信息时代的新闻档案管理探讨

徐莹

摘 要：对于电子档案来说，就是利用计算机信息系统，来处理和保存相关社会实践过程中具有一定保存价值的材料。相比于纸质档案管理，电子档案具有其自身的独特特点，这无疑也会带给档案管理工作不小的挑战。当前的信息技术发展非常之快，呈现出大量信息共享的特点，在档案信息公开的背景下，电子档案安全管理问题成为各方关注的焦点问题，应该引起足够的重视。鉴于此，本文是对信息时代的新闻档案管理工作进行研究，仅供参考。

关键词：信息时代；电子档案；安全管理；管理策略

在现代信息技术当中，光纤传输及微缩复制存储技术具有高效、快捷、精确的信息传输及存储优势，其对于当前时期档案管理工作产生了极为深远的影响。但与此同时我们也应当认识到，任何事物必然有其两面性的特点，现代科技亦是如此，其一方面能够為档案管理工作带来新的发展机遇，但另一方面也会使得传统档案管理工作遭受巨大的挑战与考验。因此就展开相关的研究工作便具有极其重要的作用与价值，应当引起人们的重视与思考。

1 信息时代电子档案的安全隐患

1.1 电子档案的信息安全隐患

由于电子档案不受时间、空间的限制，并不具备传统的纸质档案的物理特性，很难摆脱计算机的依附性。所以说，脱离计算机系统的电子档案则不现实，主要表现在物理性实体状态的缺失方面，所以，电子档案则具有更为严峻的信息安全管理方面的问题。比如，互联网中的黑客入侵、病毒攻击，这些都给电子档案的传输、获取、共享带来了很大的风险。同时，电子档案还存在容易被篡改的问题，使得信息完整性、真实性受到挑战，互联网所具备的共享特点也不利于实现电子档案的保密性要求，当出现网络瘫痪或者故障的情况下，则面临着很大的危机。

1.2 电子档案的载体安全隐患

分析信息时代电子档案管理，其正朝着实体控制向智能控制的发展趋势，增加了电子档案管理中的载体安全性问题。计算机数字技术则是电子档案出现的基础，只有保证依存环境下的智能载体安全，才可能实现电子档案的可利用性。同时，部分电子档案管理的环节还存在一定的安全隐患问题，比如，相关的办公环境、计算机机房、档案信息库房等场所，没有按照国家电子档案管理的要求进行配置，缺乏相应的监控系统，具有不完善的防火防水设备，特别是没有配置电磁信息辐射泄漏防护设备、抗电磁干扰保护设备等，这些都会造成电子档案安全性受到很大影响。另外，部分管理人员并不了解电子档案光盘材质性能，不能为其提供良好的保存环境，产生氧化反应则会影响其使用寿命。

1.3 电子档案的制度安全隐患

电子档案的社会化服务具有比较广泛的内容，具体包括，档案外借制度，档案信息浏览制度以及档案复制制度等方面。当前，针对电子档案管理的对外服务方面还存在很多不完善的内容，服务制度还有待于进一步完善，比如，电子档案的使用权限、电子档案借阅权限，相应的内容加密处理、严禁拷贝措施等方面，存在较为模糊的管理分类问题。同时，内部管理人员的档案应用权限也存在一定的问题，没有全面的控制和监督体系结构，主要表现为：一是，内部人员非法外传电子文档的问责落实不到位。二是，在进行调用电子档案的过程中，无法有效实施有效的监督管理。

2 应对档案管理工作主要问题的策略

2.1 大力开展信息化建设

基于目前的信息时代大背景之下，档案信息化管理的终极目标便是为了促使档案资源能够得以最大化的共同分享，以使其价值得以最大程度的得以利用。为了达成这一目标，就要持续增强对档案资源的信息化建设工作。首先，需要充分应用现代化的信息技术，来实现对于档案信息的自动化处置，进而对档案、文件等信息能够采取一体化的管理，这样不但有助于保障对档案信息的高效获取，并且也可对于不同载体的档案信息进行更加多元化的存储，同时应用计算机多媒体技术将其进行合并，并由此产生出文字、声音、图像等共同构成的新型档案资源，由此便可极大的丰富档案信息资源的表现形式；其次，利用计算机网络来进行档案信息的远距离传输、无障碍交流，进而实现对信息资源的高效共享。

2.2 建设高质量档案数据库

在信息时代的大背景之下，档案信息的基础形式通常以数字为主，这也就是人们通常所说的数据信息，而借助于计算机网络技术能够促使档案信息的快速传递成为现实。并基于此所产生出的数字档案必须要利用某种形式来进行存储，基于此数据库也便应运而生。因而档案管理部门应当构建起一个具有较高质量水平的数据库来保障档案管理工作的有序进行。在数据库建设完成后，应当切实做好相应的后期运营及维护工作，并借此来保障整体数据信息的安全与完整。

2.3 健全档案信息安全保障体系

在档案管理工作所包含的各类信息资源，队伍政治、经济、文化等建设工作均发挥着至关重要的作用与价值。在当前的信息时代，档案信息化建设速度日益加快，相应的安全问题也愈发突出，为了更加有效的保障档案信息的安全性，便应建立健全相关的档案信息安全保障体系。此体系则主要涵括有以下两部分：第一，档案信息的存储安全；第二，档案信息的应用安全。在信息技术的快速发展的同时也使得信息的竞争愈发激烈，这在某种程度上也对信息安全敲响了警钟。对此可采取身份认证、密钥管理等安全手段来加强信息系统的安全性。

3 结束语

结合快速发展的信息技术背景，电子档案管理工作中，应符合电子档案自身的特点，一方面，应充分利用好计算机和网络技术，重视系统的硬件化建设，还应该从实际出发，做好系统的软件建设，进一步完善电子文件及电子资料管理制度，提升管理人员的综合素养，进一步做好各个环节的管理和沟通工作。

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