浅析新形势下对档案保密与利用工作思考

杨健萍

摘 要：社会的飞速发展使得人们越来越重视档案资源的管理工作，主要是档案的保密问题和档案的合理利用。在注重档案保密的同时，还要重视档案的有效开发利用，这是我国市场经济发展的必然趋势。加强水电企业的档案管理和合理利用，对社会的发展和国民经济是非常重要的。本文主要分析了水电企业档案管理存在的常见的问题，提出了一些笔者认为可以完善水电企业档案安全管理体系的方案，望对水电企业档案管理的提高有一定的意义。

关键词：新形势；档案管理；保密；合理利用

目前档案资源巨大的社会价值逐渐的被人们所重视，这也是加强档案资源的保密和合理利用工作的重要性的原因，既要重视档案资源的保护，同时也要注意这些档案资源的开发利用，实现资源的有效共享。档案科学、合理的利用是现代发展的需要，其所起的作用是其它信息资源无法取代的，因此，档案的合理利用是非常契合现实的。每个企业都有涉密信息，职员应该尽自己的义务保守涉密事项，也是档案管理人员的第一职责，档案管理人员在做好涉密文件的保管同时还应该不断的完善自身的工作职能，使档案资源得到充分的、科学的、合理的利用。

一、新形势下水电企业档案资源所具有的价值

近几年，随着科学技术的不断发展，我国的水电企业工程不断的增加，水电企业在对于水资源的合理分配、洪水灾害的防御和经济的发展等领域发挥着重要的作用。水电工程在成立、建成与生产运行过程中产生大量的文件材料，这些文件材料都是反映该水电工程的原始记录，能够更加准确、真实地记录水电工程的实际情况。这些原始档案虽然不能够直接产生一些经济效益，但是它具有更大的潜在的价值。

首先，在水电项目建设的过程中，各个环节的档案文件可以给相关的单位部门提供重要的参考依据，使其做出更加准确的决策；其次，在水电项目施工结束之后，需要对整个工程进行验收和质量评估，这些档案文件是最重要的参考因素；再次，水电企业的档案文件还具有一定的研究价值，在这些档案文件的基础上能够研究出更加先进的技术，促进科技的创新，因此，水电企业的档案文件是一项重要的财富。水电企业必须从最初的项目的核准、施工以及后期的生产运行等各个环节都要做好原始文件材料的搜集和分类整理保存工作，确定水电企业档案的科学性与真实性，充分发挥该水电企业档案的价值。

二、新形势下档案保密管理与利用工作中存在的问题

1.档案管理工作分配不清晰（此段需要重新修改）建议从涉密文件与非涉密文件界定不严格，未执行分库保管来入手写

大部分企业的档案保管不集中，且档案的管理工作明确，许多企业可能没有设立专门的档案室。企业的档案资料应该按照所设部门进行分类存放，有的企业则是直接混乱放在一起，给档案在之后使用的时候造成了很大的不便，而且档案的管理没有具体的制度，导致档案文件乱放一通，容易将一些机密性的文件资料夹杂其中，严重时会导致企业的机密泄露。

2.提高档案管理人员的业务素质（此段需要重新修改）建议从档案人员责任心和业务素质来入手写

日常工作中员工在上班时间玩忽职守已经屡见不鲜，尤其是档案管理工作人员，他们没有意识到档案管理的重要性，严重的忽视了档案保密的工作，这是员工自身的素质低下、没有做好自己的本职工作导致的。管理好档案可以为企业以后的发展奠定一定的基础，根据以往档案记录的经验可以让企业的领导做出对企业最有利的决策，进而使得企业持续稳定的发展。档案资源的管理还要根据具体的时间、地点等进行不同级别的保密和合理利用的工作，从而使得档案的保密尽可能做到完美。在保密和合理利用之间要尽可能使他们之间维持平衡，不可偏向于任何一方，这样才能避免企业的利益受到损害。

3.计算机网络技术在档案管理应用中存在的问题

互联网在档案管理管理中的应用使得企业档案资源的安全问题扩大，尤其是电子档案的盛行。企业信息的安全问题主要体现在：一是互联网本身的安全系数的问题，比如说网络的稳定性相对较差，经常有网络病毒入侵的情况，这些都会造成档案资源信息的损毁，这将会影响档案管理管理工作的运行；二是互联网档案管理的访问权限问题的设置，如何才能够确保档案资源信息的准确性、可信度，这需要对企业档案信息的权限管理进行高级设置，防止档案信息被人私自修改等，务必要保证档案管理信息的真实可靠。

三、做好企业档案保密和合理利用的工作

1.提高企业档案管理的监督力度

档案资源在利用的时候，要实时的监督利用档案的人员，观察其思想和动机，如果有条件的话可以安装一定的监控设备，但是不能泄露档案的秘密。对于查阅档案的人员，防止他们偷偷的撕毁档案或者涂改档案，对于一些有阅读不良习惯的人要及时的提醒对方。在查阅档案的人阅读完成之后，要进行详细的检查，确保被翻阅过的档案资料未被动过手脚，如果发现问题要进行及时的查处。

2.坚守档案管理的每一步流程

档案的管理工作主要是档案的搜集、分类整理并保存、最后归档。档案的搜集是档案保密工作的基础性的环节，搜集完成之后便是档案的分类整理，这一步至关重要，特别是对以后档案的调阅。档案信息整理时必须保证档案信息的完整和各档案之间的连贯。档案如果出现混乱，就需要及时的重新分类整理并重新归档，如果档案记录信息有误，一定要及时的改正档案的信息。

3.企业应该做好档案库房管理工作，处理好档案保密和利用之间的关系

计算机的应用使得档案管理方便、快捷，但是却也带来许多问题，尤其是网络电子档案库房的安全问题。针对这个问題，笔者认为可以采用防范措施将局域网和互联网相互隔离开来，尤其是用来办公的计算机必须提前防范。企业的档案保密性可以设立相应的规定，将档案的保密分为不同的等级，查阅时也根据规定来处理，不同保密等级的档案查阅条件也应该有所限制，避免档案的混乱和泄露。

四、结束语

总而言之，随着社会的快速发展，企业的档案资源的利用已经突显出其重要的作用，做好企业档案的管理和合理利用可以使其发挥更有效的价值。因此，企业必须加大力度解决档案管理中档案的保密性和利用性工作之间存在的问题，处理好他们之间的关系，加强档案资源管理的监督。

参考文献

[1]赵昕.新形势下企业档案保密工作的问题与对策[J].陕西档案， 2017（1）： 56-56.

[2]廖致棋，刘宇. 新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J].经营管理者，2017（25）.

[3]吕文杰.关于做好档案管理保密工作的几点思考[J].卷宗， 2017（15）.