书，来提高执行力。全方位的管理档案资源，提高资源的共享度，加快档案信息网络化的速度。

2.1 贯彻“依法治档”的方略，建设更优的档案管理体系

新的档案管理体系包括组织与制度两方面的体系。良好的档案管理体系是“依法治档”的保障，也是其法治化的重要手段。在组织方面，尊重每个人对自己负责的原则，改变以往设立执行力相对低的兼职人员的做法，把所有在岗的人员都归入组织管理体系中，并且让部门的主要负责人同时负责档案管理任务。在新的组织体系中，注重发挥网络的作用，网络功能不会因为部门和人员的改变而被减弱，为了确保档案管理体系中的人力资源和组织基础，应该把责任具体到每一个人和每一个岗位。

在制度方面，要全面了解国家、地区和行业的准则，在尊重这些准则的前提下，结合企业自身条件进行制定，并且随社会的变化进行修改。同时要注意在信息化中档案收集、服务功能、简单化整理的重要性，注重准则的可实现性。在微观和宏观层面修订档案管理体系准则，把重心放在企业信息的数字化、档案的流通和共享等方面的管理，以及各类其他管理体系。对于数码照片和视频等新事物，结合现实制定独特的档案管理方法。在制度体系建设过程中不断发现存在的不足，并且进行改正，可以提高制度的效果，为“依法治档”提供有效支持。

2.2 建立信息化档案管理流程体系，减少注重形式的制度

制度过于形式化，详细的操作方法缺失、存在的责任不明确，工作不协调执行不到位等缺陷广泛存在传统档案管理体系中。

在平日的管理中，缺乏实践的指导细则，导致许多职能部门配合困难。流程和执行力是互相影响的，执行力的提高需要依照流程，而流程就是执行力的落实。流程管理把档案管理分成几个具体的部分，各个部分处于流程中固定的位置，彼此紧密联系，这就使得所有流程中的人员知道，每一件事该由谁来负责处理，以及具体的操作方法。这种流程化的管理，权责分明，有利于消除个环节之间的摩擦，减少工作人员相互推诿的现象，改变了以往执行力低下的局面，提升了管理的效率和品质

把“让每一个环节都满意”的理念贯穿在流程管理的设计中，每一环节都要有具体的规范的操作。就萧山发电厂获得部级二等奖的“数码照片档案管理的流程图”来说，它依照了数码照片本身的特点，首先理清了歸档由谁负责，然后根据鉴定原则筛选决定是否归档。并且由相关的人员把决定归档的照片进行分类整理，填写好具体的照片信息，整理成数码照版硬盘移交归档。档案室根据《萧山发电厂数码照片档案管理规范》来指导相关人员把照片录入到系统中去，并且脱机备份以便信息的查阅和异地保存，在写好详细的照片说明后保存归档。这些流程都是由专门的档案管理部门进行操作。火电厂的流程图详细的介绍了各个环节的操作步骤，对档案的及交接后的管理提供了帮助。

该管理体系共包括18个流程步骤，没有遗漏任意一个环节。包括业务部门与合作项目等方面的档案收集、文书照片等档案整理等方面的流程、档案的借阅、保管、利用、统计等流程，还有信息系统的管理与利用流程等，涉及方方面面。

2.3 下达《归档任务书》，减少制度的僵化，改变档案难以收集的现状

档案的收集一直是以往工作中的重点问题，任务书的下达可以把责任具体到每一个人和岗位，打破条条框框的限制，增强了灵活性和实际的可操作性，是细化流程管理的重要途径，在档案管理中有极其重要的地位。它做到了“档案收集全面覆盖”“归档资料全面详细”“责任落到实处”，注重收集资料在档案管理中的重要性，同时根据企业的具体情况对任务书提前做好修订，并且下发至每一个部门，这有利于全面解决档案收集中遇到的困难。

《归档任务书》由几部分构成。1.明确个人的收集范围；2.文件归档时的具体要求；3.交档案的时间和具体要求。尤其注重收集范围的明确，把重要的资料以表格的形式列出来以便部门人员收集资料时更方便。表格包括《归档任务明细表》《照片的交接要求明细表》《设备技术维修明细表》《单项技改、科技项目技术文件明细表》。其中最重要的是《归档任务明细表》它对每一个项目资料进行明确的解释，同时把归档的责任和资料落实到每一个岗位和每一个人。

2.4 把各种档案资源集中起来，建立一个档案信息可以共享的网络化系统

档案工作的重要方向和最终目的是把收集到的资源进行共享，实现网络化。通过档案管理系统软件等途径，打开电子数据与企业业务系统之间的接口，通过他们的合作实现档案资源的集合，在利用条目和全文搜索两种方式实现档案信息的资源共享。

在现代企业中越来越注重企业的信息化，对信息的需求量大，因此需要配置一种信息流通速度快的网络化的设备，企业的业务系统比如说MIS系统、自动化办公的OA系统等系统与新开发的档案管理系统进行连接，通过建造可以进行档案备份的数字化档案室，可以把企业的各种业务档案、电子文件等资源和以前的档案资源进行整合与共享，构建一个集档案的收集与储存、管理与服务在内的网络化管理体系。

现代信息化的快速发展，现代的企业制度广泛的建立，萧山火电厂正进行档案管理的转变，由以前的手工化实体档案管理向以信息化内容为主的档案管理体系。这已经成为一个不可以逆转的趋势，因此现代企业应该构建一个新型的管理体系，用新形势下新的管理方法和依法治档的方式来适应档案工作的变化，提高创新能力，推动档案管理工作向现代化前进，并逐渐走向成熟。

参考文献

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