浅谈信息技术在学校档案管理中的运用

陈姿红

摘 要：在学校的档案管理工作中，信息技术的应用不仅可以有效弥补传统纸质档案中存在的不足，还可以有效减少人力和时间的投入，在保证档案的完整性和安全性方面也有着十分重要的作用。文章以学校档案管理为研究对象，首先分析了学校档案管理中应用的必然性，然后针对当前学校档案管理现状，具体讨论了加强信息技术应用的有效策略，希望对相关管理人员有所帮助。

关键词：学校；档案管理；信息技术；运用

在学校的档案管理工作中，信息技术的应用，带来的不仅仅是工作形式的变化，还有管理理念的转变。具体来说，学校每年都有大量的学生档案和其他档案需要录入，以往在纸质文件上的登记不仅大幅度增加了档案管理人员的强度，还无法有效保障档案管理的规范性和准确性；而信息技术的应用，管理人员可以利用计算机进行管理，在提高工作效率的同时，也能有效扩展档案的形式，如声音、视频等，因此，在学校档案管理工作中，加强信息技术的应用有着十分积极的现实意义。

1学校档案管理信息化的必然性

1）信息整合要求。随着各中小学校的不断扩招，学校档案信息也越来越多，加之学校运营过程中产生的诸多档案信息，如果还沿用传统的纸质文件管理模式，很难有效进行档案的应用，并且还会影响到学校的日常管理。同时，在进行档案数据整合时，还要花费大量的人力、财力、物力以及时间和精力，而方案管理信息化可以快速对档案信息进行整合，提高工作效率。

2）信息调取灵活性要求。以往需要进行档案信息调阅时，通常是由管理人员亲自到档案室进行查找，因此要求档案管理对档案室内部了如执掌，了解哪些文件放在什么位置，并且在归档时也要放回原位，避免造成资源混乱。而档案信息化管理工作，可以使管理人员在任何教务系统内的计算机都能打开文档管理终端，精确的查找到需要的档案，大大提高工作效率，同时也不用担心会打乱档案的顺序，与传统的档案管理相比，在灵活性上具有十分显著的优势。

3）信息管理安全性要求。在日常的信息管理工作中，纸质档案普遍具有较高的损毁率，无论是运输、转移还是保存、整理，都由可能造成档案信息的损坏或丢失，从而影响档案信息的完整性。同时，若学校没有对其进行备份，一旦发生火灾等不可抗力因素，极易导致大量档案被烧毁，从而影响到学校的经营管理。而档案信息化管理，使档案以电子文件的形式存在于一个安全的网络平台，在转移过程中只需要借助一定的硬盘设备就可以完成，便于携带。另外，这种信息化档案便于备份，不会因为一些破坏性伤害而导致信息丢失。

2学校档案管理中信息技术的应用现状

在当前阶段，大部分学校都已经在档案管理中应用信息技术，并且有意识地开始了档案管理的信息化建设。但是，各学校的档案信息化建设都普遍处于刚刚起步阶段，在实际建设中面临着各种问题，主要包括以下三个方面：

第一，當前阶段，我国在学校档案管理方面的条文相对较少，尚没有明晰的规章制度可以对信息化档案管理制度进行规范，影响了信息化档案管理工作的进一步实施；

第二，随着信息技术的应用，学校的档案管理模式也逐渐开始转变，原有的纸质档案逐渐转变为电子档案，而电子文件的修改率与复制率较高，难以有效促进档案完整性及准确性的提升；

第三，信息化的档案管理工作通常需要以计算机等信息化设备为载体，而当前的计算机设备极易受到网上不法分子的入侵和破坏，很容易就会出现诸如档案信息被更改或破坏的问题，电子档案的安全性得不到有效保障。

