文书档案管理信息化建设思考

阎小娟 李丽茹

【摘要】伴随着信息化时代的到来，文书档案管理对企业数据的保存和信息的收集显得更加重要。传统的文书档案管理模式，已经不再适用于现实需求，它难以做到及时地为我们提供完整、准确的档案信息。本文主要针对目前文书档案管理中所存在的问题进行了分析，并列举出了几条文书档案管理信息化的实施途径。希望能为相关工作者提供借鉴。

【关键词】文书档案 信息化建设 档案管理

引言：文书档案作为档案管理的重要组成部分，它对企业的发展历程进行了相关记录，并对企业各方面的发展过程和成果进行了客观反映。所以，一直以来企业都非常的重视文书档案管理工作。但在传统的文书档案管理中，更多的是依赖于动手操作，其中人工劳动力较大、效率低、不便查询等缺点日益暴露。伴随信息化时代的到来，借助电子信息技术来进行文书档案管理工作，是企业现代化管理的必经之路。

一、信息化技术运用在文书档案管理中存在问题分析

1、电子文件真实性、安全性不高。电子文件虽然利于保存，但同时也易于修改。因为电子文件都是使用虚拟化语言进行编写的，而不是以固定的形式存在。只用取得一定的权限，就可以对原始文件内容进行随意修改。虽然目前已经有相关技术，可以避免对电子文件进行修改和伪造，但是相比纸质文件来说，电子文件依然存在着非常大安全隐患。另外，电子文件虽然对文字中的格式和字体进行了规范，并统一盖上电子印章，但它还是不能同紙质文件一样，通过文件当中的字迹和纸张的厚薄等细节去判断文件是否真实、可靠。

2、文件档案信息化建设较为滞后。尽管很多企业都引进了大量的现代化技术设备，但由企业自主研发的管理系统产品的层次和实用性参差不齐，同时又缺乏网络信息化技术支撑，计算机技术没能够得到充分的发挥。它仅仅固定于企业内部文件资料的收集、储藏、统计等。文书档案管理没有完成网络信息共享的过程，就不能做到文书档案传输的网络化、高通量化。

3、文书档案管理者业务专业水准不达标。对文书档案的管理，不仅要求工作人员掌握纸质文书管理的方法和要求，还应熟练应用和掌握数据通信技术和电子信息技术，这就对文书档案管理工作人员专业素质提出了更高层次的要求。就目前的形势来看，文书档案管理复合型人才比较稀少。

二、信息技术在文书档案管理中的应用

1、运用信息系统内外网隔离保证文件安全。在信息化网络的内网和外网之间，进行物理隔离，是保证信息化网络安全的重要措施，也是最为经济的措施之一。具体有以下两种操作途径：

第一，通过路由器来进行外网隔离的防护工作。我们要先将相关IP地址屏蔽，接着再有选择性地放人一些地址进入到信息化网络，这样就可以很好的利用路由器来过滤掉被屏蔽IP地址和服务，以此保证数据访问的安全性。

第二，利用防火墙实现内网隔离防护。计算机的防火墙自带有认证的机制，具有五个基本功能，包括：进、出网络数据过滤；进、出网络访问行为管理；对一些禁止业务进行封堵；对通过防火墙的活动和信息内容进行记录；对网络攻击的进行告警与检测。我们只需对防火墙进行操作，就可以有效避免外来指令修改本机数据，从而保证内网数据交换时本机数据的安全。

2、文书档案管理现代化和企业管理信息化应保持同步。将企业文化档案管理系统通过网络这一媒介融为一体，去开发和研究互联互通的、统一标准的文书档案管理系统，把扫描文件与电子文件和系统直接挂接。以方便查阅所需要的信息，还可以对文件原件进行下载利用，从而整体上优化文书档案检索、利用的服务水平。真正意义上去实现共享信息资源。

3、必须定期对数字档案格式进行更新。伴随信息技术的高速发展，档案系统也在不断更新，信息化档案保管的格式增多，系统之间相互不兼容，从而导致数据无法读取的情况越来越严重。所以，企业必须对数字档案格式及时更新，以减少和避免不必要损失。

4、注重提高文书档案管理工作人员综合素养。文书档案管理人员必须加强对专业知识的学习。应结合该岗位的工作特点，去熟悉所使用到的设备，一边操作一边学习，在提升自身业务能力的同时，还应特别注重对计算机知识的学习，努力成为文书档案管理综合性人才。要想实现这一目标，具体有以下方法；

首先，文书档案管理部门必须健全学习激励机制。可以采用“培训为辅，自学为主”的方法，逐渐形成对员工的终身教育激励机制。对企业档案管理工作人员建立学习激励机制，还可以把业务学习加入到业务考核的一部分，从而，整体提升企业档案管理人员素质。

其次，要加强各单位之间的横向交流。加大档案管理部门和区域之间的系统合作力度，通过交流的方式，对其他单位的知识创新经验、现代信息化高科技手段等进行学习。从而不断增加文书档案部门、档案管理工作人员的信息源。

结束语

文书档案管理信息化建设不仅是企业工作和发展的自身需求，也是信息时代对企业提出的新要求。文书档案管理工作由传统模式转变为信息化模式，企业不仅要注重对管理方式进行提升，同时还需要及时革新管理理念。企业只有应充分利用信息技术，做好文书档案管理信息化建设，才能从真正意义上实现文书档案的价值，从而提升企业综合竞争能力。

参考文献：

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