浅谈新形势下医院人事档案管理的特点与创新途径

李常胜

摘 要：随着社会经济的快速发展，应用型人才的需求也不断增加，为了使人才得到更好的利用，更好的为社会服务，做好人事档案管理工作尤为重要，科学规范的档案管理工作是做好人才工作的关键，本文主要阐述了当下医院人事档案管理工作中存在的问题，并提出相应的解决办法，希望能够对医院的发展起到一定的促进作用。

关键词：新形势；医院；人事档案管理；创新途径

随着医疗事业的发展，新医改方案的出台，人事制度改革日益深入。截止2016年，我国医院数量加起来已经达到了2.8万家，并且还在不断增加，要想让我国医院在强烈的社会竞争中生存下来就必须加强内部控制，优化管理方式，人事档案是人才信息的重要载体，是人才信息的主要来源，是选拔人才的重要工具，人事档案管理是促进人力资源合理配置的重要手段，管好用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。

一、新形势下医院实施人事档案管理的必要性和创新思路

对于医院而言，良好的人事管理制度、人员岗位调动都会对医院的发展起到决定性作用，人事档案是人才信息的来源，也只有科学、系统而规范的人事档案管理才可以满足这种需求，因此，新形势下医院如果想要获得更好的发展，就必须健全发展高效的人事档案管理工作。快人事档案的信息化管理进程，全面建成信息化管理系统，积极引进信息化、技术化仪器等设备并很好的掌握相关设备的使用，尽快完善人事档案管理的初级转变阶段。

二、当前医院人事档案管理工作中的不足之处

1 人事档案材料收集不及时、甄别不严谨、内容不规范

人事档案是医院每一个员工的全面的信息的组合，所有信息的真实性和完整性是重要内容，在收集的过程中，人事档案材料的甄别目的是确定存放档案的首要条件，如果任何有关材料不经甄别直接存放个人档案，势必加重人事档案存放的负担，且违背了国家有关人事档案立卷、分类、归档的要求。 在人事档案材料的收集过程中，有些人事档案材料填写随意，内容前后矛盾、如部分职工填写履历时为了找工作有意增大年龄、为了延迟退休故意减小年龄等等，使档案材料缺乏真实性、可靠性；有些归档材料纸张不合规格，填写过于简单或不规范，如学习、工作经历、家庭成员和社会关系等填写不祥；有些档案材料因归档不及时造成残缺不全等，直接影响了人事档案的规范性、系统性。

2 人事档案管理手段过于传统，硬件设施差，缺乏创新

长期以来，医院普遍存在重医疗业务发展，轻人事档案管理的现象，档案管理工作的环境比较差，条件也比较落后，导致很多人都不愿意从事该项工作，制约着人事档案的业务建设和有效开发利用。目前传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力，由于医院人事档案包含的内容太多，收集保存等工作量较大，部分医院信息化程度不高，无法满足现代医院的发展需求。传统的手工整理人事档案管理不利于档案的的保护，不利于工作效率的提高，再加之资金投入较少，限制了档案管理的发展。

3 人事档案管理人员思想观念陈旧，意识淡薄

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。由于医院人员多，人事管理工作量大，人事管理人员的编制不足，档案管理都是兼职管理，属于非专业人员管理，普遍存在“重管理、轻利用”现象。在档案管理意识上比较淡薄，对自己的工作认知程度不高，认为档案管理只是资料的存放和保管，不丢失就可以了，完全不能发挥人事档案信息开发利用的作用，这就导致管理人员大多缺乏主动收集、完善信息的意识，导致人事档案开发利用价值不高。

三、新形势下医院人事档案管理工作的创新改革途径

1 建立健全人事档案管理制度，使其为医院人力资源开发服务

（1）人事档案管理制度必须与时俱进，在人事档案管理工作中，要根据新形势、新情况、新任务，及时建立健全更为科学合理的人事档案管理制度，包括归档制度、借阅档案制度、材料甄别制度及材料收集制度，使人事档案管理工作更加科学化、制度化、规范化。首先严格按照中组部、国家档案局《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等有关文件规定，严格人事档案的内容分类，同时根据现代人力资源管理的新观点充实人事档案内容，使之能从全方位全面反映一个人全貌。人事档案管理是一个动态的过程，根据人事档案材料形成的规律和特点，采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法，确保及时收集归档，严格按照规范要求形成档案材料，加强档案材料的鉴别、审核，防止不符合要求的档案材料入档，及时剔除无保存价值的的材料。在鉴别上一定遵循“取之有据，舍之有理”的原则。（2）加大对人事档案管理工作的宣传力度，对单位职工进行档案管理知识的宣传和培训，提高他们对档案管理工作的重要性认识，确保人事信息的准确性。

2 加快人事档案的信息化进程 提高工作效率

当前信息化建设是当今经济和社会发展的大趋势，为了充分发挥人事档案工作在信息社会中的重要作用，人事档案管理部门应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来，促进人事档案的信息化管理。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。通过医院网络化建设，达到一方收集多方共享的目的，通过高效人事档案信息库，为领导和决策部门提供准确信息。另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案信息资源开发和信息利用水平。并且与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。极大的减轻了人工管理的繁琐环节和劳动强度，还提高了工作的质量和效率，又能减少对档案材料的磨损，延长档案寿命。因此，医院应对信息化建设等方面加大资金的投入，这样才能更好的促进医院的人事档案信息化工作。

3 提升人事档案管理人员的整体素质

人事档案管理的改革创新是当前大势所趋，档案管理人员的素质直接决定了档案管理水平的高低。新形势要下提高档案管理水平，必须提高档案管理人员的综合素质，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有多重知识结构的创造性、协作型、复合型人才。另外，也要加强对档案管理人员的职业道德培养，培养他们的敬业精神、创新意识和严谨的工作作风，增强档案管理人员的人责任感和使命感。

四、结束语

总之，有效的人事档案管理能夠促进医院内部人才资源的合理配置，是医院全面评估职工的科学依据。因此医院应积极转变观念，加强对人事档案管理的建设，提升管理人员的整体素质，促进人事档案管理水平的提升，使人事档案的作用发挥到最大，为医院的选人、用人提供依据，促进医院的可持续发展。

参考文献

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