机关事业单位档案管理工作的重点工作探讨

摘 要：档案具有特殊的信息资源，在社会发展中具有重要的作用，档案管理更是一项崇高的事业。机关事业单位档案是我国档案事业的重要组成部分，面对人数庞大、流动性的增强以及网络信息的背景下，如何做好机关事业单位档案管理是亟需解决的问题，但是部分机关事业单位档案管理存在众多问题，本文针对此问题，提出了相应的应对措施，以期提高机关事业单位档案工作的质量和效率。

关键词：机关事业单位；档案管理；问题；重点工作

机关事业单位在我国的社会稳定和经济发展中起着重要的作用，机关事业单位的档案中不仅仅是个人档案，有的甚至包含有机密，因此如何做好档案管理显得尤为重要[1]。尤其是近年来对事业单位人员的精简，使的档案管理工作任务量大，但是随着信息化的发展，也为机关事业单位档案管理提供了机遇，本文在新的技术背景下提出了相关档案管理的重点工作要点，以期提高机关事业单位档案管理的效率和准确率。

一、机关事业单位档案管理的物质条件

近几年，机关事业单位对档案的管理，逐渐出现了联机网络化管理，部分档案管理人员也着手开发一些客户端进行档案管理。尽管机关事业单位档案管理采用了计算机，但由于人力和经费不足，管理并未达到真正的信息化，机关事业单位之间对档案管理系统开发的投入差异很大，经费多，领导重视的单位就重视档案管理的质量和管理效率，一些经费欠缺的单位则不太重视档案管理，导致了系统模块功能跟不上实践工作的需要，档案管理人员的业务知识不够等。

二、机关事业单位档案管理的问题分析

（一）对档案重要性认识不足

很多事业单位从领导到中层都不重视档案管理，认为档案管理不需要什么技术，都是重复性的工作，因此很少有事业单位宣传档案的重要性，经费划拨以及人员调配上都吝于出钱出力，甚至部分事业单位档案的库房年久失修。部分档案管理人员也不能从思想上重视，有些档案连时间都漏填，甚至出现密封不严情况[2]。

（二）档案管理不够规范

首先表现在收集的范围不合理，档案中应该有个人的奖惩情况，但是有些事业单位不注重平时数据和信息的收集，对员工的综合评价过于模糊，对其道德素质方面更是很少提及。其次是整理中存在的问题，鉴定是档案管理重要的一环，但是部分管理人员对数据不辨别真伪，再加上对档案缺乏统一的标准，不注重对档案的分类[3]。再次是档案利用中存在的问题，表现为利用程序不规范，档案有一部分是具有隐私性的，但是根据调查部分事业单位甚至出现将档案随便外借的现象，一旦丢失，将对个人造成重大的损失。最后是档案保管不规范，具体表现在基础设施不够完善，制度制定与执行不到位，存在着分散多头管理以及档案保管人员素质过低的问题。

（三）档案管理信息化水平偏低

当今社会，随着互联网的迅速发展，各行各业都开始利用互联网实现信息化，对于档案管理，信息化可以为档案提供利用提供便利条件。但是部分事业单位对档案信息化建设的重视性不高，有些还目光停留在复印查阅等，加上吝于在信息化建设中投入经费，档案的信息化建设失去了基本的保障。其次部分事业单位购置了信息化设备，但是大部分时间都是用来聊天、游戏、购物等，对档案的管理使用传统的手工方法，这样对财力和物力造成了极大浪费[4]。再次是信息安全得不到有效保障，由于事业单位不重视档案管理，因此在黑客和网络攻击下，档案信息容易遭到攻击，造成损失。

（四）档案管理法制建设不够完善

档案管理法制不健全是最根本的原因，首先表现在立法问题，现行的很多的制度缺乏标准性和针对性，尽管部分人事档案管理机构也纷纷制定了一系列相关的制度，但是均存在着不全面、不系统的问题，缺乏具体、详尽的规定，再加上缺乏有效的监督，使得制度成为一张空文。其次是执法问题，主要表现在执法人员素质不高，例如大部分的执法者执法意识不高、档案执法人员的自身素质不够高；另外是执法内容不明确，缺乏健全的执法监督机制，使得档案执法对象的权益得不到合理的保障。

三、机关事业单位档案管理工作的要点

（一）加大宣传，提高对档案管理重要性的认识

对档案管理重要性认识不足不仅仅学校领导，大部分个人也认识不到自己档案的重要性，这就表明机关事业单位在这一方面的宣传工作没有做到位，因此领导要重视是关键，接着落到行动上，运用举办讲座、展览等方法宣传档案的重要性，另外要给在经费上给予足够的支持；作为个人要主动的移交个人人事档案的相关材料。同时机关事业单位要创新宣传方式，由于个人接受信息渠道的多样化，因此机关事业单位也要与时俱进，不能只是举办一个讲座或者简单的会议，而要通过某些网络资源提高对档案重要性的认识，档案管理人员要转变心态，更好地为档案利用者服务。

（二）加强管理人员队伍建设

管理人员是档案管理的关键，因此要通过宣传增强管理工作人员对自身工作的认识，提高其职业道德和档案管理法律意识，另外通过对典型人物事迹的学习，增强管理人员的荣誉感。同时还要加大培训力度，例如组织相关管理人员进一步了解《档案管理信息系统》，及时解决软件操作中出现的问题，动态地进行业务培训创新，使档案工作步入规范化轨道。同时建立激励机制，充分发挥他们的积极性，提高工作效率。

（三）加强档案管理的规范管理

无规矩不成方圆，首先要加强档案基础设施建设，使用多节柜分批封存档案原件，改善档案馆设施，在建设中要注意防水防火等方面的刚性需求，日常工作中制定科学合理的档案库房，做到监控不留死角，减少档案损失。其次是建立收集、整理、归档制度，建立一定的档案收集规章制度，畅通档案收集渠道，同时建立追踪收集制度，核对中发现的问题，保证档案材料的完整和详实。另外要建立完善的借阅、利用、登记、转递制度，确保个人档案和单位档案的安全。

（四）提高档案管理信息化水平

随着网络技术的发展为事业单位档案管理信息化提供了可能，作为机关事业单位要采用先进的科学技术手段应用于档案管理过程中，提高利用率。要提高档案管理信息化水平首先增强档案管理现代化意识，主动适应机关事业单位信息化的发展要求，加强档案信息化建设的宣传力度，设立网上辦公等便捷方式，转变人们的思想观念，提高对档案信息化的认识。其次要提高管理人员的专业素质，加强档案人才培养，建设高素质的人才队伍，为档案安全提供可靠的人才保障。

参考文献

[1]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].中国管理信息化，2016，19（15）：174-176.

[2]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015，44（05）：166-168.

[3]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74-75.

[4]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2012（13）：116+119.

作者简介

陈国芹（1972-），女，汉，陕西省铜川市，档案馆员，当前职称： 中级，本科，机关事业单位会计、文书、业务档案管理