下岗失业人员档案管理存在问题及对策分析

董红花

摘 要：近几年我国经济发展速度加快，同时市场竞争加剧，很多企业由于经营不善而倒闭破产，这样企业原有的员工就面临着下岗失业。但是我国对于失业人员的档案管理工作并没有给予足够的重视，目前下岗失业人员档案管理工作存在着很多问题，研究下岗失业人员档案管理这一问题具有重要的意义。本文提出了下岗失业人员档案管理的重要性以及目前下岗失业人员档案管理工作存在的问题，进一步提出了改善下岗失业人员档案管理的对策建议。

关键词：下岗失业；档案管理；责任意识

下岗失业人员档案管理往往记录着员工工作情况，包括员工的业绩、工资水平、个人思想品德、工作能力等，是对个人在职情况的整体描述，同时也关系着个人在失业以后受保障的程度。所以做好下岗失业人员档案管理工作尤为重要，关系着下岗失业人员的切身利益，而目前我国下岗失业人员档案管理工作还存在诸多问题，我们应加强对档案管理工作的重视，提高下岗失业人员档案管理工作。

1下岗失业人员档案管理的重要性

档案是整个社会信息的重要组成部分，一般是记录个人工作时间、工作情况等，关系着个人工龄的计算以及退休金的发放，档案的存在对于个人至关重要。公司因经营不善等原因破产解散的，要将原在公司保管的人员档案移交到劳动就业部门，由劳动就业部门负责管理归档。国家对于失业下岗人员通过档案来进行管理，通过档案中记录的工作情况等计算个人工作工龄，符合国家规定退休条件的进行退休金的发放。档案也是人员办理社会保障的依据，要定期缴纳社保基金。如果档案丢失，而且档案中的内容没有及时上传到信息系统中，那么个人下岗或退休后因为缺少档案资料的问题，很难得到保障。因此，档案管理工作直接影响着下岗失业人员的利益，我国应加强对失业人员档案管理工作，切身保护下岗失业人员的利益。

2下岗失业人员档案管理工作中存在的问题

2.1企业缺乏对档案管理工作的重视

在当今市场竞争激烈的情况下，大部分的企业只关注企业经营状况、企业的收益以及成本等，对于档案管理工作不够重视。企业内部人事管理部门对档案管理工作不认真，经常出现错记、漏记的现象，更为严重的是，企业内部管理较为松懈，工作人员经常篡改档案。究其原因，都是企业缺乏对档案管理工作的重视，认为档案管理工作只是记录人员变动的信息资料，对于企业的发展无足轻重，没有意识到档案管理工作关系着下岗失业人员的切身利益，忽视了对员工的关注，只注重公司的经营效益。企业内部缺乏档案管理工作的监管机制，使得人事管理部门的档案管理工作松懈，对于员工的工作情况、工作时间、思想状况、业务能力等没有详细记录，这样档案记录的内容就缺乏真实性、完整性。

2.2档案管理人员责任意识不强

目前，下岗失业人员档案管理工作存在问题的一个很大原因是档案管理人员责任意识不强。在档案管理工作中，档案管理人员欠缺对档案管理工作的认知程度，没有意识到档案管理工作的重要性。档案管理人员责任意识较低，没有将员工的全部工作情况记录在档，没有按照档案管理的要求来记录，往往记录的内容偏于形式化，使得档案缺乏真实性。档案管理人员在记录档案时，没有对人员的全部资料进行收集管理，这样缺少了相关的资料，使得在计算人员的工作年限时存在错误，无法准确计算出人员的具体工作时间，这样可能导致下岗失业人员的权益得不到保障。企业在招录员工时，员工的资料经常缺失，还有的员工的转正时间和劳动合同存在间隔问题，这都是档案管理工作不到位的结果。除了责任意识不强，档案管理人员能力也较低，不能将员工的信息正确归档，使员工信息的档案信息错误，也没有掌握档案管理技能，不能很好处理档案管理工作中存在的问题。

