浅析高校档案信息化建设存在的问题及策略

刘思琼

摘要信息技术的迅速发展和广泛应用，给档案管理工作带来了机遇和挑战。传统的档案管理模式已难以适应形势要求，改革档案管理的机制与手段，加快档案信息化建设进程已成为当前档案管理工作的重要课题。本文首先阐述了档案信息化建设的优势和必要性，其次分析了在进行檔案的信息化建设中存在的问题，并且提出了加强档案信息化管理的策略。

关键词档案信息化建设问题对策

中图分类号：G647.24 文献标识码：A

计算机与互联网技术的发展，为档案信息化建设提供了良好的技术支撑。作为一种传递信息、交流情况、商洽工作的重要途径，档案工作在学校的众多工作中显得尤为重要。为了适应信息时代发展的新要求，各学校要全面的理解档案信息化建设的基本内涵，明确自己在档案信息化建设中所面临的问题，进而制定出多角度多层次的，可以加强档案信息化建设进程的有效策略。

1档案信息化建设的概述

1.1档案信息化管理的优势

随着我国信息技术的发展，计算机在各种领域得到广泛应用，利用计算机对学校档案进行管理已经是时代的必然。针对传统档案管理存在的不足，提出建立现代化学校档案管理系统有着重要的意义。目前，信息化管理的现代师生档案管理系统不仅能够迅速处理和存储信息，而且还可以随时查阅，进而大大节省了人力，降低了档案管理的成本，使得档案管理工作的效率得到提升。档案管理系统的存储容量很大，可以对历届学生的档案通过电脑文字处理软件进行存储和分类，进而方便今后的查阅和运用。在信息技术日新月异地向前发展的今天，世界各国都把信息使用放在重要位置上，师生的档案工作也不例外，在档案管理工作中，网络技术和办公自动化的运用越来越普及。

1.2档案管理信息化的必要性

目前，档案管理信息化的建设是很必要的，主要体现在以下两个方面：一方面，有利于档案的长期保存，减少纸质资源的浪费。传统的纸质档案存放时间久了，有可能损坏、霉变、老化等，而这种无纸化的流转，既避免了传统纸质传递带来的一些问题，也大大减少纸质资源的浪费。另一方面，有利于资源共享，提高档案管理的工作效率。可以把学院各个部门的信息资源及各种渠道的纸质档案通过统一的信息化管理系统整合起来，实现信息共享。档案查询者可以通过网络对信息资源进行检索查询，节省人力物力，加快文书的流动性，提高文书的利用率，提高工作效率。

2档案信息化建设存在的问题

2.1对档案信息化建设的认识不到位

随着信息技术的不断发展，尤其是信息技术在高校的广泛应用，使学校的档案建设工作日新月异，并由传统单一的纸质实物档案管理向现代化的电子信息档案管理转型。但是，目前还是有很多的档案管理者没有全面认识档案的信息化管理工作，还是在运用传统的档案管理模式，没有跟上时代的脚步。并且很多学校的档案管理信息化建设一直没有得到充分的重视和支持，没有意识到档案管理部门对于学校的教学、科研和人事管理工作的重要性。

2.2档案信息化基础设施配置不够完善

档案信息化基础设施中，硬件设施主要包括计算机、打印机、复印机等，软件设施包括档案信息数据库，档案信息处理系统及相关软件和程序等，这些软硬件设施是档案信息化建设能够开展的必备条件与基础。目前，各学校设置的档案管理信息化的基础设施和配置水平不够高，需要进一步完善。部分学校只是为档案部门购买了几台电脑，而有的学校档案部门则没有经过分析和研究学校档案管理的规模就购买了很多软硬件设备设施，造成了财力和资源的浪费。因此，在推进档案信息化建设过程中，首先要科学合理的规划设备配置的规模和数量。

2.3信息化系统安全保障体系待完善

档案管理信息化过程中，产生了大量的电子文件，这些电子文件本身除了方便流转和共享的优点外，同时也有缺点，比如，文件内容容易修改、复制、删除等，这就使得一些机密文件可能会出现外泄或损毁。当信息化系统遭到黑客攻击或是电脑中毒的时候，这些电子文件就有被篡改，进而影响到档案资料的安全。所以建立一套完善的安全保障体系是十分必要的。

3推动档案信息化建设的策略

3.1强化档案信息化建设的意识

在高等教育现代化进程中，档案信息化建设工作占据十分重要的地位，同时是提升教育质量的保障。因此，提高档案管理信息化建设的意识，树立先进的现代化档案管理理念至关重要。学校领导需要关注档案部门的工作，为档案信息化建设作出科学合理的发展规划与布局，在资金和政策方面加强对档案信息化建设工作的支持。

3.2建立档案管理信息化系统安全保障体系

为了保障档案管理信息化系统的安全，学院要做好安全技术的推广，提高管理者的安全意识。第一，在内网和外网之间，设置物理隔离，隐蔽IP地址，设置有认证机制的防火墙，保障内外网信息的隔离，防止信息化系统受到攻击；第二，管理者要做好权限的控制，避免机密文件的泄露，按要求做好保密工作；第三，要做好硬件设备的更新和维护，定期检查设备，避免因为设备的老化或是毁坏而影响到档案的保存。

3.3加强档案信息化标准和规范建设

在现代网络环境下，档案管理的标准和规范是非常重要的，同时也是档案信息化建设的重要基础工作。如果档案数据标准不统一，会对数据的采集、加工、保存及以后的信息共享带来问题，为此教育部制定了《教育管理信息化标准》加以保障。

4结束语

对于学校档案工作理念及传统的工作模式来说，档案信息化建设的实施是一场彻底的改革，在计算机普及与办公自动化实现的基础上，学校各部门大量的纸质版文件逐步过渡为电子文件，档案的形式也由单一的纸质文件向电子文件、光盘、磁盘等作为信息存储载体的机读档案过渡。因此，为了保证档案信息化建设的顺利进行，学校需要从多方面入手，对信息化过程中所出现的问题制定出相应的应对策略，在工作中积极与其它业务部门进行沟通交流，把档案馆建设成为学校的信息资源共享中心。

参考文献

[1]林燕卿.高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例[J].江西电力职业技术学院学报,2017,30(01):48-50.

[2]郎振红.高校档案信息化建设的思考与策略[J].职业技术,2016,15(08):36-37.