浅论新时代档案数字化的几点重要意义

摘 要：经过世界性的互联网的发展，档案管理的数字化进程也在不断推进。我们的档案管理方式从以前的纸质检索慢慢的发展成了现在结合互联网、物联网、数据库等多种技术的数字化档案管理手段，对于保留原始档案和高效管理档案、提高档案整理水平有着不可磨灭的作用。本文将对数字化的新时代档案管理方法进行分析，结合实际情况为读者详细说明档案数字化的意义。

关键词：新时代；档案；数字化

1 概括我国档案数字化情况

科学技术不断进步，人民的生活质量随着科学进步也在不断提高。科学进入社会生活的方方面面，把人类推向了一个信息化、全球化、数字化的新时代。从计算机发明之初的软盘、光驱到现在的硬盘、闪存、云网盘，数据的载体正在以一个不可思议的速度在变化着，也给我们档案管理提出了一些新办法。既然数据可以依托于网络技术的发展进行储存方式的变革，那么我们利用网络技术进行档案的储存也不再是难题[1]。特别是如今媒体、通讯、计算机等各种技术的腾飞，各种档案资源结合媒体手段和计算机网络技术可以被大量的传播，使大家可以方便地在网络中阅读。所以将档案数字化是一个必然的趋势，数字化进程将会以一个不可阻挡的节奏取代旧的档案储存方式。

我国在发展中也已经明确了档案建设的方向，表明要通过档案建设管理部门进行档案统一的信息技术改革，在档案管理中广泛应用现代技术對档案进行信息技术的数字化管理。一旦完成了档案整体的数字化，我们的档案保存和传播模式就将会发生巨大的变革，网络甚至可以取代旧的实体档案馆成为档案检索和储存的主力军，为人民提供更快更好地服务。

2 简要列举几点意义

2.1 保护原始档案

档案有几点特性是需要我们注意的，尊重这些特性才能使我们保存档案符合他的基本规则。有一点最为重要，就是档案的本质特性——原始性[2]。档案的形成有各种各样的来源，但是与普通书籍、畅销书、杂志不同的是，档案必须是当时当事的原始文件直接转化的产物。档案的原始性也可以作为判断标准之一，以此与普通读物最大区别开来。

我们国家成长至今，俗话说“中华上下五千年”，光是有文字涉及的就有三千年之多，漫长的历史长河中给我们留下来的历史悠久的档案储存历史。抛开古老的典籍不谈，光是建国以来的论文和文献资料就有不可估量的价值。加上我国悠久的档案储存，现存的档案和书刊与古老的典籍文献一起组成了我国庞大的档案储量。这些档案都是我们国家的无价之宝，如果我们不能妥善保管，这些典籍和文献会因为时间问题而产生保存的困难。但是这些困难只针对于纸质印刷的典籍，从我们发明的纸到印刷术以来，它们开启了我们国家灿烂的文化传承。如今拥有数字化技术，就可以利用扫描仪将这些年代久远的古籍与重要文献储存进电脑中，制作成数字书籍，供大家阅读的参考。这样一来就避免了多次翻阅书籍造成的书籍破损，也不会因为顾忌到档案的珍贵性而阻止大家借阅。即使档案馆遭受天灾人祸导致原始档案的丢失，我们也能够凭借明确的数字化档案进行修复和复制，大大保护了档案的原始性。

2.2 便于档案检索和归档

档案包括了文献和论文和古代文案等的重要资源。作为这种重要资源，包含着许多珍贵的资料和知识，往往记载着我们技术成就和历史进程的丰富知识，所以也可以作为我们获取知识的一个重要资源。但是我们旧时在进行档案整理的时候显得非常困难，因为人工对档案进行分类往往会根据自己的理解特点，不同的管理人员对档案会有不同的分类习惯，造成了其他人员无法根据一个固定的方法进行档案的检索[3]。要避免这样的情况发生，就可以建立起数字化、自动化的档案管理系统，利用系统的程序模拟人工归档的过程，在期间计算机还会对不同的分类生成检索条目方面人们根据关键词和“卷”的内容进行快速检索。如果需要将“卷”打印出来，也可以通过检索工具将同一条目的文献进行检索打印；如果需要将档案进行排列，就可以命令计算机按照文件修改日期或档案先后顺序进行特定的查找。这样对比看来，以计算机为主要工具的归档方法大大超过了人类归档的效率。

其次，在人为归档的过程中难免会出现遗漏和错误操作，一旦发现错误就必须坚持档案的内容，就要拆开档案造成对档案的影响，并且出现错误之后也要对于档案目录做大量的修改。但是计算机归档最大程度避免了错误的产生，而且根据数据库也可以迅速发现错误并且方便的加入遗漏的档案，不需要重新修改全部目录。归档的效率提高以后，才真正把我们人类的工作能力和思维解放出来，可以从繁琐重复的工作中投入到数字化档案系统的开发利用中去。

2.3 提高档案管理能力

传统的纸质档案在管理和借阅中出现了许多麻烦，借助于新时代各种储存媒介我们可以将数字化档案储存在硬盘、光盘、U盘和数据库等等新载体中。但是即便是新的载体也会存在着储存的要求，我们管理人员要从旧的纸质档案储存思想中解放出来不断更新管理理念，将数字化档案的管理成为自己学习的目标。档案的数字化进程也给了我们档案管理人员提升能力的机会，管理人员在工作上要改变思想，更新档案管理的专业知识，适应档案数字化管理的新要求。当档案交由计算机进行自动化管理之后，就可以把管理人员从繁琐的重复工作中解放出来，就可以让管理人员有机会试用空余时间学习更先进的软硬件档案管理技术。

各单位也可以乘着档案数字化的趋势，多吸纳拥有大学以上高学历、具备计算机通讯技术和网络能力的专业人才，不断适应现代档案数字化管理模式，并逐步运用自身技术进行改良操作，凭借数字化发展的机遇真正培养出一批懂得数字化管理，又热爱档案管理的先进人才。

3 总结

我国推进档案数字化的决心是坚定的。虽然如今我们档案数字化的进程已经达到了一个很高的水平，但是也不能因此就放松对档案数字化人才的培养。只有兼具人才和技术的同步提升，才能摆脱旧的纸质档案管理模式的影响，真正实现整合了计算机和媒体知识的新时代档案数字化。档案数字化是一个长期的过程，我们不应该停止探索而是继续前进，争取在档案数字化的路上走出符合我们国家的新特色。

参考文献

[1]孙兔开.浅谈新时代档案数字化的几点重要意义[J].办公室业务，2017（18）：111-111.

[2]吴冬梅.浅析新时代我国高校档案信息化管理工作的重要性[J].通讯世界，2016（20）：210-211.

[3]王倩.新时代背景下高校档案管理信息化建设路径研究[J].商品与质量，2016（42）.

作者简介

杨春华（1968-），男，汉，江西省赣州市，总监，房地产经济师，大专，研究方向：档案管理