浅析如何提升办公室档案管理效率

陶立

摘 要：办公室档案的完整性和有序性对于高校的发展起到了至关重要的作用，因此很多高校需要专门的人员进行办公室档案管理工作。但是，目前很多企业的办公室档案管理工作效率有待提升，本文通过总结目前办公室档案管理工作效率方面存在的问题，提出促进效率提升的重要途径。

关键词：办公室；档案；管理；效率

前言：对于办公室档案管理来讲，一定要坚持档案管理的完整性以及科学性原则，结合办公室档案管理的实际工作不断完善以及创新，保证办公室档案管理质量基础上，能够真正实现档案管理的价值。档案管理一直是办公室管理中非常重要的内容，需要制定专门的档案管理制度作为管理基础，同时还需要完善办公室档案管理中存在的不足，保证办公室档案管理的安全，制定更加适合办公室管理的方式进行办公室档案管理。

1 办公室档案管理工作效率方面存在的问题

1.1办公室档案管理工作手段较为落后

目前，很多高校仍然采用人工管理档案的传统管理手段，这种管理工作手段较为落后，形成了很多不良后果，主要体现在：第一，没有充分利用信息技术的优势，使得很多档案管理人员虽然耗费大量的精力，但是无法更好地提高办公室档案管理工作效率；第二，没有将信息技术应用到办公室档案管理工作中，很容易造成资料缺失，很多资料在整理过程中会出现错误，无法对资料进行快速备份和恢复，为高校带来较大损失[1]。

1.2办公室档案管理工作人员素质有待提高

对于很多高校来讲，办公室档案管理工作人员的素质还有待提高，在工作中往往展现出很多不足，主要体现在以下几个方面：第一，很多办公室档案管理工作人员，不能熟练利用计算机进行操作，还需要经过较长的时间熟悉和使用计算机，使得办公室档案管理工作无法高效开展；第二，很多办公室档案管理工作人员认为自己进行的是打杂的工作，没有在工作过程中承担起自己应尽的责任，很多工作往往都是拖到最后，极大地降低了办公室档案管理工作的效率[2]。

1.3管理制度不健全

要推动办公室档案管理工作的顺利开展，就必须健全管理制度，制定切实可行的规章条例。档案管理制度主要包括收集机制、档案分类、查阅借阅规定、保管期限、归整规范、介质区分等，可见，从新资料的产生到资料使用周期的结束，档案管理制度贯穿始终。若要完善和健全档案管理制度，相关部门领导必须充分重视档案管理工作，但目前大部分办公室仍未建立单独的档案管理资料室，更缺乏系统、合理的档案管理体制，导致档案管理工作整体效率低下，结构机制混乱。

2 提高办公室档案管理效率的策略

2.1创新管理体制

管理体制是办公室档案管理效率提升的重要保证，只有在一个好的工作体制的管理下，才能进而完善其他方面。我们应当不断完善管理体制，增加管理手段，适当建立赏罚制度来激发工作人员的积极性与创造性，有效对管理体制进行创新，提高档案的利用率，例如通过建立网络档案目录、建立办公室档案服务反馈机制、开发适合本校的档案管理软件系统等方法对办公室档案实现高效管理，以便使其所具有的经济效益与社会效益得到进一步提升，逐步改善档案管理的规范性[3]。

2.2建立办公室档案管理工作的反馈机制

对于很多高校来讲，都需要及时汇报员工的工作，从而使得高校领导者能够了解员工的工作内容，并且对未来的工作内容进行合理规划。因此，在提高办公室档案管理工作效率的过程中，可以建立办公室档案管理工作的反馈机制，为此，可以从以下几点入手：第一，鼓励员工积极反映和反馈工作中的问题，反馈意见的收集人员可以对意见进行整理和汇总，使得高校管理者能够充分参考这些意见，对现有的办公室档案管理工作进行改革[4]；第二，办公室档案管理工作可以根据不同的部门对资料的重视程度等进行分门别类地整理，这不仅仅有利于资料的保存和检索，也可以使办公室档案管理工作人员及时了解资料用途，为不同资料分配不同的整理资源。

2.3提高档案信息管理意识

档案信息管理系统的建立，需要树立全新的管理意识，突破传统档案管理意识中存在的缺陷，充分认识到办公室档案管理的重要性。加强管理意识重视的基础上，还需要投入大量管理资金，为档案信息管理提供保障，奠定坚实基础。档案信息系统建设完善过程中，需要涉及很多信息技术以及设备，因此需要花费大量的资金，所以在资金方面一定要保证充足。例如档案信息管理系统中，包含档案管理系统、档案采集系统以及网上查阅系统，不同档案系统在建设以及完善上包含很多不同，档案管理系统主要职责是对档案材料进行收集、鉴别以及整理、保管等，其包含不同模块，比如说业务管理、系统维护等[5]。档案采集系统主要是将纸质档案归档到数字化档案形式的过程，主要包含目录整理、档案采集、档案审核、系统维护四大功能，需要利用档案软件形式实现档案管理。网络查阅系统主要是根据网络发展作为基础，利用B/S等形式实施查档或是阅档等，从整体上来讲，档案管理信息系统完善需要耗费大量资金，所以在资金方面一定要保证充足。

2.4增强管理者业务素养

相关部门应当组织办公室档案管理人員参加各种各样的专业技能培训，增强他们对办公室档案管理工作的灵活性、准确性、严谨性的认识，并及时了解最新的专业技巧和理论知识。此外，档案管理人员也应当自觉提升自身的专业素养与职业道德水平，更加客观、公正、合理地处理档案信息。同时，办公室档案管理人员要全面系统地了解和把握职位要求，并在此基础上及时改正自身不足，提升自身的工作胜任能力，进而做好本职工作。除此之外，档案管理人员时常会面临工作调动，这就要求档案管理者必须在动态职业环境中，学会处理相关工作关系，并遵守职业道德，严守机密信息。与此同时，办公室档案管理人员还应当提升自身的协调能力，并能够恰当处理人际关系，为档案管理打好基础。

2.5科学设置档案管理组织

相关部门应当设置专门的办公室档案管理岗位，并安排专职人员进行信息录入、收集、修改、归档、核对和更新等工作，以增强档案管理的时效性。除此之外，还应当完善档案管理制度，以授权形式约束借调档案、查阅资料等情况，以便增强档案管理的保密性，防比档案信息外泄。同时，还应当构建一个上卜衔接、及时沟通的档案收集系统，并在此基础上明确档案管理人员、各部门领导的具体职责，确保档案管理的每个环节工作都能够落实到位。此外，还要将档案收集工作渗透到办公室工作程序、岗位职责、工作计划中。各部门负责人也应当支持和帮助档案管理人员顺利开展相关工作，并通过整理、收集和归档，将档案完整、齐全、准时地移交相关部门。

结语：办公室档案管理工作需要根据信息化档案管理系统以及完善的档案管理制度作为基础，才能更好地提高档案管理的质量。并且办公室档案管理工作涉及的方面比较多，所以需要及时听取工作人员意见，逐层进行完善。

参考文献：

[1]李军. 办公室档案管理存在的不足及完善策略[J]. 办公室业务，2017（10）：74.

[2]陈忠琴. 事业单位办公室档案信息化管理合理化路径构建[J]. 人才资源开发，2017（11）：24.

[3]白宇红，侯明. 谈如何提升办公室档案文书管理工作[J]. 办公室业务，2012（03）：113+115.

[4]梁珍，丁宁宁. 浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J]. 办公室业务，2014（23）：205-206.

[5]周宏. 谈如何提升办公室档案文书管理工作[J]. 管理观察，2013（29）：179-180.