哈尔滨工程大学基于BPM的人力资源信息化系统研究与设计

文/曲英涛

哈尔滨工程大学

随着学校师资队伍建设、人事制度改革的不断深化，学校各级领导、教职工对于人力资源管理服务工作的认识也在不断转变。为加强学校人事工作信息化、规范化、制度化建设，哈尔滨工程大学基于开放式流程平台建设了新一代的人力资源信息化系统。目标是建成一个完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠的人力资源管理与服务系统，集安全性、实用性、便捷性于一体，通过该系统实现学校人力资源信息的集成化、智能化、网络化和数字化。同时加强信息共享和提高资源的优化利用，提高人力资源管理、服务、决策监控和共享水平。

人力资源信息化面临的问题

人力资源管理是高校各项管理工作的重心，多年来哈尔滨工程大学始终高度重视人事信息化建设工作，分别于2004年和2007年建设了两版人事信息化系统，但人事系统主要作为人事基础信息数据库在使用，还无法体现业务协同，信息共享等先进的信息化管理手段，具体表现为三个方面：

1.系统功能单一

多年来的人事信息系统的开发与建设，在一定程度上能够满足人事日常工作的基本需要，但与学校数字化、信息化建设目标相差甚远。系统功能单一，仅能实现基本信息中有限字段的录入与查询、导出，无法增减字段、无法进行多岗位录入与查询；未实现流程化的网上办公功能等等。

2.数据信息孤立

目前，人员基本信息数据主要集中在人事管理系统中，还有一定程度的数据以word或excel等形式存在于相关业务科室。由于管理系统没有实现与外部对接，大量与数据相关的工作仍然通过office办公软件来进行传递，因此，大量数据在底层无法实现流动和共享，在上层使用人工流转的过程中会出现数据流转速度慢，导致办公效率低、浪费资源等现象。

3.服务功能不足

目前系统只能为相关业务部门或教职工提供有限的信息查询服务。从信息化建设的角度出发，借助人力资源管理信息系统平台，为学校各部门提供快速查询、分析与预测等功能的服务，同时，人事信息系统还能成为学校与教职工联系的纽带，为教职工提供及时有效的信息、个性化服务等功能。

4.决策功能缺乏

人力资源信息是高校的重要资源，同时也是高校人才资源科学合理配置的重要依据。建立准确、高效的人事管理信息系统，可以客观、准确地反映出各单位的教职工队伍的实际情况及动态变化，为师资队伍长远规划提供准确的决策依据。通过人力资源信息化系统的建设才能提升人力资源管理服务工作质量，才能为校领导的科学化决策提供重要的依据，才能准确地制定学校人才发展战略。

人力资源信息化建设理念

人力资源信息化建设的总体目标要贯彻“以科学发展观统领，加强队伍建设；以岗位管理为核心，创新制度体系；以决策参谋为重点，科学系统规划；以服务教师为根本，提高质量效率”的人力资源管理服务理念，服务于学校长远规划和战略目标，服务于教职工职业发展规划，科学统筹机构编制、岗位设置、聘用管理、动态配置、合同管理、绩效考核、岗位晋升、薪酬管理、离职退休、公共服务、科学决策的人力资源管理模式，以资源消耗最小化获得管理效益最大化。

1.打造全方位服务平台，提高管理服务质量

人力资源管理必须从被动的事务管理向主动的人力资源开发及服务进行转变，从而更好地营造和谐的发展环境，人力资源信息化建设就是实现这一目标的必由之路。运用现代信息化手段集成人力资源处相关业务，全面服务于教职工，集成教师个人各类相关信息，人事基础数据有条件地全面开放，免除教职工反复填表的困惑，打造一个全方位的人力资源服务平台，全面提高人力资源管理服务质量。

2.基于开放式流程平台，提高管理服务效率

以工作流概念创建开放式的系统平台，涵盖人力资源管理服务业务的全过程，如各类人员招聘管理、校内调动管理、岗位管理、高层次人才管理、合同管理、绩效考核管理、职称职级晋升管理、培养培训管理、薪酬管理、博士后管理、离职管理等方面，而且可承载其他部门相关职能业务，如组织机构管理、党组织管理、离退休管理等，并且各流程及字段可根据工作需要不断进行调整，最大程度地提高人力资源处管理服务效率。

