职业学校档案管理信息化建设

刘虹

[摘           要]  档案管理是学校进行各项信息的留存和使用的重要的管理项目，随着我国经济的不断发展以及信息化改革的不断提升，提高对档案的管理和利用已经成为提升学校数据库和服务能力的重要手段。职业学校档案管理信息化建设正在逐步落实，旨在帮助职业学校进行信息一体化的檔案管理，提高职业学校档案管理准确性和档案管理的利用率。档案管理对于职业学校来说是一项非常重要的任务，对学生的发展起着重要的作用。随着电子信息的不断改革和进步，学校的档案管理工作必须也要进步。

[关    键   词]  职业学校;档案管理;信息化;建设;策略

[中图分类号]  G712                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2018）35-0296-02

现阶段我国档案管理信息化总体上还存在很多问题，随着学生和教师人数的不断增加，档案管理信息化已经到了十分关键的地步。职业学校必须加强档案网络建设管理力度，不断开发资源，深入了解学校档案管理信息化建设中所存在的问题，改变落后的观念，正确认识到档案管理信息化的重要性，建立档案管理信息化统一的管理标准，让职业学校的档案能够得到统一的处理和分类，提升档案信息的完整性和可靠性。在职业学校档案管理信息化建设的过程中，教师一定要认识到信息化时代所存在的挑战，积极配合管理工作人员，提升专业技能的同时推动职业学校档案管理信息化建设的进程。

一、职业学校档案管理信息化建设的意义

首先，职业学校进行档案管理信息化建设，可以有效记录学校的历史，让更多的学生以及教师亦或者是社会中的大多数人能够对学校的管理有一定的认识;有助于建立和完善学校的基础信息，让职业学校将有价值的信息进行记录和留存。其次，职业学校档案管理信息化可以为学校的师生和政府提供服务，让管理信息得到有效的利用和保存。职业学校档案管理不仅可以完善记录，还可以帮助管理工作人员对人员的基本信息进行了解。在职业学校的实际工作中，利用学校档案为社会和用工单位提供学历证明，进行评优评选，能够起到有效的服务作用。最后，职业学校档案管理信息化可以为学校改革打下数据基础，让学校进行信息化和网络化数据管理，让档案管理的真实性成为学校信息整合的全方位覆盖。职业学校需要把握真实的数据库，对人员的流动性和学校的信息完善起到很好的统计作用，由此可见，职业学校档案管理信息化的建设是多么的有价值。

二、职业学校档案管理信息化建设策略

（一）提高档案管理信息化素质

档案管理工作者是档案管理的实施者，而且档案管理工作系统性、管理性、专业性都比较强，档案管理人员需要对信息进行有效的分析和处理，需要适应时代的高速发展才能够完善档案管理工作。因此，学校在管理工作中，必须意识到人才的重要性，要通过建立一支高素质的管理工作人员队伍来实现职业学校档案管理信息化。只有高素质的人才才可以对先进的信息化管理技术进行有效的运用，发挥人才的优势，提升学校档案信息管理效率。对于信息管理来说，即便是先进的系统数据库也还是需要人员控制才能达到档案管理信息化的有效运用，如果没有高素质的人才，那么管理工作的领导将不能很好地分配管理任务，管理工作人员也不能发挥档案管理信息化的作用。因此，职业学校档案管理的信息化必须要培养高素质的人才，以提高质量。

例如，职业学校可以采用现代化手段对管理档案的专业人才进行自主培养，可以从其他机构抽调优秀的管理工作者到职业学校进行演讲和考察，对管理工作人员进行专业技术的培训，提高档案管理工作者的管理技能的同时，提高工作人员的素质。学校还可以采用有效的措施来加强学校档案管理的实效性，增强管理工作人员的计算机操作能力和文字管理能力以及文字检索能力。职业学校还可以采用选举的方式来升迁管理工作人员，而这样的方法可以提高管理工作人员的素质，激励管理工作人员严格要求自己，能够正确地运用计算机软，对管理的信息进行适时的检索和反馈。学校还可以开展培训活动，优化管理工作人员的队伍，提升学校档案管理信息化的进程，不断地更新培训内容，并与当今社会的发展接轨，加强电子信息的收集和有效运用。

（二）完善档案管理信息化制度

从长远的角度来看，学校档案管理信息化的建设与学校组织的教学活动都非常重要，所以，学校需要转变资金投入，将更多的资金投入教学环节和管理环节，并不断地改变观念适应当今时代的信息化发展，促进学校信息化管理建设。要统筹规划，不能盲目地投入资金，要最大限度地发挥档案管理信息化效益。制度对于档案管理信息化具有很大的促进作用，是因为可以保证学校的管理工作正常运行。因此，学校需要在档案管理信息化的建设过程中制定相应的奖惩制度来调动管理工作者的积极性。对于大多数人来说，管理工作是一项十分枯燥的工作，因为每天接触的是同样的事物和同样的理念，一直都是一成不变的。因此，学校可以以管理工作人员的工作时间和管理档案的数量为出发点，对工作人员的工作绩效进行考核、评定，并予以相应的奖励或者是惩处。

