事业单位档案管理信息化的建设方法探讨

陈玥彤

【摘要】事业单位档案管理信息化建设是优化档案管理模式，提高事业单位档案管理水平和效率，适应现代化发展趋势的必然要求。本文对事业单位档案管理信息化建设进行探讨和研究。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化

事业单位档案管理信息化建設能够在很大程度上提高档案管理工作效率和质量，提高资源共享性，在一定程度上减少人力成本，档案管理信息化建设是时代发展下的必然产物，相关部门要加强对档案管理信息系统的研究开发，从而提高事业单位档案管理工作效率，节省时间成本和人力成本。

一、事业单位档案管理工作的特点

（一）事业单位档案管理工作既是政治性工作，又是专业性工作。首先，事业单位档案管理工作与国家相关政策、方针紧密联系，档案信息的收集整理、处理利用等都需要在特定的政策指导下进行，相关工作人员需要牢记自己的政治使命。其次，事业单位档案管理工作具有自身独特的管理方法和运行程序，具有较强的专业性。

（二）事业单位档案包含了各个领域社会活动的重要信息。事业单位档案信息涵盖了教育、文化等多个领域，记载了各个领域社会活动的基础信息和其他重要信息，这些档案信息能够为提高国家核心竞争力、提高国民健康水平等提供重要依据，为国家发展和决策提供信息支持。

（三）事业单位档案管理工作既是服务性工作，又是保密性工作。事业单位工作的基础性内容也是重要内容便是服务大众，档案管理是事业单位服务功能的基础，因此事业单位档案管理工作具有较强的服务性，另外，事业单位档案的机密性决定了档案管理工作的保密性，事业单位档案中有关政治、学术研究等方面的信息大多是需要保密的，因此，事业单位档案管理工作具有较强的保密性。

二、事业单位档案管理工作的要求

（一）积极维护档案信息的真实性和完整性。事业单位档案信息是各机关、各部门正常运转的信息基础，档案信息的完整性和真实性对于事业单位工作决策和正常开展有着重要作用，因此档案管理人员必须积极维护档案信息的真实性和完整性，为事业单位完成服务使命和政治使命提供重要依据。

（二）严格遵守相关保密制度。事业单位档案信息有的属于国家机密，有的属于个人隐私，具有很强的保密性，因此，事业单位档案管理工作人员要严格遵守相关保密制度，严守机密，保护档案信息安全。

（三）具有较强的服务意识。事业单位档案管理工作具有较强的服务性，因此，档案管理工作人员要具有较高的服务意识，坚持以人为本的原则，坚持构建社会主义和谐社会的政治目标，积极为群众提供优质服务，从而在一定程度上提高事业单位的社会服务水平和质量。

三、事业单位档案管理信息化的重要意义

（一）便于永久保存档案信息。纸质档案容易受到季节、环境、湿度的影响，容易出现发霉、泛黄等现象，长期保存难度较大，一旦出现上述情况，需要的重要信息极易丢失，且纸质档案使用和查询十分不方便，事业单位档案管理信息化能够将档案信息存储于磁盘中，不会受到季节、环境等的影响，较容易实现长久保存。

（二）便于档案信息的使用和查询。传统模式的事业单位档案管理使用和查询程序繁杂，且纸质档案易老化，档案信息利用和查询效率低下，事业单位档案管理信息化能够有效简化档案信息使用和查询流程，提高信息共享性，提高档案信息使用和查询效率。

（三）便于档案信息整理和整合。传统的纸质档案纸张数量巨大，且档案管理程序繁琐，档案信息整合效率不高，档案管理的信息化能够使得传统的人工录入方式转化为电子录入，大大节省了档案管理人员的时间成本，推动了事业单位的建设发展。

四、当前使用单位档案管理存在的问题

（一）事业单位档案管理信息化平台更新速度较慢。当前我国事业单位虽然已经建立了较为完整的档案管理信息系统，但在实际工作中仅仅是作为一种基础性工具存在着，相关人员对其重视程度不高，因此档案管理信息化系统配置更新速度较慢，无法及时更新档案信息，对于事业单位日常工作的开展有着一定的影响。

（二）当前事业单位档案管理信息化建设资金和技术人员不足。现在的社会是一个高速发展的社会，科技发达，信息流通快，在大数据时代的召唤下，搭建事业单位档案管理数字化信息平台是必然要求，而这一平台在我国已经开始使用和探索，但我国的档案信息量巨大，档案经过数字化处理形成电子信息储存在系统中的过程需要高等级的专业机器设备，这对于资金的要求同样是巨大的，同时，随着经济的发展，各类档案数量急剧增加，更不用说实现信息数字化的仅是一部分城市，现有的档案管理工作人员数量和技术水平并不能满足搭建数字化信息平台的要求，这也是实现事业单位档案管理数字信息化需要解决的重要问题。

（三）事业单位档案管理人员整体素质有待加强。当前我国事业单位部分工作人员的整体素质不能满足现代化社会发展的需要，如计算机操作不熟练、专业知识储备不足等，另外，少部分事业单位档案管理人员存在工作态度散漫的现象，服务意识有待加强。

（四）部分设备较为落后。信息设备是事（下转第82页）（上接第77页）业单位档案管理信息化建设的前提条件，但一些事业单位的信息设备较为陈旧，难以实现信息设备的先进性，无法为档案管理信息化建设提供有力保障。

五、事业单位档案管理信息化建设策略

（一）要加大在计算机管理以及新型的存贮技术的投资力度。实现事业单位档案信息数字化需要高效的计算机管理以及新型的存贮技术，因此，国家需要加大在这方面的投资力度，引进高端机器设备，同时国家自身的研究创造也需要深入推进，唯有事业单位档案信息实现数字化管理，才能够为群众查阅相关信息提供更加全面、迅速、准确的信息服务，也能为事业单位档案信息的存档提供更加安全有效的保障。

（二）加大事业单位档案管理人员的培训力度，拓宽他们的知识层面。目前我国的事业单位档案管理部分仍旧采用传统的管理模式，这种长时间单一、枯燥的工作方式，束缚了档案管理人员的思想，使得他们仅仅局限于传统的对档案管理的思想和方式，缺乏创新精神和求知欲望，档案管理工作缺乏生机和活力。想要从根本上解决这个问题，就需要对事业单位档案管理人员进行专业性的培训，使他们的知识理解层面跟上时代发展的脚步，提高计算机技术等相关技术能力，同时培养他们的创新意识，调动他们的积极性，用最大的热情投入工作中，服务群众，同时，国家还可以从外部引进高科技尖端人才，进一步优化事业单位档案管理人员队伍，提高档案管理人员的综合素质，从而不断提升事业单位档案管理的效率和水平。

（三）建立良好的事业单位档案管理运行机制。事业单位档案管理部门要加强制度建设，完善登记、考核、评估等制度，定期对档案管理人员进行考核和评估，奖罚分明，对事业单位档案加以控制和积累，与此同时，事业单位档案管理部门可以对管理人员提出一些新的要求，引导他们进行思考和研究，在档案管理部门内部形成积极进取且富有创造性的学习氛围，从而充分调动管理人员的工作热情，提高工作效率，达到规范化管理的目标。

六、结束语

总而言之，事业单位档案管理信息化建设是时代发展背景下的必然举措，档案管理信息化建设能够高效整合事业单位档案信息，提高档案管理效率，提高事业单位服务功能，因此要加大档案管理信息系统研发力度，加大相关人员的培训力度，促进事业单位的发展和进步。

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