3.搭建大数据基础平台，夯实管理服务基础

人力资源信息化建设的目标是借助信息技术实现人力资源管理服务的规范化、制度化，提高人力资源管理服务水平、质量、效率和决策能力。搭建一个准确、时效的人事大数据基础平台，同时集成其他部门所有信息数据，不仅能承载着人力资源信息化系统平台的有效运转，更重要是能为学校其他信息化工作提供时效、准确、强有力的数据基础，为学校各部门决策提供数据支持，为教职工职业发展提供数据帮助，夯实学校各项管理服务工作基础。

4.构建深挖掘信息平台，提升决策支持能力

人力资源信息化系统要构建一个可挖掘的信息共享平台，保障学校各部门与人事数据往来的准确性和及时性，从而提升管理服务水平，降低业务成本，可对数据进行横向和纵向的比较、分析以及预测等等。通过深层次挖掘人力资本价值为学校职能部门更有效的制定发展规划、规章制度提供基础，为学校发展战略及人力资源管理制度体系的改革实践，提供准确的数据分析与预测，为各级领导决策提供数据支持。

流程驱动的理念

经过十几年以上的信息化建设，大部分高校都积累了很多校务管理信息系统，但大部分存在难以应对频繁的需求变更以及系统维护困难的问题。

随着一站式服务平台/一站式办事大厅等理念的不断成熟和大范围应用，对传统的管理信息系统（MIS）的功能进行分解的做法得到了普遍认可。基于服务与管理分离，流程与数据分离的理念，将面向用户的服务流程从MIS系统中抽取出来移植到标准的BPM层中，形成统一的一站式流程服务平台，有效提升了信息系统对流程变更的响应,如图1所示。

但在一站式服务的框架下，依然存在如何对已有的MIS系统进行有效、可控的改造这一问题，既能够有效利用已有系统的积累，避免全面的系统重建，又能为新的系统建设做好范本。本文作者基于长期的高校MIS系统建设与应用经验，力图找到一条可复制的有效方法，实现对现有MIS系统进行标准化改造，既实现对BPM技术的有效应用以增强MIS系统面对需求变更的灵活性，又能够降低对现有MIS系统的改造工作量，充分利用已有的系统积累和数据积累，快速提升高校校务管理信息化的水平。

1.可视化流程建模

流程化管理是现代化管理理念的重要成果，流程化管理是现代企业/组织追求高质量、高效率运行的重要手段。流程管理将所有的业务、管理活动都视为一个流程，注重他的连续性，以全流程的观点来取代个别部门或个别活动的观点。基于业务流程再造重构高校信息服务的方式得到了广泛的认可。人事事务中存在大量较为复杂的管理流程和服务流程，而且这些流程将会不断扩展和变更，解决流程的可扩展性和可定制性是项目的难点和重点。

流程设计采用完全基于Web的可视化设计技术。工作流程的开发完全在“云端”进行，即开发者访问部署在用户环境中的InfoPlus私有云服务，即可在浏览器环境中完成所有的开发工作。工作流模型的开发实现了完全可视化，即通过类似Office的拖曳式流程状态模型编辑工具进行流程编辑。流程状态模型包括7个基本元素，通过拖曳式编辑可以形成所有类型的工作流模型。七项基本元素包括：人工交互节点、自动处理节点、外部页面节点、条件判断节点、并行开始节点、并行合并节点、状态迁移动作。

2.业务流程与数据主题的结合

流程和数据是管理信息化最核心的两个关键概念。流程是数据产生的过程，同时也是保障数据质量的重要手段。基于数据的查询、统计、分析、挖掘则是分析、决策的重要依据。

传统的管理信息系统主要面向行政管理人员提供基本业务的资源管理、查询和统计，实现业务流程的管理和控制，为用户提供服务，以及为领导提供的决策分析支撑有限。

流程信息化是数据产生、确认、修正的有效途径，是保障数据质量的过程。基于表单／流程平台的流程开发在实现灵活、高效、可视化的流程设计与建设的同时，应当与后台的数据管理形成清晰、合理的边界。

