计算机技术在现代档案管理中的应用

王樱

摘 要：进入21世纪以来，伴随着计算机技术在我国现代档案管理中的应用已成必然，日益受到人们的广泛关注。计算机技术的应用在很大程度上有利于提高档案管理工作的质量与效率。文章将主要介绍分析计算机技术在现代档案管理中的具体应用，并提出几点注意。

关键词：计算机技术；档案管理；应用；注意

1 计算机技术

计算机技术是指有关信息的收集、识别、提取、变换、存贮、传递、处理、检索、检测、分析和利用等的技术。它包括了计算机应用技术、新型网络与检测控制技术、多媒体技术应用等。随着计算机革命的不断推进与发展变化，计算机技术变得日新月异，以计算机科学为中心的技术革命改变了或正在改变着人们的生产、生活、消费、管理、沟通、战争、教育等各行各业、方方面面的活动方式，正在深刻的影响着社会经济发展和大众的生产生活模式。

2 现代档案管理中计算机技术应用的重要性

传统的档案管理工作的工作效率和及时性较差，难以满足现代社会发展的需要，计算机技术的发展给档案管理带来了方便，解决了档案管理难的问题，并且凭借着自身可以容纳海量数据及强大的筛选、分类等的功能，成功的为档案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了檔案管理效率。

档案管理现代化的发展对档案管理人员的综合素质有了更高的要求，要求档案管理人员能够较好的掌握现代学科技术，通过先进的技术设备来完成档案管理工作，这样既可以节约时间，也可以提高档案管理工作效率，减少传统的档案管理工作中的工作强度，为了适应现代化的档案管理要求，需要进行大规模的信息化管理模式及技术准备。公民的真实凭证是通过档案反映的，所以档案管理不能有一点的疏忽差错，这也为人力资源的管理提供强大的先决条件。计算机技术在档案管理中的应用，就是将这种意识转化为信息化，从而促进生产力的进一步发展。另外，在对相关信息进行整理、收集等方面，计算机就显示了它在档案管理当面的便利性，联网状态下可以轻松实现信息资源共享，提高信息处理的便利性。

3 计算机技术在现代档案管理中的具体应用

3.1 档案管理自动化

计算机网络技术是信息化先进技术手段的核心，其它技术手段大多以此为基础。近年来，计算机网络技术发展极其迅速，它具有高效的信息处理能力，能以极快的速度输入、存贮和输出信息，能够进行逻辑推理和判断，使其对高校党政机关形成的有保存价值的文字、图标、影像等资料进行现代化管理，使其具有传统档案管理所不具备的功能。计算机网络技术在档案信息资源自动化管理中的应用范围广泛，从一般业务管理到档案检索、编目、编辑出版等等，几乎无所不能，从而大大提高了档案资源管理的效率，也能够大大提高档案信息开发利用的效率。

3.2 档案信息数字化

纸制档案录入麻烦，浪费大量的人力和纸张，且存取修改与查阅调取都不方便，与之相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递。运用计算机技术实现档案信息数字化后，不仅可以提高档案的利用率，降低档案的管理成本和档案的磨损、遗失，并可实现数据的快速传播和保存，满足了用户的需要。

3.3 信息检索网络化

信息检索网络化已经在当前的图书系统中得以大量应用，并且表现出了令人及其满意的效果，同样，我们将现代计算机网络通信技术应用在档案信息建设中，实现其计算机检索系统，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能网络检索，实现档案信息传递网络化，达到档案资源共享。

3.4 计算机压缩技术

档案管理中有大量的信息需要进行传输和备份。为了节省存储空间，常常将备份文件进行压缩。为此，档案管理系统具应有非常先进的数据压缩技术。（1）Group 4： 压缩黑白图像， 速度较快。（2）JPEG： 压缩灰度及彩色照片图像；（3）JPEG2000： 压缩各类照片， 压缩比率较高；（4）MPEG1、 MPEG2、MPEG4：压缩音频和视频；（5） 其它压缩技术。

3.5 数据恢复技术

档案的管理与运用中，由于使用者水平的不一，以及由于误操作带来的麻烦，完备的数据恢复技术是非常重要的。现阶段通常使用以下两种方法：（1）定时自动备份，系统可以按照设定，在一定时间间隔内对系统所有数据进行数据备份。（2）UNDO功能，我们都使用过WORD 软件，当我们进行编辑出错后可以使用UNDO菜单恢复到发生误操作之前的状态。在现在的档案管理中同样出现了这样的技术 。

4 计算机技术在现代档案管理的应用注意

4.1 加强网络安全意识

计算机技术在虽然为档案管理提供了优势条件，但也带了了档案信息安全问题，档案管理需要根据材料的内容进行保密安全分类。例如一级保密档案应禁止联网，防止档案共享造成信息泄露；耳机保密档案应使用局域网，三级保密档案可以支持联网查询。同时应针对信息化档案管理制定相关的法律法规进行约束，提高对档案管理工作人员的教育宣传工作。

4.2 提高人员素质水平

在现代这个信息化时代，档案作为一种宝贵的信息资源，已经被广泛关注及重视，各单位档案管理工作人员应该顺应时代要求努力提高自身素质，提高业务素质和工作能力，在进行档案工作的过程中充分利用计算机科学技术，更新档案管理设备，掌握好计算机办公技术，例如，网络技术和多媒体技术等等，以更好的运用在对档案资料的搜集、管理和保存等工作中。提高对档案信息资源的开发意识，以满足社会各界对档案资源需求的增长。

4.3 优化计算机档案管理系统

大部分档案管理部门都充分认识到计算机在档案管理中的必要性和重要性，也都采用了计算机进行档案管理，但是由于缺乏相对完善的计算机档案管理软件，并没有达到理想的档案管理效果。因此，要切实把计算机应用于档案管理中，提高档案管理的效果，需要加大科技研究。创新现代计算机档案管理软件，研发出使用简便、功能齐全、操作便利、 高度兼容并且适合各个不同层次和不同部门档案管理使用的计算机档案管理系统。

5 结束语

总之，在当前信息技术快速发展的背景下，计算机技术应用到档案管理中已经成为必然，它对提高档案管理质量与效率有非常大的作用。因此，要切实发挥计算机在档案管理中的应用，不断加大档案管理系统的研发，提高档案管理人员素质，同时加强档案管理过程中的网络安全意识。

参考文献

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[2]董志恒. 浅析计算机在现代档案管理中的应用[J]. 办公室业务，2017（14）：168.

[3]许冬凌. 浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性[J]. 办公室业务，2017（19）：87.