简述事业单位档案管理社会化问题

何艳

摘要： 事业单位档案管理存在的问题主要有：基础设施不完善、管理人员素质差，相关规章制度不完善，单位领导不重视。加强事业单位档案的社会化管理，需要从这几个方面着手：政府部门应加强对档案管理的监督力度，提高事业单位档案管理人员的专业素养，重视档案管理的科技化。

关键词： 事业单位；档案；社会化管理

在全球信息化飞速发展的时代，档案管理面临着巨大的考验。档案是个人信息的载体，关系着个人的发展。如何在网络化、社会化的今天做好档案管理工作，是每个事业单位都要面对的问题。事业单位是社会企业的领头羊，是服务群众的基础力量，事业单位档案管理的问题也是大多数企业所面临的问题。随着当代科学技术、信息技术、互联网的迅速发展，事业单位档案管理工作的严密性以及科学性受到了巨大挑战。我国事业单位传统的档案管理方式主要是通过人工记录，以纸质媒介作为主要载体。随着现代化社会建设的加快，传统的档案管理方式已不能满足当前的需要。档案管理作为事业单位选拔人才、考核人才以及开展工作的基础，加快事业单位档案管理社会化已成为当代社会不可阻挡的发展趋势。

一、档案信息化对于事业单位档案信息化管理的重要性

在档案储存中，信息化能够有效的提高工作的效率。我国大部分的事业单位存在的时间都较长，因此其管理机制一般比较古老。在档案储存中，一般会采取最为传统的人工整理，纸质记录的方式。虽然这种方式能够很好的确保信息的准确性，但是却会大大的增加工作量，而且纸质文件特别不容易保存，需要增加保存的成本。而档案管理信息化的建设却很好的弥补了这个问题，只需要建立一个相对较大的信息库，就能将这些资料快速的储存在其中，而且通过检索栏目可以很快的将档案调出来，在增加档案和整理档案的时候，都能够更加的轻松。相比于传统的人工查询的方式，要方便太多。尤其是在信息查询的时候，不会对资料造成损害。纸质的文件则会因为翻阅的次数，而造成一定的磨损，久而久之就容易导致资料的缺失。而且信息录入的速度也远远超过人工记录的速度，能够大大的增加人事处理的效率。

二、事业单位档案管理中存在的问题

1、基础设施不完善、管理人员素质差

当前，在我国大多数事业单位中，档案管理仍采用传统的纸张保管模式，没有及时引进档案自动化管理设备。在事业单位管理体制中，对于档案管理部门工作人员的专业技能和自身素质并没有提出明确的要求和考核，档案管理人员没有档案管理自动化的工作经验与知识储备，对于现代化科技水平和信息技术了解不多，这就难以实现档案管理的科学化、现代化。

2、相关规章制度不完善

由于事业单位长期以来缺乏对档案管理制度的建立与改革工作，加之管理人员对于档案管理自动化、科学化、社会化不重视，导致事业单位档案管理工作存在懒散、落后的现象，无法跟上时代发展的步伐。

3、单位领导不重视

事业单位每一个部门的工作都需要事业单位管理人员的统一领导与调控，我国当前的事业单位中管理人员大多注重业绩的考核，过于追求经济利益或文化效应，从而忽视对管理部门的管理工作。档案管理部门工作人员工作态度消极，抱着事业单位即铁饭碗的信念，长期以来缺乏工作热情和创新精神，对工作敷衍了事，事业单位的员工档案并没有得到及时的更新和处理。

三、如何加强事业单位档案的社会化管理

1.改变档案管理人员专业水平不够的情况

档案管理人员水平不够也是一种常见现象。这种现象主要解决方法在于进行全面培训，其中主要培训内容有两点：第一点是强化档案管理人员信息技术能力。当前来看，最大问题在于档案管理人员本身没有足够信息技术能力，因此在正常事业单位档案信息化建设过程中，所起到作用较小。这需要全面改善。第二点是强化档案管理人员个人素质，档案管理是一项细致的工作，因此，档案管理人员个人素质也是核心锻炼内容，这样才能促进事业单位更好进行档案管理工作牌。

2.改变档案管理设备落后的情况

档案管理设备落后是一个常见现象，其主要是没有足够的信息化设备。这就需要学校做好两个方面的准备：首先是加大对档案管理部门的资金投入。一直以来，事业单位都不重视档案管理工作，从而导致大部分事业单位档案管理工作都陷入困境之中，这是因为档案管理部门资金较少，工作人员积极性不高，从而造成的。其次是设立档案管理信息化建设专项资金，这样才能确保档案管理信息化设备能快速购买，从而满足信息化档案管理工作需求，提升档案管理工作质量。

3.改变管理人员离职后档案管理工作效果不佳的情况

在事业单位档案管理人员交接工作中，也必须要制定相应的规范制度，如果出现管理人员离职，则首先应该完成交接工作。同时对于离职人员也必须留下自己联系方式，一旦档案管理工作中出现问题，则可以让单位立即和当事人保持联系，对于提高事业单位档案管理质量具有重要作用。而在具体工作中，每个人所管理的部分都要记录在暗，这样在档案出现了问题的时候，能够将责任落实到人头上去。既能分清责任，也能夠帮助技术部门快速的解决问题。尤其是在一些重要档案的管理中，更是要一份档案对应一个人，既要保证档案的保密性，又要保证档案的安全性。

4.改变不能及时进行档案内容更新的情况

想要保证档案内容更新机制，那么主要任务就在于能够建设一套完整的档案信息化工作流程，确保档案管理人员媒体都有具体的工作可以完成，这样才能保证档案信息化工作更好的完成，从而确保电子档案能够做到实时更新。这样才能保证事业单位档案管理工作更好的进行，提升事业单位档案管理水平，促进学校发展。

三、小结

与其它先进国家相比，我国事业单位的档案管理工作还需要进行大量的实践与探索。只有加强事业单位档案管理工作的安全性和科学性，才能有效带动事业单位的工作效率，进一步为我国社会主义现代化建设事业服务。由事业单位档案管理现实状况入手，探讨实践管理中存在的问题并制定科学对策，具有重要的实践意义。

参考文献

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（作者单位：吉林省梨树县城镇绿化管理中心）