网上流程负责对支持数据管理对过程，后台系统负责数据的积累、查询、统计、分享、利用等等。

本文将后台系统的数据集定义为一系列数据主题的集合。每一个数据主题为领域数据模型中的一个部分，如教师基本信息、聘用信息、技术职称信息等等，数据主题的建立既可以参照国家教育管理数据标准，又可以根据具体的系统实际情况进行定制。

3.BPM与MIS的对接模式

基于BPM平台开发的业务流程，在与其他业务系统或数据源进行数据交互时，支持多种方式可以供开发人员选择。

BPM平台端采用事件驱动的微服务架构，通过事件触发的机制提供流程级事件、步骤级事件和字段级事件。在流程实例处理过程中，业务流程实例中某一步骤的处理过程中和字段处理过程中的每一个操作动作都能触发不同的事件用来获取所需要的数据。这些事件的触发，通过Webservice或REST中间件调用触发数据。

人力资源信息化建设思路

结合国内高校人力资源信息化建设的先进经验和学校人力资源管理服务工作实际情况，从学校信息化建设整体角度出发，人力资源信息化系统建设的总体思路：“标准化、开放化、安全化、智能化”。标准化指信息系统基础数据按照教育部统一标准要求，同时结合学校实际情况来进行建设，并且学校其他部门的信息化系统基础数据也要标准化，保障各信息化系统在不同管理过程中数据的一致性、进行数据交换时的准确性；开放化指系统按照工作流的思想进行建设，系统可根据需要随意添加字段以及修改整套工作流程，来满足实际业务工作的多样性、复杂性以及可变性，同时，全面对人力资源业务流程进行展示，以更方便用户使用；安全化指系统应提供完备的用户权限管理，明确各级操作对象和权限，杜绝涉密信息上网，保护个人数据私密，并有相应的操作日志记录，数据库构架应该设计和配置合理，保障系统的运行稳定；智能化指系统实现智能化、自动化，尽量减少人工干预，以保证数据的准确性，为学校决策和教职工职业发展提供智能化分析。

基于建设总体思路，以人员从进到出的全生命周期管理为主线，对人力资源管理服务流程进行梳理。具体情况如图1所示。

图1 人力资源业务模块基本流程

人力资源信息化系统总体架构设计

人力资源信息化系统建设将由多系统平台、多模块构成，采用模块与数据库相结合的方式建设，并集成于统一的平台，同时对平台配合安全保障体系，系统架构如图2所示。

1.人力资源信息化系统建设应用多层级的结构，每一层级根据建设思想建设本层级的需求，层与层之间和层内部之间尽可能降低耦合性。

2.各层级之间具有良好的相关性和支持性，同时又保障模块之间各自独立，从人员、业务、服务和安全等方面合理规划，确保系统机构适应人力资源业务变更以及持续发展的需要。

3.系统采用开放性、扩展性和适应性原则开发。主要包括基础数据可共享、基础数据字段的可添加，基本业务流程可修改等。

4.人力资源信息化系统将是学校信息化建设的重要组成部分，因此系统必须实现与学校整体信息系统良好的衔接，并为今后学校信息化持续建设预留信息交换接口。通过统一数据接口，实现人力资源业务与其他系统应用的动态管理，减少将来业务发展与系统升级改造的矛盾。

人力资源信息化建设内容

学校人力资源信息化将建成一个完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠的人力资源管理集成平台。平台集成安全性、实用性、便捷性、高效性于一体，通过该系统实现学校人力资源信息的集成化、智能化、网络化和数字化 。同时加强信息共享和提高资源的优化利用，提高人力资源管理、服务、决策监控和共享水平。服务方面，系统实现个人信息查询、业务网上办理、事项提醒等功能，为教职工提供更加便捷的服务；管理方面，系统实现招聘管理、高层次人才管理、薪酬管理、培养培训管理、人事档案管理、职称职级晋升管理、博士后管理、离职管理、离退休管理等功能，提高人力资源管理人员管理效率；决策监控方面，系统实现信息汇总、分析、预测，各类报表生成、打印，同时具有各类人员信息指标监控、业务流程监控等功能，为学校领导和各部门提供及时准确的决策支持；共享方面，系统实现稳定、开放和友好的系统信息交互接口，为学校信息化建设提供数据共享和信息平台共享支撑。

