建设工程档案归档管理创新路径

徐斌

摘 要：随着社会经济的迅速发展，建设行业也取得了一定的突出性成就，而建设工作中的档案归档管理也逐渐受到众多建设企业的广泛重视，其中主要包括构建物、建设物、投资方案及材料应用等各阶段内容，对建设工程项目的整体质量有着直接性影响。因此相关工作人员一定要及时采取有效可行的管理手段，实现建设工作档案资料的顺利归档和管理工作。

关键词：建设工程；档案归档管理；创新

当前，经济科技的发展使得我国的建设工程市场也趋于成熟和系统化，各种建设工程越来越多。但是，社会对于建设工程的要求也过来越高，建设工程本身就是一个比较庞大的系统，任何一个环节出现问题对工程的进程都会产生影响。对建设工程来讲，其档案的归档管理工作也是必不可少的一部分。如何做好建设工程档案的归档管理工作已经成为当下我们要重视的问题。

1 档案管理基本概念

档案的收集和归档是档案管理的重要内容，在对档案进行管理的过程。掌握档案的管理技巧，往往可以让档案管理取得事半功倍的效果。在对档案进行管理的过程中，主要分为几个必要的程序。先是要将档案进行收集，然后装订成册，紧接着对档案的归档方向进行判断，再加以分类以及有序的排列，最后进行编目以及装盒的活动。在经过上述的几个环节以后，档案才算是最终整理完成。而在对档案进行分类的过程中，主要是根据问题或者是机构的不同进行分类的，这样做的主要目的是为了保证档案可以变得更加有序，这样在后续查找的过程中也可以变得更加简便。在档案管理的过程中，要想将这项工作做好，就必须要坚持按照相关规定的要求进行管理，在档案进行基本分类时，这是一个十分重要的环节，是对档案管理进行明确区分的首要前提，所以应该引起档案管理人员的重视，但是现阶段的工作中，主要存在的问题是没有合理的公文立卷以及档案管理加以明确的区分，二者经常是相互混淆的，这样就会为后续的工作带来一定的难度，在相关规定中，对于档案文件整理提出了更加清晰的规定，也就是要求将文件之间紧密的联系在一起，这样不但可以将自身所具有的价值区分开来，同时还能便于保管。

2 建设工作中档案归档管理过程中存在的问题

2.1档案资料收集整理不够规范化

根据调查数据可以了解到，现阶段大多数建设企业在进行档案归档管理时，往往都不具备专业化的档案资料管理人员，大多都是雇佣临时兼职人员，其不但没有经过专业化的系统培训，自身档案归档管理水平也总体较差，进而导致档案资料在归档、管理工作進行过程中都存在着较多问题，容易促使档案资料出现遗漏或是缺失等现象，不利于管理规划化展开。

2.2档案资料管理人员意识较为薄弱

无论是对于什么类型的工程项目来说，其所涉及到的档案资料都是非常复杂，特别是在建设工程项目竣工之后提交的档案资料更多，在竣工完成之后，如果短时间范围内并没有出现任何质量性问题，可以顺利交接工程项目，施工团队也随之解散，但在此期间若是工程档案资料没有充分收集整理，便会对日后的档案管理工作带来更大难度。同时在档案资料有效利用时，其会适当参考借鉴一些工程决算或是竣工验收等资料，这样一来其他工程档案资料便会遭到忽视，大大降低了档案资料的总体利用率，无法保证档案资料管理的顺利进行。

2.3保障建设工程档案的措施不健全

工程在建设的过程中，缺乏档案管理部门对工程的支持，包括一些工程的场所以及相关经费的支持，而且有的档案管理部门根本没有完善系统的设施和条件对工程的记录资料进行保管。有些县镇的城建档案馆会受到资金以及办公场所的限制，其档案管理的硬件设备无法进行完善，甚至有的距离达标还有很大的一段差距，这样的情况就会在一定的程度上阻碍了建设工程档案归档整理工作的进行。

3 建设工程档案归档管理创新路径

3.1积极构建健全的档案归档管理制度

若想充分保证建设工作档案资料的真实完整性，需要相关管理人员不断提高其资料管理力度，进而为档案信息的真实性和完整性提供良好保障。同时建设工程的各个单位还应严格遵守国家对于档案资料所指定的明确规定，不断完善单位内部规章制度，充分发挥施工单位、监督单位等综合性优势，保证档案资料的收集、整理及储存等所有环节都能保证其有效性，避免出现档案遗失或是错误等现象。

3.2归档的全程管理与监控

档案在归档的过程中需要对其进行全程监管与控制，以保证档案的安全与完整。首先需要做的是档案前端的控制，信息化形式下的档案主要为电子文件的方式，前端控制主要是根据相关技术不断介入到管理系统中，利用适当的方式与系统融合在一起，这样能够很好地加强档案的管理与控制，并且还能减少其中的档案丢失现象，并且能够提升档案的质量，准确掌握归档的范围。其次是在文件的传输记录上进行管理与控制。档案经过归档之后，会存在很多的归档记录，为了更好地防止在归档过程中出现档案变化或是丢失，对其中的档案传输记录也需要进行全程的管理与监控。最后是在档案的归档过程中进行全程监控，档案的管理中心将归档档案进行详细的划分与整理，在整理的过程中对其进行全面的管理与监控，这样才能保证档案的质量。

3.3建设工程的各种后续工作要和工程归档同步进行

以往在进行工程档案的归档管理时，建设单位往往都是先办理建设工程完工的档案认可书，然后到建设工程的备案机关进行建设工程完工的相关材料的办理，最后还要将一系列的材料和认可书交到建设工程档案部门来进行建设工程档案的归档。但是，这一流程存在着诸多问题。比如，有的建设工程在办理完完工档案之后，工程档案不受相关部门的监管，使得许多建设工程的档案长时间不归档。为了解决这一建设工程档案归档和管理的难题，相关部门应根据具体的工作情况以及建设工程的实际进行改革。比如，相关部门可以让建设工程档案的办理人员在进行完工档案的认可书办理时，也对档案的移交、归档进行办理，这样在一定程度上就解决了有些建设工程档案长时间不归档的问题。而且，这样的办法可以使建设工程的档案预验收认可同建设工程档案的归档同步进行。在这样的情况下，即使有些单位在进行预验收认可时其档案不能及时归档，也可以对负责人实行承诺制度，要求相关负责人在完工验收的两个月内进行档案的移交，如果不按照承诺书的承诺执行的建设单位，将对其下一个建设工程的完工档案不予认可，以此来对那些不进行建设工程档案归档的单位进行警示。

3.4提高建设工作档案材料编制水平

对于建设工程施工单位来说，严格按照标准规定对工程档案材料进行编制是基础性业务之一，如果一个施工团队无法有效编制工程档案资料，那么其就不满足承包工程的首要条件。由此可知，施工单位应充分明确自身的责任义务，不断增强对施工人员档案材料编制的训练力度，进而全面提高其档案材料编制水平，为后期工作的顺利进行提供良好保障。

4 结语

总而言之，建设工作档案归档和管理的有效展开需要充分引起建设企业的广泛重视，并且加大档案归档管理工作的宣传力度，积极展开信息化建设，严格执行档案管理的具体任务，不断进行技术方面的创新完善，从而真正发挥档案管理的价值所在。

参考文献

[1]刘付英.建设工程档案归档管理的创新探讨[J].城建档案，2013（6）：27-30.

[2]郅航宇.新时期市政工程档案管理信息化创新路径[J].科技资讯，2015（15）：144.

[3]郭丽华.关于加强城建工程档案归档管理之浅谈[J].城建档案，2014（9）：30-31.