信息化技术在工程档案管理中的应用

王敏

摘 要：信息技术迅猛发展，如今各项工作的进行几乎都离不开信息化的技术，在越来越多的方面发挥着作用，在工程档案管理中也要运用到信息化技术，在现今的时代背景下，使档案管理有原先的传统模式向信息化的方向迈进，能够使档案得到更好的保存和管理，同时在进行对资源的提取分享等方面也能更加迅速，实现信息的最大化利用，提高了档案管理的效率。

关键词：信息化技术；档案管理；应用

科技的不断发展创新推动着社会不断向前迅猛前行，尤其是互联网技术在近些年得到了良好的发展，关于信息化的技术逐渐渗透到了社会的各个领域之中，在工程的档案管理方面自然也需要运用到这项技术，它为档案管理提供了巨大的方便，运用计算机通过信息化能够极大地提高工作的效率，改善信息保存的方法，更好提高对于档案管理的水平。

1 工程档案管理的意义

工程档案是对一项工程在进行过程中的相关资料进行详细记录，必须对这项工作有足够的了解，能够对信息进行妥善的管理，这项管理工作对于工程的进行意义重大，因此在进行工作时必须充分了解到它的含义。

1.1 提高档案管理者的档案意识

档案管理对于工程的进行有着重要的意义，相关的工作人员必须认识到工程档案的意义，必须对于档案记录内容，档案的完成过程地详细内容，提高自己对于档案管理的意识。进行工程档案管理工作不能够被动的进行，要主动收集工程的资料，保证收集信息的完整性，更重要的是保证信息的真实可信性，为接下来工程的进行提供一定的材料依据。档案管理不仅需要进行的是对资料的收集，更重要的是要对这些信息进行整理、分类、保存，在使用时要能够及时提取出有用的信息，传统的纸质媒介管理方式相对于现在的信息化管理要复杂得多，要花费更多的精力财力在档案管理上，在现在新型的管理模式下，能够节约大量的时间，提高工作效率，以计算机为主，将资料转化成数据储存起来，减少了储存时的麻烦，但一般情况下还需要一定的纸质档案进行辅助，两者相互结合，使得工程更好进行。

1.2 提高档案管理的风险意识

档案管理的过程中，因为工作量巨大，很容易出现漏洞造成严重的问题，所以作为工程档案管理人员必须提高自己对于档案风险的意识，在管理中会涉及到许多相关的数据和资料，很大一部分具有保密的要求，这些被储存的信息就必须做到能够被妥善管理，保证信息在收集整理以及使用时都能够按照规范，使信息完整，不被泄漏。在对工程档案进行管理时要及时发现工程中存在的问题，对这些隐藏的风险进行避免，指导这工程更好地被改善。

1.3 保证工程建设的安全性

档案管理工作的收集活动通常是在工程的进行过程中进行的，在这期间进行相关内容的整理，因此工程档案可以作为规范工程建设的一个重要手段，在这期间进行的信息采集可以及时发现工程中存在的一些问题，在工程进行的各个阶段，都为其建设提供了重要的依据和保障，一旦出现一些问题和疏漏，及时进行修改，避免了在工程完成后在发现需要耗费更多精力和财力的情况。

2 信息化功能设计

工程档案信息化管理是现阶段这项工作进行的最方便的手段，一改传统管理方式的缺点，通过计算机进行信息化的操作，因此必须要了解信息化管理的相关功能等信息。

2.1 基本功能

工程档案信息化管理作为工程进展的一项重要依据，其中的基本功能包括三方面的內容。首先是设置的功能，对于档案的相关信息的数据进行设定，对信息的权限进行规定，使得信息能够被安全保存和使用。其次是采用信息化的手段对资料尽心收集管理，传统管理方式使用的是纸质的媒介将档案进行保存，而如今则是通过将这些档案转化成电子档案保存在电脑之中，并能通过网络进行数据之间的快速传递，解决了信息使用不便的情况。最后则是对工程档案的管理，管理需要对大量数据进行处理，使数据和工程的进展保持一致，通过数据内容检查工程建设是否有漏洞。

2.2 拓展功能

信息化管理系统要对功能进行更多拓展，使其更加灵活多变适应多种情况，信息化可以将纸媒信息转化为电子信息，因此可以将其功能进行拓展，对这些电子数据进行一定的处理和转换，对信息进行整理分类，更能保证信息的准确性。

2.3 数据库

运用信息化的过程中，会产生大量的电子数据，这些复杂繁多的数据需要有一个数据库对其进行处理，对于档案的收集整理和分析方面都能迅速处理，在数据库中可以实现对各种表格的设计，将数据直接应用其中，实现了信息的提取和利用。

3 工程档案管理的信息化建设和应用

工程档案管理工作模式的转变已经成为了现今的必然趋势，加快信息化的建设并对其进行应用是在现今社会环境下的必然要求。

3.1 树立信息化管理观念

档案管理在工程中起着重要作用，为了大大提高工作效率，使用信息化技术是一个便利的方法，要认识到对于工程的档案管理信息化已经是一个必然趋势，将信息以统一的形式保存下来，不仅方便了保存和管理，能够形成一个完整体系。

3.2 提高管理质量

信息化管理并不只是将资料转化成电子版进行储存，在这个过程中要运用便捷的互联网和相关的软件对信息进行处理，将管理的模式尽量程序化标准化，有一个准确的规定和标准，保证数据本身的正确性，数据不会产生丢失现象，通过专业的技术手段让信息通过一定的平台进行共享，对数据进行统一的管理。

3.3 提高档案管理的安全性

档案由于其存在的重要意义必须要被妥善保管，确保信息的安全性，不论是传统的纸质形式还是现在的信息化管理方式，如果不注意对档案的保管很可能会发生丢失的情况，必须要其安全性。这就要求相关的工作人员必须要提高自己的安全防范意识，及时对重要数据进行备份，防止计算机或网络出现问题造成数据丢失，制定严格的信息保密制度防止资料外泄。

4 结束语

信息化技术展现的优点越来越多，在工程档案管理上的应用也更加普遍，将资料进行统一分类保存，将工作速率大大提高，在保证了信息完整和安全的前提下对工程的进展起到了积极的推动作用。

参考文献

[1]王玉玲. 信息化技术在工程档案管理中的应用[J]. 城建档案， 2018（1）.

[2]卢庆军. 信息化技术在地铁工程档案管理中的应用[J]. 城市建设理论研究：电子版， 2014（16）.