浅谈卫计卫计档案信息化管理

侯庆玲

【摘 要】随着现代科学技术在卫计档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为卫计档案部门最为常见的工作工具和管理手段。卫计档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。卫计档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个地区和行业卫计档案管理现代化的水平，主要是看其卫计档案信息化的程度，本文主要结合自身多年的工作经验，对卫计档案信息化管理提出几点体会。

【关键词】卫计档案；信息化；管理

【中图分类号】R179 【文献标识码】A 【文章编号】2095-6851（2018）04--01

卫计档案信息化就是以室藏卫计档案为依据，在不改变卫计档案原来的内容信息的情况下，对卫计档案本身的内容及卫计档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使卫计档案信息社会化，实现卫计档案资源共享。卫计档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1 卫计档案信息化建设的涵义

卫计档案信息化建设不仅仅指卫计档案本身的信息记录，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。卫计档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将卫计档案自身的内容信息化：二是广义上的信息化，就是将卫计档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，卫计档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进卫计档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将卫计档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。这两个方面的目标不是孤立的，而是相互联系，相互促进的。

2 促进卫计档案信息化建设的几点建议

（1）卫计档案工作人员要树立卫计档案信息意识。社会卫计档案意识在卫计档案信息化建设中必然有能动的影响，成为卫计档案信息化建设的基本推动力。卫计档案工作人员是卫计档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让卫计档案工作人员在思想上树立卫计档案信息的意识，认识到卫计档案信息化建设的重要性，卫计档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心卫计档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使卫计档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

（2）提高卫计档案信息化技术水平。要实现卫计档案信息化，其基础工作就是实现卫计档案的计算机管理，充分发挥计算机在卫计档案管理工作中的重要作用，首先要改变在过去以手工编写各种检索目录的传统模式，尽快使手工检索向计算机检索的全面过渡；了解和掌握计算机的功能和作用；应用计算机技术管理馆藏卫计档案；建立现代模式的卫计档案数据库。第一，配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。第二，卫计档案中心目录及全文的数字化。卫计档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果卫计档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质卫计档案和数字卫计档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了卫计档案信息数字化的进程。第三，对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏卫计档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对卫计档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

（3）提高卫计档案信息管理水平。信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使卫计档案基础建设的重心向卫计档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现卫计档案管理现代化做出了巨大贡献。卫计档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和卫计档案利用过程中发挥着重要作用。第一，随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子卫计档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家卫计档案局就发布了《全国卫计档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子卫计档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的卫计档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展卫计档案信息化建设不可回避的一项重要工作。第二，卫计档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的卫计档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。第三，选取适合的卫计档案管理软件是卫计档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的卫计档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，卫计档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高卫计档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上決定着卫计档案信息化建设的成败。第四，从安全角度来说，优良的卫计档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保卫计档案信息安全。

（4）推行卫计档案信息化管理，确立工程卫计档案发展的新方向。工程建设的过程就是工程卫计档案的形成过程，从立项直到验收的各个阶段，卫计档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程卫计档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程卫计档案管理效率与效益。第一，加强工程卫计档案信息化建设，选用适合企业卫计档案管理的软件，制定工程卫计档案信息化管理的规章制度，改革不适应卫计档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。第二，建立多层次、多渠道、重实效的卫计档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。第三，卫计档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。第四，数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，可以建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

卫计档案信息化建设，要以卫计档案信息资源为核心，以网络化管理为基础，依托各地政务信息网，加快网络建设，加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度，加速完成各级综合卫计档案馆文件级目录数据库的建设任务，为卫计档案信息化产业创造良好的基础和条件。卫计档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行卫计档案信息化建设。

结语

充分利用计算机功能，提高卫计档案管理效率，利用计算机和网络搭建专门的卫计档案管理平台，不仅能有效地实现工程卫计档案的动态管理，提高卫计档案管理效率，还能节省大量的人力物力，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的卫计档案信息服务。

参考文献

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