基于新兴社交媒体的档案信息服务研究

赵静 石登媛

摘 要：随着近年来互联网的普及以及网络技术的飞速发展，人际间的时空限制已经被逐步打破。同时，人们接触媒介的成本越发低廉、新兴社交媒体的出现更是使人们可以做到随时随地进行信息共享。新兴社交媒体特有的全民性、互交性与共享性等特点，一方面提高了工作效率与行业管理水平，另一方面也极大促进了人们对信息需求的增长。本文基于新兴社交媒体的高速发展为背景，对其在档案信息服务方面的重大现实意义以及其存在的优势与不足进行分析后，进一步提出创新对策。

关键词：新兴社交媒体 档案 信息服务

一、新兴社交媒体下档案信息服务的优势

21世纪以来，我国在政治、经济、科技等领域发生了翻天覆地的变化。档案信息服務也紧跟社会发展的脚步，在新兴的社交媒体普及背景下断完善与发展自身，在各类应用场合彰显着传统信息服务无法匹及的独特优势。

（一）提供更多的档案资源

新兴社交媒介具有即时、共享等特点，用户在接受其信息资源的同时，也能够不断创造和提供新的信息资源。因此，新兴社交媒介具有天然的、产生与收集海量信息的优势。同时，新时期档案信息服务已逐步从传统的纸质资源向数字化、信息化资源形式过渡。“数字环境下，档案工作者可以借助计算机对信息资源进行智能检索、分析、处理，根据文件的内容特征在文件之间建立起多种链接，各信息节点间形成多种网状结构，可以任意角度来显示档案信息的有序化。”[1]新兴社交媒介对海量信息资源进行科学合理的搜索采集、有机整合、规范处理，能为客户提供了保质保量的档案资源信息，满足人们日益增长的信息需求。

（二）提高档案信息服务效率

以往的档案信息服务主要借助人工进行，需要耗费大量的人力资源。而新兴的社交媒体借助高速的计算设备和专业管理软件，能够较好地完成人机合作、人机交互，达到一机替多人的效果。同时，新兴社交媒体的全民性、交互性特点，使大众都参与到档案信息中的采集和鉴别等流程中来，客户既享受新兴媒体带来的便捷档案信息服务，又自觉或不自觉地提供档案信息服务，提高了档案信息服务工作的效率和准确性。

（三）降低档案信息服务成本

过去的档案信息服务需要大量人力物力的支持，即使是较为简单的信息查询，也需要相对复杂的操作程序配合。新兴社交媒体的出现与普及，让档案信息服务可以借助手机、平板等电子设备便可进行。档案信息服务不再局限于以专业组织或机构为中心，原本需要耗费大量时间、人力和资源的档案信息服务，利用个人新兴社交媒介的转发、共享、点评、反馈、同步等功能便可轻松实现，对应的提供服务和寻求服务的成本都得以大幅度降低。

（四）把握更多的档案信息客户

不难发现，当今的人们生活越来越离不开新兴社交媒体，尤其是微博、微信出现后，社交媒体的全民性得到爆发性增长。以新浪微博为例，截至2017年9月其月活跃用户人数就高达3.76亿人。新浪微博注重个性化定制，通过大数据分析、根据用户页面浏览等情况便可以进行信息的精准推送。各类档案机构如果能充分利用“两微一端”等新兴媒体的功能特点，借助新兴媒体庞大的用户资源，档案信息服务也能吸引住更多的受众并进行精准推广，从而更好地抓住各类潜在客户。

二、新兴社交媒体中档案信息服务的不足

新兴社交媒体已然成为现代人获取信息服务不可或缺的重要方式，我国的档案管理服务建设也在努力跟上时代步伐并且初显成效。但是，由于思想意识缺乏、科技水平有限、开发资金缺乏、体制机制制约等因素的影响，各类机构的档案信息服务仍存在着诸多不足。

