浅谈菜鸟校园驿站的财务管理

何 丽

（威海职业学院，山东威海264200）

菜鸟校园驿站是针对各大高校的智能物流服务网络平台，它在各大高校是以大学生创业的形式，利用菜鸟网络科技有限公司组建的“中国智能物流骨干网”实现代收包裹、自主取件、发件等功能的综合物流生活服务的实体门店。随着菜鸟校园驿站包裹派、发量不断攀升，其经营规模不断扩大，经济利益不断增长，其薄弱的财务管理问题也逐渐突显出来。

一、菜鸟校园驿站财务管理存在的问题

（一）W高校菜鸟驿站介绍

W高校菜鸟驿站于2017年1月1日成立，挂靠在该高校的创新创业园名下，创新创业园为W高校菜鸟驿站免费提供经营场地、提供水电等服务。LX供应链管理有限公司与创新创业园签署合同，为W高校菜鸟驿站负担门店的装饰装修支出；负责提供实际运营用的各种软硬件设施投入；负责大学生创业者的技术培训。合同约定LX供应链管理有限公司有权按照派件每单0.075元的标准向W高校菜鸟驿站收取服务费，期限是五年。大学生创业者负责对W高校菜鸟驿站的日常运营管理和维护。

（二）W高校菜鸟驿站财务管理存在的问题

1.业务不规范

与各大高校的菜鸟驿站一样，W高校菜鸟驿站参与门店服务的人员有四人，其中主要负责人一名，由实习期的学生担任，主要负责发件、代收到付款的服务及其他日常管理工作；其他三名均为勤工俭学的学生，主要负责派件等服务。由于经济业务比较单一，也为了节省人工成本，W高校菜鸟驿站自成立之日起到2017年10月，没有设立独立的财务人员，没有规范的财务制度，所有与各快递公司往来的账目处于混乱的状态，没有进行会计核算。除发件和代收到付款业务通过微信转账或支付宝等方式收款能查到流水外，其他经济业务没有保留相关的原始单据。菜鸟驿站在某一时点的收入、费用和利润均不能清晰计量。

2.资金管理混乱

W高校菜鸟驿站的负责人既担任经营者的角色，又负责收款员的工作。菜鸟驿站的收款业务集中在发件、代收到付款业务上，结算的资金应流入对公银行存款账户中，但由于菜鸟驿站没有开设对公银行存款账户，在近十个月的经营中，所有的资金均通过微信或支付宝存入负责人个人的银行存款账户，造成公私业务不分，资金管理出现严重的问题。

3.往来账目不清

W高校菜鸟驿站与十多家快递公司合作派、发件服务，但因没按各快递公司设立应收账款明细账，再加上与各快递公司派、发件收入结算的标准、时间、方式不同，造成W高校菜鸟驿站近十个月的应收账款与快递公司对账不一致，应收账款回收困难。

二、菜鸟校园驿站的财务管理措施

（一）建立财务管理制度

1.采用代理记账

菜鸟校园驿站属于小型微利企业，应当根据会计核算的要求设置会计人员进行经济业务核算。如果不具备设置条件，根据有关规定，应当委托代理记账业务的中介机构代理记账。

2.加强日常资金管理

针对没有独立结算账户的情况，创新创业园到开户行为W高校菜鸟驿站申请开立对公账户，并将对公账户与微信和支付宝绑定，要求所有的收款业务均通过对公账户收款结算。创新创业园还为菜鸟驿站开通了网上银行业务，网上银行不仅方便网上支付款项，还有利于了出纳人员每日核对银行存款账目，便于日常资金管理。

3.加强原始单据的管理

原始单据是记录经济业务的起点，规范原始单据是财务基础工作的最基本要求。菜鸟校园驿站的各项经济业务均应保留原始单据，当发生代收货款/到付业务时，机打或手写的含有单号、金额等信息的运单可以作为原始凭证；当发件时，客户填写的面单复印联可以作为原始凭证。无法直接取得原始单据的业务，如派件业务，可以通过PC端+无线手持PDA条码扫描器等设备录入的数据与快递公司提供的派件信息核对，核对正确的数据整理成Excel表格，作为原始凭证编制记账凭证入账。

（二）加强财务日常核算管理

1.加强收入管理

W高校菜鸟驿站为学生提供“四通一达”及各小快递公司物流服务，各家快递公司给付W高校菜鸟驿站一定标准的佣金（各家快递公司给付W高校菜鸟驿站的佣金标准如表1所示）。W高校菜鸟驿站的收入主要是派费收入、发件收入等。

