高校后勤档案的管理问题及对策研究

摘 要：高校后勤档案工作是高校各项建设和运维的直接信息源，它在高校后勤管理中起着非常重要的作用。近年来，随着高校后勤社会化改革的不断发展，我国高校后勤档案管理取得了很大成绩，也出现了一些新的问题。本文将从多个角度对这些存在的问题进行研究，并提出相应的对策和建议，以期让档案管理工作在高校后勤工作中发挥更大作用，真正促进大学档案管理水平的提升，为高校工作提供更强有力的后勤保障。

关键词：高校；档案管理；现状；对策

高校后勤档案的管理工作是高校后勤工作发展的重要基础，为高校管理者做出正确决策，保障学校各项工作的正常运行都提供了重要依据。比如说它可以发挥在高校后勤管理和维修保障中的重要作用，通过这些最原始、完整的后勤档案，为全校的综合管理和维护，如供水、供电、取暖、排污、排水系统提供重要的依据，如果这些后勤档案不完整或遗漏，后勤管理和维修支持将很难实施。再比如档案也是对高校师生进行历史教育的重要载体。后勤档案记录了高校自身发展的缩影。比如华北理工大学就经历了很多次的更名和合并，这些学校所发生的翻天覆地的变化，在后勤档案中就十分清晰和集中，而利用后勤档案加强师生对学校的校史教育，对于提高师生的感性认识，鼓励人们保持艰苦奋斗的优良传统，增强师生对学校的情感都有着非常重要的作用。

由此我们可见高校后勤档案管理工作的重要性，但是，随着社会的发展，当前的高校后勤档案工作也存在一定的问题。

一、高校后勤档案管理中的几个存在问题

第一，就档案管理队伍而言，后勤档案管理员许多是兼职的，基本上没有定期的业务培训，而且工作也不固定，频繁调动，造成很多员工的档案概念不明确，档案管理意识不浓厚，档案业务不熟悉，对收集、整理等档案工作的认识不深，自我工作价值的认同度不高，甚至会造成重要文件和材料的遗失，在影响工作开展的同时也会造成不可估量的损失。由此可见，档案管理人员的工作职责和专业培训必须引起后勤部门领导的重视，并尽快纳入档案管理的议事日程。第二，就工作理念而言，没有能够适应最新形势进行一些转变。当前，高校后勤部门档案工作的现状主要是重收集、轻利用和宣传，基本上就是把档案放到库房里，迎接检查也好，丰富储藏也好，以供查阅也好，但终归还是不能做到充分利用后勤档案。第三，就档案制度而言，存在不健全、不完善的问题。许多高校后勤档案管理没有相关的归档程序，制度不健全导致档案工作无章可循，处于随意状态，档案未及时转送，逾期未及时清理等问题不时存在，在整个的档案收集、分类、整理和归纳过程中的制度落实也不全面和坚定，说明了整个的高校档案管理不能达到规范化和科学化的水平。

二、高校后勤管理工作的对策建议

为了提高后勤档案管理水平，高校必须从多方面采取措施，建立全面、多层次的后勤服务体系。

首先，我们要从理念上转变，正视当前存在的问题，分析问题产生的原因，积极寻求解决问题的措施。特别要打破重储存轻利用的思想桎梏，主动发挥后勤档案的保障性作用。

其次，我们要在具体措施上发力，一是要建章立制，加强档案管理制度建设，根据后勤工作的特点及各类档案的形成规律制定出一套系统科学的管理制度，明确档案员的管理职责，完善归档程序，确定归档范围、时间和保存期限，努力做到档案门类齐全，分类清楚，案卷摆放有序，归档率、准确率符合标准，使得整个的档案工作有章可查，有制可循。二是要加强培训，提高档案管理工作人员的业务素质。档案工作是一门管理科学，特别是在科技飞速发展的今天，档案管理需要更多的具有较高专业技能的人才，这些人员除了具备良好的政治素养外还应有很强的业务能力素质，这就要求我们在最初严格检查和选拔具有一定水平的人员来承担档案管理工作的基础上加强对已有人员的培训工作。比如说，要培养他们无私奉献的工作精神和认真、严谨的工作态度，使他们树立起高度的事业心与责任感；其次，要定期对后勤档案管理人员开展专业技能的培训，加强他们对档案管理专业知识的学习，使他们具备扎实的业务基础和过硬的业务能力，并且能够熟练运用档案管理的新技术和新管理方法，不断提高业务水平，确保后勤档案管理工作的有序性和完整性。另外，要在培訓过程中完善评价机制，对工作人员的服务态度和工作能力进行公平合理的评价，制定有效的激励政策，激发其工作积极性，以便更好地为后勤工作服务，为教学、科研服务。三是推进后勤档案管理的信息化建设。信息化是当前各行各业大势所趋，在信息化时代，高校后勤档案工作必须以信息化为导向，利用信息技术改造传统的后勤工作，实现后勤管理、检索和利用的信息化、网络化。比如说应用计算机技术对高校后勤档案日常管理工作进行收集、整理、识别、保存和统计，实行文献一体化管理，构建后勤信息数据库，加快后勤档案管理信息化和现代化步伐。

最后，我们要加强组织领导，确保各项举措落地生根。比如说要注重建立专业化管理队伍，优化领导班子，毕竟后勤档案管理工作十分复杂，单一的专业领导难以满足管理工作的需要，需要更多的专业管理人员。另外要以监督促落实，完善监督审查机制，定期进行相关的档案管理规范化、科学化的检查工作，针对建章立制、制度实行等现实情况作出专项督导，以督导抓落实，抓规范。特别是针对后勤的财务档案工作，更要通过会计核算和定期抽查，严格监督财务工作，全面跟踪财务收入、分配和支出情况，及时分析总结，提高财务管理水平，确保资金的合理有效正确使用。

参考文献：

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作者简介：宋思思（1974—），女，河北唐山人。