干部人事档案管理信息化建设的探析

尹丽洁

【摘要】传统的干部人事档案工作是以实体为主要手段，档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等环节都是靠手工劳动完成，繁琐而低效，其服务方式已无法解决需求信息面大、提供数据快捷、准确、系统等诸多方面的矛盾。干部人事档案工作信息化，有利于转变档案工作服务方式，变被动服务为主动服务，最终目的是满足社会需要，这是档案工作的生命力所在，而能否为干部工作提供有效服务是检验人事档案管理水平的主要标准。

【关键词】干部人事档案管理 信息化建设

一、干部人事档案信息化的基础：充分认识人事档案的重要性

（1）干部人事档案是组织部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩等内容的文字资料，并按有关规定进行整理后组成的，是历史的全面的考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事档案管理工作，是加强和改进选人用人工作的基础性、先导性工程，既是干部工作，更是政治工作。

（2）干部人事档案是国家档案的重要组成部分，具有全面性、真实性、现实性、动态性和统一性的特点，起着依据、凭证、参考作用，在某些事务上具有重要的难以替代的作用，包括财产继承公证、父母户口进京投靠入户、考学深造、评定职称、缴纳养老保险、办理工伤、退休等等，个人档案中的记录都是有关部门参照的主要依据。

（3）干部人事档案涉及干部个人一生经历，是干部个人信息的存储库，由确凿的原始材料和历史证件构成，真实可靠，能全面展现干部工作、生活等方面内容，并且随着干部个人信息的变化而不断产生新的文件资料。“档随人走”，干部档案将跟随干部个人一生。

二、干部人事档案信息化的关键保障：归档材料的收集、整理与认定

（一）做好档案材料的收集工作是信息化建设开展的关键

人事档案管理部门要随时了解材料产生的信息，主动深入材料形成部门收集归档，并及时纠正不完整材料，完成闭环，避免因形成时间过长未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料缺失或不规范，从而影响档案的完整性。

（二）做好档案材料的整理工作是信息化建设开展的基础

對原始材料进行技术加工，要求分类准确，编排有序，对褶皱破损的材料进行裱糊，对不规范的纸张进行裁剪或修补，严把技术质量关，要把“精益求精”作为一贯追求，大力锤炼“专业、专注、严谨、精益”的工匠精神。在使原始材料达到完整美观，利于保存的同时，也为扫描后形成的数字档案能否清晰准确提供了有效支撑。

（三）做好干部档案审核认定工作，为干部档案信息化建设提供准确信息源

干部档案的审核工作是一项去伪存真的工作，要坚持每一条干部信息必须都能有相应的文件资料来反映，每一条信息的变更必须要有凭证，符合相关政策及干部人事工作的规定，对发现的问题，一个一个核实，一项一项纠正。这是实现干部人事档案工作信息化建设的基础。

三、干部人事档案信息化的目标意义：及时准确的为组织和个人提供信息

干部人事档案信息化建设是一项综合性的系统工程，包含了干部人事档案信息数据收集、整理、认定、管理、利用，又包含信息系统硬件、软件的规划、配置、维护、管理、更新、分析。是干部人事档案工作在电子信息时代的必由之路，是提高干部信息管理和开发利用水平的必然要求，能有效提高对干部信息的综合处理、管理能力，变被动服务为主动服务，能进一步挖掘档案潜在价值，使档案成为真正的信息资源，使之更好地为干部人事工作和干部本人服务。

传统的干部人事档案工作是以实体为主要手段，档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等环节都是靠手工劳动完成，繁琐而低效，其服务方式己无法解决需求信息面大、提供数据快捷、准确、系统等诸多方面的矛盾。

干部人事档案工作信息化，有利于提高对干部信息的综合处理、管理能力。充分利用计算机对档案信息进行审核处理、管理利用，实现档案数据处理的信息化，这不仅使档案管理人员摆脱了大量的手工操作，从而能大大提高工作效率，也使信息传递和信息利用的范围、速度、方式、效能进入了一个崭新的时期。，可以收到事半功倍的效果。

干部人事档案工作信息化，有利于转变档案工作服务方式，变被动服务为主动服务，最终目的是满足社会需要，这是档案工作的生命力所在，而能否为干部工作提供有效服务是检验人事档案管理水平的主要标准。通过建立干部信息库，将大量信息资料通过计算机存储，使干部档案真正成为一种信息资源，并及时维护和更新信息。在干部选拔任用，调整配备和交流工作中，利用计算机处理干部信息，进行干部平均年龄计算、男女干部人数统计、任职年限统计等，大大提高干部档案信息的开发与利用工作的全面性、准确性和时效性。

四、干部人事档案信息化的风险防控：严格遵守网络安全制度，严格遵守档案工作纪律

为了防止工作中的盲目性和随意性，要根据实际工作，从管理、业务、技术三个方面提出并完善档案信息化标准规范体系，以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循，职责分明，以保证数据准确、真实、规范、统一。同时建立信息化工作自检自查制度，以科学规范、严密的制度来保障系统的可靠运行，保证利用系统开展工作的正常运转。

人事档案工作具有保密性，在信息化管理工作制度中，要严肃档案管理工作纪律，管理系统重点解决使用权与管理权严格区分的设定，严格遵守干部管理权限，务必实施分级管理模式，逐层逐级建立局域网，建立健全系统安全保密体系，严格执行有关网络信息安全保密方面的各项规定。对有保存价值的电子文件要保证其完整性、安全性和长期可读性。严禁处理干部信息业务的计算机与互联网络连接，确保信息安全。

人事档案管理制度的关键应该是“社会公信力”和“以人为本”，随着干部人事制度改革的不断深入，尤其是2014年10月以来，中央组织部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，集中解决了干部人事档案中存在的一些问题，进一步维护了干部人事档案的真实性、准确性、严肃性，干部人事档案规范化建设迈出了实质性的一大步。日前，干部人事档案管理进入“后专审”时期，信息化建设不是一朝一夕，一蹴而就的，需要投入大量的人力与时间完成基础性建设过程。只有在工作中不断摸索，不断实践，发现问题，改进问题，逐步完善，循序渐进地推进信息化建设工作，才能有效保障巩固和转化专审成果，完整规范实现档案工作新标准新要求。