3加强信息技术在学校档案管理中运用的有效策略

3.1转变档案管理理念

在学校的档案管理工作中，信息技术的应用不仅改变了传统的纸质档案管理模式，还大幅度提高了档案管理的效率，其应用优势十分显著。因此，要想更好地发挥出档案的作用，学校及相关管理人员应积极转变档案管理管理，适应信息化的档案管理工作，从而能够有效发挥出档案的作用。同时，在享受信息化管理带来的便利时，也要注意档案的安全管理工作，树立安全管理意识，确保学校档案的安全性和完整性。

3.2加强学校档案数据库和办公自动化建设

当前阶段学校档案管理信息化建设的内容是由传统纸质档案逐渐过渡到电子档案，因此，学校需要建立专门的档案数据库，合理开发和使用档案，从而使信息化管理的科学性和高效性得到有效发挥。同时，学校应加强办公自动化建设，以计算机为依据进行立卷管理的方法，从而对无保存价值的文件加以提出，便于档案的鉴定、接收和立卷，有效修改管理的期限，强化档案管理的高效准确。学校利用信息技术进行档案挂历，能够便于补充遗漏的文件，增强检索的快捷方便，提高档案管理的保密性和工作效率。此外，资金是学校档案管理信息化建设质量的重要保障。学校应切实加大对资金的投入，为学校档案权利工作配置先进的设备仪器、改善工作环境，确保信息化档案管理工作的有效开展。

3.3加强档案的标准化管理

目前学生档案管理系统具有多样化的管理软件，缺乏较高的档案标准化程度，在很大程度上阻碍了档案管理工作的顺利实施，降低了管理工作的效率与质量。因此，学校要想有效保障档案管理工作的有序开展，一方面要加强对信息技术的科学利用，另一方面要从日常管理工作中存在的问题出发，构建科学、统一的标准，从而能够有效促进档案管理各工作环节标准化目标的实现。只有建立标准的档案管理工作，实现档案的智能化建设，才能将信息技术的作用与优势加以充分发挥，从根本上促进信息化档案管理效率的提高，实现学校档案事业的持续稳定发展。

3.4做好档案安全管理工作

在学校档案的管理工作中，信息技术的应用，有效地弥补了传统管理工作中的不足，但是，在现代先进信息技术的依托下，档案信息安全问题也成为日常管理工作中不容忽视的问题之一。学校要想切实保障档案的安全性和完整性，就要对其加以重视，并采取一定的措施来加强保障，具体乐意从以下三方面进行：第一，安排专人负责学校档案管理工作，闲杂人等不能轻易解除学校档案；第二，在利用信息技术进行学校档案管理时，要加大网络安全技术的应用，提高学校档案管理系统的安全性，保证学校档案信息不被窃取；第三，档案管理工作人员要定期对档案管理系统进行垃圾清除，确保档案管理系统的安全，无残余垃圾存在。

3.5提升档案管理人员综合素质水平

在学校档案管理中，信息技术的应用也对档案管理人员的综合素质水平提出了更高的要求。具体来说，以往的档案管理工作通常只要求管理人员能够清晰地记录档案存储与调阅信息；而信息技术的应用，不仅要求档案管理人员具有良好的书写能力和较高的档案管理专业知识水平，同时还必须具备熟练操作计算机能力。因此，为了提高学校档案管理水平，在应用信息技术的过程中，学校应当主动加强档案管理人员的计算机操作能力的训练，强化专业知识教育，提高他们的专业水平，从而更好地服务学校档案信息化管理工作，提高档案管理效率。

4 结束语

总而言之，虽然在当前阶段的学校档案信息化管理工作中还存在诸多不足之处，影响了档案管理工作的顺利实施，但是，信息技术的优越性是毋庸置疑的，学校领导在正确认识信息技术带来变革的同时，也要采取一定的措施来不断加强学校档案的数据库和办公自动化建设，做好档案的标准化建设和安全管理，从而能够有效提高档案管理工作的效率和质量，实现资源信息的有效利用。

参考文献

[1]金敏红.论信息化时代的学校档案管理工作创新[J].卷宗，2017，（10）：11-11.

[2]娜日娜.信息技术在学校档案管理中的应用探究[J].速读（上旬），2017，（4）：201.