图2 人力资源信息化系统总体架构

服务功能

人力资源信息化系统建设为各级管理人员、教职工提供标准化的人力资源信息和业务服务。对于学校，通过系统能够实时掌握人员信息、岗位、职称、考核、工资、培训、离职、退休等各方面的业务数据，服务于学校发展战略目标制定；对于教职工，系统遵循一站式服务的设计理念，提供唯一的服务访问入口，使教师能够获得统一、便捷的服务与支持；对于管理人员，系统以建立高效的信息化管理机制为核心、简化信息维护与流程审批的操作复杂度，通过跨部门的业务集成和数据共享，搭建统一的协同工作平台，加强部门协作，推动人力资源体系建设，实现资源的优化配置。

管理功能

人力资源信息化系统的核心是对人的管理，因此以教职工进校、在校、离校全生命周期管理为主线设计系统功能，人力资源系统整体上应该涵盖人事信息管理、组织机构管理、岗位管理、高层次人才管理、招聘（调动）管理、薪酬管理、培养培训管理、人事档案管理、职称（职级）晋升管理、博士后管理、离职管理、离退休管理、党组织管理等所有与人力资源工作相关的业务功能。通过人力资源信息化的建设，能极大地提高人力资源处各部门办公效率、提升各部门的协作水平、强化责任义务、推广办公信息化理念、完善学校相关应用系统建设和构建保障体系。能够更好的通过信息化建设整合管理权限，使学校管理水平更加高效。

决策监控功能

通过人力资源信息化系统建设，实现为校领导、各部门及教职工提供一站式决策支持管理信息平台，决策功能主要是各类人员信息统计、分析、分类及预测功能，同时根据工作需要按条件制定各类表格。监控功能主要是为管理人员提供监测各类人员信息指标、各业务信息指标的功能，并提供关键数据的深度挖掘，对异常关键指标预警，对相关业务流程进行监控，为学校领导和各部门提供决策支持。通过建立多层次、分权限的审核机制，确保人力资源工作公开化、规范化，增强人力资源管理的延续性和统一性。

共享功能

通过人力资源信息化系统建设，理顺、整合与人力资源相关的各类数据信息，实现人力资源处内部各相关业务之间数据的衔接和流转，同时优化人力资源工作相关的信息资源，将人力资源处与其他部门的数据流进行对接与校对，实现人力资源与其他部门的数据链，并在人力资源信息化系统中对数据关联性进行审核。按照学校数据标准实现数据的规范化、分类化管理，确保数据的完整性、时效性、权威性，保障数据资源共享，为教师、管理部门提供准确、详实的数据信息，为学校宏观规划与决策提供重要依据。

建设成效

哈尔滨工程大学参照智慧校园服务框架概念模型，引入“标准化、开放化、安全化、智能化”建设理念，以工作流概念为基础，建设了开放式、平台化的新一代人力资源信息化系统，涵盖了人力资源管理服务业务的全过程，包括人员招聘管理、校内调动管理、岗位管理、高层次人才管理、合同管理、绩效考核管理、职称职级晋升管理、培养培训管理、薪酬管理、博士后管理、离职管理、党组织管理、离退休管理等方面，涉及教职工基本信息核对、高级职称评聘（教师）、高级职称评聘（其他专技）、高级职称评聘（学术思政教师）、工人技术等级晋级申请、教职工教师资格认定申请、教师招聘、临时人员聘用、新入职教职工报到手续办理、教职工离校、教职工请假申请、教职工离退休、教职工延聘手续办理、教职工年度绩效考核、教职工出国申请、教职工国内进修、教职工因公护照申请、教职工个人数据服务、教职工人事关系证明申请、教职工工资证明申请、教职工人事档案查询申请、博士后进站申请、博士后出站申请、高层次人才引进、在职教职工公积金核算、教职工社保参保申请等30个流程，各业务流程可根据工作需要不断进行调整优化，全面地提高人力资源管理效率及服务水平。