例如，学校的管理层可以从档案管理的作用、效率高低的角度出发，建立档案管理工作人员的奖惩制度。可以这样分配，对于档案管理信息化建设过程中有显著贡献的工作人员可以给予奖励工资和增加休息日的奖励，对于贡献稍微小点的人可以用工作时间和工作难易度来对管理工作人员进行相应的奖励。然而，对于职业学校档案管理信息化建设过程中行动比较散漫的管理人员，高层就可以通过减少休息时间的方法对管理人员进行惩处，旨在让管理工作人员能够意识到管理工作的重要性，以调动档案管理工作者的积极性。对他们制定相应的任务计划书，让他们对管理工作的内容和目标进行大量的预估，然后通过一定的时间来完成管理工作。通过这样的方法并不是要惩处工作人员，而是要促进学校档案管理信息化的建设，消除工作人员的消极态度，改善工作环境，调动员工的工作积极性。

（三）提高档案管理规范化

档案管理信息化的建设对学校的信息化程度具有很高的要求，学校必须具有成熟的档案管理信息化基础措施来推行，才能够让职业学校档案管理信息化有足够的平台去建设。职业学校進行档案管理信息化建设有赖于要内部网络的稳定性和可靠性，并能够保证职业学校档案信息管理的规范化，能够将管理工作中存在的问题进行更改和修正，提高管理工作人员对于计算机的运用能力。档案管理规范化要求学校能够规范地实行档案管理信息化建设的流程，能够根据流程和标准对学校的档案资料进行查阅和备份，并进行存档。在职业学校档案管理信息化建设过程中，为了提高档案管理的规范化，并不是所有与学校有关的信息都要进行备份存档，这是因为档案管理必须要履行细分学校档案的标准，通过各科室和各管理部门进行初级分类之后，再将需要备份的档案进行备份存储。

例如，职业学校档案管理信息化建设的过程中，为了提高档案管理的规范性，学校可以采用各样方法。如，学校管理工作人员提前将初步调整的信息进行规整和分类，将各个学院或者是各个专业学生的信息进行初步分类，然后将这些档案资料进行提交。提交以后，管理工作人员可以根据详细的档案进行分类、装订、装盒。比如说可以将各个学院的档案进行装订，这样的话一个学院的档案都分定在一起。而这样，对管理工作人员装订的技术要求还是比较高的。需要依据信息化的标准，将档案的年限、目录、性质、页数等都列入档案管理的基本信息中。如果修订不全的档案进行了提交，就需要退回进行重新分类、装订。最后，还需要对档案进行编号和入册进架，实现职业学校档案管理信息化建设的档案规范化管理。

（四）加快档案资源数字化进程

数字化档案资源是职业学校档案管理信息化建设过程中的一个必要手段。数字化档案资源是信息化管理的基础，能够加快档案转化的步伐和对信息进行处理的时间。可以有计划地促进档案利用效率，加强职业学校档案管理数据库的建设。档案管理信息化加快档案资源数字化进程还可以促进电子化档案管理，实现档案管理与信息一体化。现在的档案管理都是利用信息化将信息转变成数据，通过计算机软件进行编码和完善，最终变成一个数据库。现如今，职业学校档案管理工作已经进入了半信息化的进程，通过信息检索、纸质查档的方式进行有效的运行。但这样还是不能满足信息档案的服务需求，学校还是需要加大投入，更新办公设备，推动自动化进程，尽快将存档信息转变成电子信息，加快档案资源数字化进程，促进职业学校档案管理信息化的建设。

例如，职业学校需要积极地创造良好的条件进行档案信息化建设，可以建立文件目录中心和一些网站，为网络建设提供大量的资源。档案管理部门需要深入研究工作要点，加强文件的收集和存储，做好文档电子化工作，实现纸质档和电子档信息的一体化，能够在职业学校中为师生提供一定的方向，让学生能够通过电子化对学校进行大致的了解，也可以帮助教师管理学生。进行专题信息服务还可以提高档案管理服务质量，推动职业学校的网络建设，能够增强档案管理信息化的管理意识，使电子化档案管理得到有效的利用。学校还要注重档案资源的挖掘和建设，要格外注重保存过去的纸质档案，采用现代化的扫描技术将档案数字化，从真实意义上实现职业学校档案管理信息化的建设。

总之，信息化思潮已经来临，相对于传统的档案管理模式来说，信息化管理已经成为一种必然。职业学校进行档案管理信息化可以有效地提高职业学校的管理水平，能够促进职业学校的建设和发展，能够维护学校合法的利益，方便学校高层管理人员对学校的基本情况有大致了解，能够适时制定有利于学校教育改革战略，提高职业学校档案管理信息化的效率。有效地利用数字化、信息化等技术将纸质的文档建立成数据库，可以实现学校资源的共享，提高学校的经济效益和社会效益。学校可以加强信息的人文管理，从人文管理的角度进行信息政策、档案法律和档案信息的弘扬，加快档案管理信息化进程。