表1 各家快递公司给付W高校菜鸟驿站的佣金标准

派费收入。作为包裹配送的最后一个中转站，W高校菜鸟驿站负责将从四面八方快递来的包裹派送给学生，W高校菜鸟驿站向各快递公司按照派件量的规定比例收取派费收入。记录派费收入的难点在于派件量的确定，派件量有两个来源，一是快递公司提供，二是菜鸟驿站通过PC端+无线手持PDA条码扫描器等设备录入的信息，二者数据应该相同，但有时因实际扫描派件面单时扫描不成功，造成菜鸟驿站PC端的数据小于快递公司提供的，这时，财务应按照快递公司提供的派件量核算派费收入，编制记账凭证为，借记“应收账款——各快递公司”科目，贷记“主营业务收入”科目。

发件收入。W高校菜鸟驿站目前只做圆通、顺丰和德邦的发件服务。因W高校规定学生在菜鸟驿站不可以使用现金结算，因此，菜鸟驿站的发件收入均通过微信或支付宝方式存入指定银行存款账户，这时，财务应根据当日银行存款增加的金额及发件面单金额的合计数，核算发件收入，编制记账凭证为，借记“银行存款”科目，贷记“主营业务收入”科目。

2.加强成本、费用及支出管理

W高校菜鸟驿站的各种支出比较多，会计核算时，应根据支出项目归入不同会计科目。如：勤工俭学学生的人工费、电话费、晚间操作费、签出后转出费、改签费、签出后退回费等在发生时应计入“管理费用”科目相应的明细账借方。圆通快递面单费、快递袋子等材料费用因与发件收入相匹配，其支出应计入“主营业务成本”科目借方。没有及时扫签收、虚假签收、投诉罚款、包裹被盗损失等在发生时应计入“营业外支出”科目借方。通过网银支付款项的手续费、短信费、网银年费等应在发生时计入“财务费用”科目借方。

3.加强应收款项管理

为了详细记录与各个快递公司的往来款项，加强应收款项管理，W高校菜鸟驿站应按照各快递公司设置“应收账款”明细账，核算与各快递公司发生的往来款项。当发生派费收入时，应计入“应收账款”明细账的借方。当发生代收货款/到付业务时，菜鸟驿站收到的银行存款不用支付给快递公司，而是冲减因派费收入产生的应收账款，计入“应收账款”明细账的贷方。当从圆通公司拿快递面单和快递袋子时，不用支付银行存款，依然冲减因派费收入产生的应收账款，计入“应收账款”明细账的贷方。每月月末，将“应收账款”明细账的发生额与快递公司的往来款项核对，核对无误后，及时催收应收账款。

（三）完善企业内部控制制度

根据2017年6月29日下发的财会〔2017〕21号规定，小企业应该参照《小企业内部控制规范（试行）》的规定，完善企业内部控制制度，确保小企业经营的合法合规性、资金财产的安全性、会计报告信息的真实完整可靠性。

W高校菜鸟驿站的内部控制应该涉及企业的负责人及全体员工，贯穿在经济业务发生的整个过程当中。

第一，当发生经济业务时，菜鸟驿站的经办人随时保留原始凭证，无法直接取得原始凭证的，代理记账的会计人员根据取得的相关数据资料及时填制、整理合规的原始凭证；所有的原始单据均有经办人、菜鸟驿站的负责人、W高校创新创业园负责人的签字。

第二，如果是付款、报销业务，除经办人、菜鸟驿站的负责人、W高校创新创业园负责人的签字外，还有菜鸟驿站配备的会计指导教师审核签字及W高校结算中心的财务负责人签字才可付款、报销。所有的付款业务，均通过创新创业园结算中心统一办理。

第三，只有审核无误的原始凭证才能编制记账凭证。

第四，菜鸟驿站的出纳人员定期到创新创业园结算中心打印银行存款的电子回单，逐笔登记银行存款日记账，同时核对银行存款账实是否相符。

第五，代理记账的会计人员根据审核无误的记账凭证及所附的原始凭证和汇总原始凭证，逐笔登记各种明细分类账。

第六，代理记账的会计人员根据各种记账凭证编制科目汇总表，根据科目汇总表登记总分类账。

第七，月终，证证核对、证账核对、账账核对、账实核对。根据核对无误的总分类账和明细分类账，编制财务会计报告。

第八，建立会计档案，保证会计资料真实完整。