医疗卫生机构人事档案管理的信息化建设路径

闫春扬

摘 要：目前，任何一个机构都会有信息化人事档案管理，而这也成为现代社会的发展趋势。针对医院的人事档案管理，更需要信息化处理。我国的医疗卫生机构发展迅速，人事管理更趋向于复杂化、细致化，所以，信息化管理更加符合现代医疗卫生机构的发展体制。本文通过分析医疗卫生机构认识档案管理，探索信息化建设路径，为相关部门提出建议和参考。

关键词：医疗卫生 档案管理 信息化

信息化生产生活方式促进者各行各业进行信息化建设改革，相对于传统的医疗机构人事管理，信息化处理后的人员档案管理更高效、更稳定。可以在很大程度上帮助医院解决传统人事档案模式繁杂的人事数据，这对医疗体制改革有突破性的发展。根据以往人事档案出现的问题，我们可以利用信息化管理模式和技术进行探索，研究其信息化建设路径。

1 医疗卫生机构人事档案管理特点和重要性

一是档案材料的多样性。医院自主招聘硕士研究生、博士研究生等高学历人才，因此在医院人事档案材料中除了员工的个人基本情况信息，还有学历证书、学位证书、进修培训、专业技术、教学职称等材料。二是档案管理的复杂性。医院每年招收大量的应届毕业生，在人员招录的过程中需要接受、调取、查阅大量的档案材料，并且在调档过程中涉及学生的毕业院校、人才市场等多部门，需要多部门的协调配合，才能保证毕业生档案快速、便捷地传递到位。三是档案管理的时效性。根据人事、卫生行政部门的相关要求，医务员工每年要参加大量的培训、继续教育，参加医德医风考评、年度考核等，这些档案材料都要及时整理及收集，归入档案库。

医院人事档案记录着医院员工的入职、履历、工作成绩和失误、业务能力、医德医风，是医院全面考察、提拔员工干部的重要依据，也是做好医院人力资源工作的重要内容，可以说直接影响着医院的整体医疗水平。信息化社会，海量信息不断涌现，人事档案管理的信息化建设就是依托计算机网路技术，改变传统纸质人事档案管理的工作模式，将海量数据存储到计算中，可以有效避免数据信息丢失，确保人事档案资料的安全。通过网络，医院人事档案资料可以实现及时更新、资源共享、高效查询，实现了医院人事档案工作的动态化管理，提高了工作效率和水平。

2 目前医疗人事档案的出现问题

2.1 人才流动导致信息紊乱

人事档案管理工作涉及多个部门，人事档案在收集、传递和录入的过程中接受党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、教育部门以及其他部门的共同参与管理，这就导致人事档案在实际流动过程中难免出现一定的分歧和冲突，这不但限制了人事档案管理工作的实际效率，还给人事档案的真实性构成一定影响。

2.2 人事档案管理制度不严谨

医院人事档案管理制度还不够完善，档案管理手段落后，并没有配备相应的专职人员，而是采用兼职人员进行管理。兼职人员业务不熟练，并且流动性大，不能系统的对档案进行整理和存放，由于工作变动频繁，工作人员对档案的重要性认识不足，从而影响管理水平。多次手工查阅档案也会造成纸张泛黄、变脆，容易破损。根据上述问题建立行之有效的管理制度，提高工作人员对档案的重视程度，达到不影响医院对员工的任用目标。

2.3 基础设施及硬件设备不完善

当前大部分档案室存在办公设备更新不及时，数量不足等问题，不仅降低职工办事效率，还会带来信息更新，查閱不及时等问题。随着信息化时代的到来，计算机成为必不可少的办公设备之一，但是大多数档案室的计算机使用时间较长，系统版本不高，对信息的更新查找造成一定麻烦。另外，档案属于纸质材料，反复查阅会造成字迹模糊，纸张破损等问题，尤其是在不通风，潮湿的环境下，这种情况更加普遍，容易发生。依据档案工作的有关规定，一方面，档案管理需要专用库房，要求坚固并且防火防潮，配置铁质档案柜、面积足够大；另一方面，库房需要储备去湿、灭火等设备。

3 人事档案的信息化建设改革

3.1 进行网络信息化管理

医疗卫生机构的人事档案管理应该逐步向网络化管理体系延伸，增强人事档案的应用价值，同时满足各部门日常工作需要。医疗卫生机构人事档案的网络化管理有赖于建立员工人事档案局域网，实现员工档案信息的共享，使各部门能够在局域网内查询和检索员工的档案信息，提升信息获取的速度和效率。其次，必须解决局域网使用权和管理权的问题，在做好局域网推广和使用的同时保障局域网的使用权，避免信息丢失等问题的发生。此外，医疗卫生机构人事档案的网络化管理体系一定要强调系统的全面性，不能仅局限于部门内部的信息交流。一定要打破部门之间隔阂与屏障，真正发挥网络化管理系统价值

3.2 加强制度建设

只有全面的规章制度做支持才能够确保各项管理工作的有序进行，有效提升人事档案管理水平，为医疗卫生机构人力资源管理及各项内部管理工作提供可靠参考。医疗卫生机构人事档案管理规章制度的建设，应该结合《全国档案系统信息化建设实施纲要》、《档案法》等有关文件，按照制度中的具体要求具体规定工作流程和工作环节的工作细则，严格划分档案人员的岗位职责和工作任务，确保各工作之间的有效衔接，确保人事档案管理工作能够有条不紊地开展，以提升人事档案信息的真实性和可靠性。

3.3 基础设施和硬件配备

在信息化飞速发展的今天，各行各业都在加快信息化建设的步伐，以便更好地适应网络时代发展的新要求。医院人事档案管理的信息化建设可以提高人力资源管理质量和水平，有助于医院建立起智能化的人力资源信息库首先医院要加大对基础设施的资金投入，计算机、多媒体设备、数据存储设备、扫描仪、传真机、打印机、投影仪等硬件设施要配备齐全，这是医院人事档案信息化建设的物质保证。其次软件建设也要同步到位。在医院使用的OA系统和HISE系统基础上，搭建人力资源管理平台，为人事档案信息化建设提供软件支撑。

4 结束语

根据上文的分析和研究，我们可以了解到现代化医疗机构人事档案管理已经成为发展趋势，针对这项工作的分析和管理，还是需要相关人员针对各自医疗机构的实际情况进行改革和设置，以满足各自企业的发展需求。同时，还应该加大资金投入，引进先进设备，培训相关的技术管理人员进行系统化管理，市医疗机构的工作有条不紊，实现医疗机构人事管理的大跨步。

参考文献

[1]杨晓云.新时期医院人事档案管理信息化建设的路径分析[J].经贸实践，2017 （13）

[2]刘雨.新时期人事档案管理信息化建设路径分析[J].才智，2017 （07）