（一）档案机构观念意识落后

尽管大部分档案机构已积极开通“两微一端”，但其提供服务仍大多停留在展示和发布信息、将数据信息电子化阶段，还没有充分认识到新兴社交媒介的强大推广功能以及充分借助受众的即时反馈。同时，许多档案机构的“两微一端”公众账号也面临着用户交互性过低的困境，“面临着粉丝数量少、互动程度低的问题，不利于这种新信息传播模式的进一步发展。”[2]

（二）档案服务定位不准确

利用大数据、云计算等技术，微博、微信等新兴社交媒体可根据用户的浏览习惯推论出用户的兴趣倾向，或对档案信息进行准确定位和精准推送。然而限于机构性质或传统观念的影响，目前诸多档案机构仍未能充分认识和利用这一特点，各类社交媒体上的公众账号往往功能单一、内容空泛、互动性低，从而难以取得优质的信息服务效果，也极大的降低了用户体验和服务满意度，造成人力物力的大量浪费。

（三）档案信息质量参差不齐

传统档案服务主要掌握在专业机构手中，与之相比新兴社交媒体具有全民参与的特点，其参与门槛低、信息发布简便、所需流程较少，但却在一定程度上缺乏传统档案信息服务的专业性和精准性。新兴社交媒介中档案信息服务人员不再仅仅是专业的组织或具有一定专业素养的个人，当更多的普通人也能参与其中时，就造成了其信息内容鱼龙混杂的乱象。新兴社交媒体背景下，档案信息服务的内容收集、传播管理等方面都存在着质量参差不齐的问题，如果不加以控制，新兴社交媒体中档案信息服务的价值将趋于同质化和低值化。

（四）档案信息安全难以保障

网络在给人们提供便利的同时，也给人们信息安全造成一定的威胁。档案信息服务与新兴社交媒体相结合，在推进档案信息服务的同时也容易造成信息的缺失与泄露。当档案信息的网络防火墙、加密处理等防护系统出现漏洞时，不法分子很有可能利用互联网对档案信息进行窃取、攻击或破坏，或者对正常的个人档案信息恶意传播或加以利用，这就给档案机构和公众利益造成了无法估量的伤害。

三、新兴社交媒体背景下的档案管理建议

（一）完善相关的法律法规

“目前国内没能展开社交媒体档案化工作的原因之一，就是没有社交媒体相应的法规与政策，再具体的归档规则和流程上也没有专门机构监督和指导。”[3]法律法规的不完善明显制约了新兴社交媒体与档案信息服务的结合，阻碍了信息服务的创新发体系展。只有通过建立健全法律法规、明确档案信息服务的职责与规范、加强对其监督引导管理、协调多方技术和资源，才能最大限度的保证档案机构信息服务的科学性与可行性。

（二）培养专业的服务人才

新兴社交媒体的出现与广泛使用，为档案机构人员开展具体工作提供了极大便利，也同时对其提出了新形势下新的要求。面对新兴的科学技术和服务载体，档案信息服务人员必须不断充电、不断实践，掌握利用新兴社交媒体对各类信息的搜集、分类、筛选、甄别、整合、发布等流程，做到理论与实践相结合。同时，档案机构也应积极对服务人员进行集中培训、更新考核机制，促进档案信息服务人员的知识提升和技术能力的发展。

（三）转变陈旧的工作思维

新兴社交媒体背景下，档案机构的信息服务迎来了新的发展契机。档案信息传播者务必转变思维，以发展的眼光看问题，才能实现信息服务效果的提升。这就要求档案机构正确认识新兴社交媒介对于信息服务的重要性，主动学习社交媒体知识和使用技能，积极利用社交媒体的信息立体性特征，发布信息，打破目前单一的被动服务模式，因时、因地制宜地充分开发和利用微博、微信等新兴社交媒体的交互功能，提升档案机构的服务优势，为受众提供更优质、便捷、安全的服务体验。

参考文献

[1]陶涛，罗应铭.试论数字档案馆信息服务[J].档案编研，2017，（3）：31.

[2]高霞.社交媒体背景下的档案信息传播策略[J].学术经纬，2017，（7）：42.

[3]尚珊，陈晶晶.社交媒体档案化管理与实践综述[J].兰台论坛，2018，（1）：40.