浅谈医疗卫生机构档案的电子化管理

张建民

摘 要：现阶段，随着社会的发展，人们对信息的需求量与日俱增，每个行业都在进行电子化管理，对于医疗机构的档案管理工作来说也是如此。由于档案管理工作难度较大，管理困难，实行电子化管理会在很大程度上提高工作效率，加强信息安全，本文就医疗卫生机构档案管理的电子化管理进行讨论，在强调电子化管理重要性基础上，介绍了加强医疗卫生机构档案电子化管理的措施以及对档案电子化管理进行展望，以供参考。

关键词：医疗卫生机构 档案 电子化管理

众所周知，档案管理工作可以在很大程度上反映个人的信息，其中包括岗位调动、任职情况等信息，这些信息至关重要，它可以帮助领导者了解员工情况，对人才的利用有极大地帮助。但是，这些档案信息不进行归整，很难得到利用，为此，为了保证医疗机构档案的管理效率，顺应时代的发展，这些机构必须依靠现代手段，建立信档案管理系统，专门管理这些信息，推进档案电子化管理，以提高档案管理的效率。

1 医疗卫生机构对档案管理进行电子化管理的原因

众所周知，现在是信息时代，同时也是科技时代，利用信息技术，可以提高人们手工处理数据的效率和速度，帮助管理更加科学化。为此，这是医疗卫生机构对档案管理电子化管理的原因之一。另外，如果人工对档案进行管理，会在管理中中受到很多人为因素的影响，例如员工的情绪、负责程度以及工作效率等等。这些人为地因素为档案管理工作带来很大的难度。为此，利用现代的科学技术，对档案管理进行电子化管理是其发展趋势之一。最后，对档案管理进行电子化管理会节约人工成本，实现集约化管理，提高效率。档案管理借助于网络进行管理，会增加信息的安全性，防止人为的泄漏个人信息。同时，也会实现集约化管理，医疗机构可以少设置一些管理岗位，减少一些人力管理成本，这是人工管理所不能比拟的。基于以上原因，医疗机构对档案进行电子化管理是十分必要的。

2 推进医疗卫生机构档案电子化管理的有效措施

2.1 建立健全电子档案管理制度，规范电子化管理

为了推进推进档案管理电子化管理，要建立健全电子档案管理制度。为此，首先要建立了统一的医疗设备电子档案管理制度，规范电子档案的制作、收集整理和归档的时间与方法；明确划分其保管期限；统一规定文件的载体形式与质量、规格和格式；确认医疗设备文件的有效性与完整性；在档案存储过程中要求文件的内容、结构、背景信息要一并保存；严格填写归档电子文件登记表。規定对所有医疗设备电子档案实行定期检查，计算机和移动硬盘的不定期抽查，要求光盘每 4 年进行一次机读检查，发现问题及时采取措施。其次，要制定医疗设备档案信息网络和信息安全管理制度、电子档案应用系统的安全操作制度、网络安全的保密制度、电子档案管理人员的管理制度，医疗设备电子档案的备份与恢复系统以及档案管理的记录系统。

2.2 合理使用资金，开发管理平台

现阶段，各个企业为了提高档案的利用效率，加强对它的管理，都加大了电子化管理。为此，为了保障其建设，首先，要做到合理使用资金，不能过度浪费，要学会合理分配，用于建设档案管理系统和平台的开发。另外，医疗卫生机构也要招聘一些专业的技术维护和工作人员，开发管理平台，并促使卫生机构购买较好的硬件设备，以支持信息化的进程。最后，其实，电子化管理的实现必须要借助于各种硬件设备，通过这些设备搭建一个管理平台工作的环境。为此，医疗机构必须要购进先进的设备，保证设备的处理效率，可以满足自己的工作需求和发挥管理平台的实际作用，这样的硬件设备才是具有价值的。

2.3 建立独具特色的信息数据库，做到资源共享

每个医疗卫生机构之间各有特色，也有各自的档案管理部门，他们的管理方式不尽相同，但是为了实现信息化管理，必须要开发有自己特色的数据库系统，收集自己员工的信息，并建立自己的管理平台。另外，由于医疗卫生机构会涉及到多个角色之间的关系和关联，其人事结构复杂，在数据库的建立中，要注意个人信息的完善。同时，为了保证档案信息的正确性，要注意在进行资料的修改时，要有依据的修改，这样才是有用的信息。最后，由于现阶段各个医疗卫生机构不是独自进行工作的，有些信息必须要和其他机构进行共享，为此，必须要注意自己的管理平台可以实现信息共享。

2.4 进行身份验证，加强信息保护力度

在档案管理中，有时会发生信息泄露现象。如果一旦发生了信息泄漏问题，其不仅仅是影响个人本身，甚至会威胁医疗机构的发展。为此，为了加强信息安全性，必须要安排专门的工作人员，加强对数据库的管理，一旦发现外界的威胁，就要及时的进行维护和管理，解决这些问题。其次，可以在进行档案管理过程中，设置一些权限保护，对访问者的身份进行确认后，才可以允许相关的管理人员进行访问。最后，档案信息有时也会发生变化，需要进行删除或者添加信息，在这个过程中，系统可以只允许管理人员进行操作。在技术管理员修改的过程中，管理员必须要有较高的觉悟，保证其不会泄漏个人信息，才能对个人信息进行更好的保护。

3 对医疗卫生机构档案电子化管理工作的展望

目前大多数单位已经或正在建设网络中心，一些大型的医院、疾病预防控制部门和计划生育技术服务中心还在筹建数据处理中心和数据分析部门。随着云计算发展，不同部门间的数据资源可能通过云平台深度整合，从而实现从宏观到微观，从个体到社会精确描述。不仅如此，穿戴式设备的普及使得实时收集个人的健康数据变成可能。这将会成为未来医学研究的潮流。档案管理工作者必须意识到，电子化档案可能通过云计算技术实现深度整合，这将会深刻地改变档案管理工作的形式。这对于档案管理工作而言，既是挑战，也是机遇。如何可以搭上云计算和大数据的快车，推动医疗卫生机构档案管理电子化事业的发展，应该引起每一个档案管理工作者的思考。

4 结束语

总而言之，近年来，随着信息化进程的加快，各行各业都开始利用信息化处理业务和进行人员管理。另外，档案使用人工管理存在很多弊端，浪费了人力和物力，促使电子化管理发展。但是，在实现信息化管理过程中，要建立健全电子档案管理制度，建立数据库，实现信息共享，这样才会在很大程度上提高档案管理效率。

参考文献

[1]张妤.浅谈人事档案电子信息化管理[J]. 办公室业务， 2017（7）

[2]韩晔.浅谈我院医疗设备档案的电子化管理[J]. 电脑知识与技术， 2017（16）

[3]楚天舒.浅谈事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J]. 才智， 2017（16）