2.3档案移交工作不到位

企业在破产解散或倒闭以后应将企业原来管理的员工档案移交的相关档案管理部门，但是移交过程会产生一些成本、费用，企业出于自身考虑也就不想将员工的档案移交到相关部门，所以档案出现移交不及时的现象。由于企业并没有将员工的档案移交到相关档案管理部门，所以这些档案有时就被留在了企业档案管理处，但是档案管理处缺乏对档案保管工作的重视程度，经常出现档案丢失的现象。还有的企业将下岗失业人员的档案临时存放在档案临时存放处，而临时存放处的档案较多，而且档案管理人员缺少必要的档案管理专业技能，这样被临时存放的档案大多较为混乱，可能出现缺失。我国目前缺少对档案管理工作的重视，在档案管理工作方面投入资金技术较少，因此我国档案管理工作技术不成熟，在管理过程中存在一定的局限性。在企业移交档案过程中，容易出现散落、丢失的现象，移交时间也并不及时，使下岗失业人员信息不能被及时归档。

3加强下岗失业人员档案管理的对策建议

3.1加强企业对档案管理工作的重视

档案管理是社会信息管理的重要部分，关系着下岗失业人员退休金的发放，关系着下岗失业人员的切身利益，所以应该加强档案管理工作。而档案管理工作的首要环节，就是企业内部管理部门记录员工工作信息，并将记录的信息整理归档，所以加强失业人员档案管理工作，首先应加强企业对档案管理工作的重视程度。目前我国企业对档案管理工作不够重视，内部管理较为松懈。政府应合理引导企业，加强企业对档案管理工作的重视。企业内部要建立严格的档案管理工作，对于档案不健全，存在档案缺失的人员要求补录档案，同时要加强对档案管理岗位的监管力度，防止档案管理工作人员工作上的失误，出现错记、漏记的现象，要定时检查档案管理人员的记录情况，查看是否完整记录了企业员工的工作情况，比如工作业绩、工资水平、个人思想品德、工作能力等。企业应加强对档案管理工作的重视，建立内部档案监管机制。

3.2档案管理人员应树立责任意识

档案管理工作中最重要的就是档案管理工作人员的记录工作，这直接关系着我国相关部门为人员计算的工作年限，影响到个人退休金的发放，所以档案管理中档案人员的记录工作尤为重要。档案管理人员应树立责任意识，在记录企业人员档案信息时，按照档案管理相关要求记录，做到记录的信息真实、完整。档案管理工作人员要保持严谨、认真的工作态度，认真对待档案管理工作，同时了解相关的法律法规，不断学习，熟练掌握档案管理工作的技能，能够准确处理档案收集、记录、整理、归档中出现的问题。企业也要加强对档案人员的管理，建立档案管理追责机制，对于出现工作失误使得档案丢失的人员加大惩罚力度，对于工作认真负责的工作人员，进行表扬，并给予一定的奖励。档案管理工作人员也要加强自身的素质，学习档案管理的工作技能，适应现代档案管理工作。

3.3企业及时移交档案

企业出现破产倒闭的状态，要将企业内部的人员档案及时移交到相关档案管理部门，政府应对企业部门进行管理，要求其将档案及时移交到相关部门，使相关部门能够及时整理归档，避免下岗失业人员档案的遗失。同时企业在移交档案的过程中，要整理好企業内部的全部员工档案，不要有遗漏档案的情况发生，在向相关档案管理部门移交时，双方应加强沟通，确认无误后，进行档案的移交工作。

4 结语

档案对于下岗失业人员至关重要，直接关系着下岗失业人员的切身利益，然而现在档案管理工作存在较多问题，企业缺乏对档案管理工作的重视，档案管理人员责任意识不强，档案移交工作不到位等。我们应当加强档案管理工作，保护下岗失业人员的权益，企业要加强对档案管理工作的重视，并及时移交档案档案，管理人员也要树立责任意识。

参考文献

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