浅谈新时代档案信息化管理的重要意义

滕建梅

摘 要：如今，人类社会已经进入到信息化时代，各行业的发展运行速度也逐渐加快，社会中充斥着大量的信息，使得很多信息化管理成为发展的重要趋势。档案是在各种社会活动中直接形成的多样化形式的具有保存价值的原始记录，其管理工作也逐步适应时代发展，朝着信息化的方向迈进。作为档案管理人员需要努力适应信息化社会的发展需要，将手中的“死”档案变成“活”资源，更好的促进档案管理工作的推进。

关键词：新时代；档案；信息化管理；重要意义

当前形势下，各行业都获得了快速的发展进步，档案资料的利用率也逐渐提高，档案管理也逐渐被重视起来，特别是随着信息化建设的全面推进，档案管理也开始应用信息化的管理技术手段，创建档案信息化管理的平台，并不断更新优化，更好的实现档案信息化管理的效果，为行业自身发展建设提供一定的依据与参考，更好的为社会主义现代化建设服务。

一、档案信息化管理的重要意义

1、保证档案信息的完整

传统档案一般是通过纸质档案的方式进行保存管理的，但是随着时间的推进以及使用的频繁，很多纸质档案出现了字迹不清晰、页面破损等情况，导致档案无法正常使用。但是这些档案都是老一辈人留下的重要记录[1]，如果失去了是不能复制的，若一直使用纸质档案，经过若干年，档案室中的纸质档案必然会遭受极大的破坏，而信息化管理的出现能够很好的对这一问题进行处理。档案信息化管理能够将档案信息输入到计算机中，并储存到光盘或者硬盘中，今后使用不需要在接触原件，能够使原始档案的使用率降低，使档案更加完整的保存，能够防止氧化、霉变、虫蛀等危害，也不需要不断的扩大档案室以储存大量的纸质档案。

2、提高档案管理工作效率

传统档案管理中，需要档案管理人员在档案室中找到需要的档案资料，并进行登记，使用完毕后还需要放回到档案室，这种管理模式不仅费时费力，工作效率也不高。随着档案信息化管理的推进，只需要利用计算机档案管理的软件就能够对档案信息资料进行检查查询与阅读，所有查阅的资料都可以打印审批表，浏览之后有记录[2]。如果档案资料没有及时归还，档案管理软件还具备自动催还的功能。

3、更好的为科研生产发展服务

一直以来，科技档案的管理人员十分注重档案资料的收集与管理，但是档案的开发利用重视程度不高，缺少宣传，要借阅科技档案必须要有领导批示，使得很多科技人员认为档案室是保密的部门，不能随便的进入和查看档案，因此不了解档案室中的相关资料。加之传统查阅手段的制约，科技档案的利用率并不高。对档案进行信息化管理之后，能够使档案人员的工作效率得到提升，很多年代久远的档案资料经过信息化管理，科技人员也能够通过内部的局域网对其进行查看，为今后的决策提供科学的依据，提高档案资料的利用效率。

二、新时代档案信息化管理的有效策略

1、建立良好的硬、软件环境

尽管如今档案信息化管理全面推进，但是很多档案管理还只停留在电脑储存上，要真正实现信息化管理就必须要强化基础建设，做好硬件建设，加强互联网与内部局域网的连接，保证其畅通性，同时配置服务器、路由器以及计算机终端设备、打印机等。同时建立信息化的管理平台。通过硬、软件系统实现档案的信息化管理，为档案信息的查询提供便利，让不同部门的交叉信息能够产生联系。如人事管理部门，可以自行登录平台查阅工作人员的工作表现、研究成果等。再如查找特殊条件人才时，可以通过多条件检索快速找到相关人员，不需要长时间的一步一步推查[3]。

