浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

徐燕惠

摘要：如今，随着档案管理的信息化水平越来越高，档案管理的效率与效益也有了极大的提升。但是，档案管理基础工作在档案管理中，仍然起着不可忽视的基础与前提作用，需要给予充分关注与重视。本文主要针对档案管理基础工作中存在的问题，进行了深入的探讨，并提出了加强档案管理基础工作的有效策略，以期为提高我国档案管理水平建言献策。

关键词：档案管理；基础工作；现代档案

现代档案管理涵盖的内容非常丰富，尤其是档案管理基础工作，更是具有多类型、多领域、多内容的特征。档案管理基础工作是现代档案管理的基础和前提，也是档案查询、调用的重要依据，重视和加强档案管理基础工作，将能有效提高我国档案管理的准确性和全面性，推进档案管理现代化和信息化建设进程。

一、档案管理基础工作的作用

档案管理基础工作涉及的内容非常多，包括档案资料的整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作。重视档案管理基础工作的水平，有助于增强现代档案管理的规范化水平，提高档案信息检索的准确性，实现档案管理效率与效益最优化。认真、准确地完成档案基础工作，明确档案资料的分类和编号，能够简化后续档案管理工作，使资料信息的提取更加高效、高质。此外，随着信息科技在社会、经济等各领域的不断推广应用，档案管理信息化和现代化建设，已成为必然的趋势，加强对档案资料信息的基础编辑、汇总、分类等，将能保障资料信息录入的准确性，降低电子信息档案检索的误差。

二、当前档案管理基础工作中存在的主要问题

由于档案管理基础工作数量大，且大多都是由人工完成，因此，由于人为、失误等各种原因，有时会导致档案资料信息出现不完整、不全面，甚至录入错误等问题，对档案管理质量带来很大影响。

（一）档案管理基础工作未得到足够重视

由于档案管理基础工作比较基础、琐碎，档案管理工作人员容易感觉枯燥、乏味，而不愿意全身心地投入到工作中。一些档案管理机构也对档案管理基础工作，存在认识上的偏颇，没有给予充分的重视，也没有建立健全的档案基础工作管理制度，导致档案管理工作比较混乱，目录号缺少、档号与命名失范、资料信息损坏、丢失等问题屡见不鲜，严重制约了整体档案管理工作的健康、有序发展。

（二）档案管理基础工作流程欠缺科学

在我国档案管理中，档案管理基础工作流程不明确，是比较常见的问题。档案管理基本流程是收集、整理、区分档案全宗编号、分类、价值鉴定、保管、著录、标引等，但在一些机关单位，部分档案管理流程被人为省略。

（三）档案分类与编号不准确

在档案管理基础工作中，因为档案资料信息数量庞大，一些档案管理机构缺少规范的分类标准，只是盲目按时间分类，没有结合档案资料内容进行细分，使得档案资料分类出现不合理、不准确，给档案资料的查找和使用带来很大难度，也增加了档案管理人员的工作强度。档案编号是档案的“身份证”号，具有唯一性，但在档案管理实践中，由于部分档案管理人员年龄偏大、学历偏低或责任心不强，常会出现一个编号多份档案，或一份档案多个编号，给档案资料查找和归档工作带来不小的影响。

三、加强现代档案管理基础工作的有效策略

在现代档案管理中，档案管理基础工作发挥着至关重要的作用，因此，档案管理机构必须要加强对档案管理基础工作的重视程度，采取有效策略，来确保档案管理基础工作的规范性和准确性，从而为现代档案管理建设提供有利条件。

（一）增强对档案管理基础工作的认识，提高对其重视程度

档案管理机构管理层应当深刻了解档案管理基础工作的基础性和重要性，从思想意识上真正重视档案管理基础工作，从而在机构内部形成统一的认知，充分调动档案管理人员对档案管理基础工作的积极性和责任感。同时，档案管理机构还应定期对档案管理人员进行职业培训，不断提高档案管理人员的综合素质，使每一个工作人员都能正确对待档案管理基础工作，并自觉地规范在档案管理基础工作的行为。

（二）对现有档案进行普查，提高档案管理基础工作规范化水平

由于档案管理的工作量非常大，而且涉及多个部门，其中，可能会存在因为档案管理基础工作不到位，而产生不规范、不标准，甚至错误的档案资料，因此，在档案管理日益信息化管理的趋势下，档案管理机构应当加强档案管理的正规化、系统化建设，对现有档案进行普查，剔除无用檔案；重新整合档案资料；对于卷内无页码、无目录、无标题等档案，进行重新编写，以便为档案管理全面信息化建设，做好充分的基础数据准备。

（三）做好档案基础数据准备，推进现代化档案管理进程

对档案进行管理的重要目的，就是提高档案的使用效益。在著录过程中，应当分级次进行。如果档案反映的问题单一或查考价值不高，就可以对其进行案卷级著录；如果档案内若干文件相同，则需要对其进行件组合级著录；如果档案里面有重要文件或资料庞杂，则需要进行文件级著录。这样，将既可以减少著录条目和录入条目，也能提高档案管理的效率与质量。

（四）加快档案管理信息化建设，确保档案管理基础资料信息安全

随着信息科技的发展，档案的信息化、现代化管理已经成为不可逆转的主流趋势。不少档案管理机构已引进档案信息管理系统，对档案资金信息进行数字化管理。不过，由于目前很多档案信息系统功能还不完善，制约了档案信息检索的准确性。为解决此问题，档案管理机构需要加快档案管理信息系统的升级换代，以提高系统的功能完善度和检索速率。同时，还要确保档案管理和档案资料的安全性。档案管理基础工作人员应定期检查和整理档案资料，如果发现存在档案资料信息损坏或丢失，要及时采取有效对策进行补救，防止意外事件发生。

四、结语

档案管理是国家档案事业发展的最基本的组成元素，主要是对档案实体和档案信息进行管理，并为相关使用单位或个人，提供档案检索、查询与使用服务。档案管理基础工作是一切档案管理工作的基石，直接影响着档案管理的准确性、完整性及使用效益。为提高现代档案管理水平，快速推进档案现代化管理进程，档案管理基础工作人员必须要在集中统一管理、维护档案完整与安全、便于利用的原则下，以高度的责任心，认真做好档案管理基础工作，从而促进档案管理工作可持续发展。

参考文献：

[1]吴玉萍.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].经营管理者，2014，04：291-292.

[2]吕清.探析现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].经营管理者，2016，03：288.