2、依据相关原则开展档案信息管理

在对档案进行信息化管理时，需要依据一定的原则进行：保证档案信息的安全性，避免受到内部、外部的威胁；档案管理操作要科学规范；档案信息化管理就是为了提高管理水平，因此需要结合实际情况，以强化管理质量与服务水平，提升整体效益为目的进行档案信息化管理；依据归档双轨制的原则进行操作；档案信息化管理旨在实现长久发展，因此需要提高其战略价值与意义；档案信息化管理中，要实用性作为基本的原则；档案信息化管理能够对档案信息进行科学有效的储存，必须要坚持这一原则不动摇。

3、完善档案信息化管理制度建立

档案信息化管理工作的顺利推进需要有完善的管理制度作为保障，满足企业发展的实际需要，并不只是简单地保存纸张。所以必须要提高对档案信息化管理的重视程度，明确档案信息化管理的重要意义，给予档案信息化管理更多的知识与鼓励，使其获得更好的发展。同时，档案管理人员也需要明确企业自身发展的形势以及规划，完善档案管理制度的建立，使信息化管理能够更加规范的推进。结合信息化建设的趋势，对具体的操作规定进行完善，制定档案管理人员价差、考核方法等，使档案信息化管理实现理想的效果。

4、开发利用科学有效的档案信息化软件

当前市场上的档案管理软件种类繁多，但是很多企业单位对于档案软件系统开发的规划不足，使得档案信息化软件无法发挥出实际的作用。比如在软件系统相同的情况下，由于计算机型号不同，硬件运行环境不同以及档案信息分类编码不同，软件系统在有些单位可以正常运行，有些则不行，加之技术上的辅助不足，缺少系统化的管理，使得档案信息的交流受到了限制，对于档案信息化管理建设是极为不利的。所以档案信息化管理建设必须要有完善的、相配套的档案管理软件，从而使档案管理自动化效果顺利实现。档案数据信息一次录入之后能够反复使用，并且档案部门内部能够对档案信息数据进行共享。将数据录入之后，还可以利用档案管理软件对案卷、卷内目录等进行打印[4]，能够对档案信息自动统计并生成报表，在分类查询、模糊查询等方式下找到需要的档案信息，也能够为档案信息的查借阅提供便利。

5、努力强化档案管理人员的水平

档案信息化管理效果的实现离不开档案管理人员的努力，为此必须要努力强化档案管理人员的素质水平，强化其责任意识与信息操作水平。当前档案管理队伍老龄化严重，人员素质水平不同，对于现代化的技术手段认识不足，应用能力差，还有些兼职的情况，使得档案管理人员没有时间和精力研究业务，这对于档案信息化管理的推进发展是极为不利的。所以必须要努力改变这种情况，积极开展岗位培训，并提高待遇，使档案管理人员能够安心努力的工作[5]。同时完善档案信息化管理的目标规划，并明确档案管理人员培养的计划。同时努力档案管理人员积极利用现代化的信息技术手段钻研档案管理工作，使檔案信息化管理实现规范化、科学化、现代化发展。

三、结束语

总而言之，当前社会信息化水平逐步提高，档案管理也开始积极使用信息化的技术手段，朝着科学化、现代化的方向发展，满足时代发展需要。要实现理想的档案信息化管理效果，就必须要从多个方面入手，采取有效的措施方法，为档案信息化管理鉴定坚实的基础，使其能够更好的发展进步，将档案资料的优质作用与价值充分发挥出来，为推进各行业的发展服务，促使社会获得好的进步。

参考文献

[1]柳淳萍.探究档案管理的发展趋势——档案信息化[J].黑龙江档案，2017（06）：84.

[2]林晓芳.浅析事业单位档案信息化管理的重要性[J].农场经济管理，2017（07）：59-60.

[3]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017（01）：17-18.

[4]崔驰.档案信息化在医院管理中的重要意义及提升策略[J].办公室业务，2016（17）：149.

[5]赵晓蕾.探寻企业档案信息化管理的重要意义研究[J].价值工程，2014，33（27）：176-177.