知识经济时代企业档案管理的转变

2018-06-11 09:31张冬梅
科学与财富 2018年11期
关键词:知识经济时代档案管理分析

张冬梅

摘 要:新时期,随着我国社会主义市场经济的高速运转,我国已逐步进入知识经济时代,推动了各行业领域的迅猛发展。在这样的时代发展前提下,传统的企业档案管理工作将面临诸多的挑战,以往的管理手段已难以满足日益增长的发展需求。因此,逐步更新管理理念并重新部署新时期档案管理工作的未来发展方向是各企业管理工作者的首要任务。

关键词:知识经济时代;企业;档案管理;分析

21世纪我国逐步进入信息化时代,各企业的档案管理工作逐步向着科学化、合理化的方向稳步迈进。通过以往历史经验的總结及发展规律的集中性总结,是逐步调整未来工作重心的客观依据。本文意在,以知识经济时代下的企业档案管理工作的未来发展方向进行探究并提出系统化建议。

1 新时期企业档案管理工作存在的问题

1.1 企业档案管理制度不健全

自改革开放以来,各行业历经了数十年的发展,已形成了系统化的管理制度,日常工作体系相对完备。而档案管理工作作为基层工作的重要环节,其管理制度却尚未健全,且利用程度较低。个别企业甚至未形成系统化的档案管理制度,缺乏先进的体系作为客观依据。与此同时,部分企业虽然已形成了系统化的档案管理制度,但历经了多年的发展,以往的制度已难以满足日益增长的工作需求;部分传统企业的档案管理工作处于新旧制度的交接期,新型制度尚未全面形成,仅能依靠旧有的制度开展工作。除此以外,档案作为收录单位人事调动、权利变更的重要信息载体,所有档案信息都应收录进档案室,而个别档案工作者的管理意识模糊,对于关键性的档案并未及时收录,不同档案的留存年限不确定,无价值档案盲目留存的现象时有发生。

1.2 缺乏专门性的档案管理部门

新时期,我国生产力生产水平的大幅度提升,为各行业领域的未来发展注入了新活力,各类大中小型企业进行了产业结构的调整与优化,企业整体发展水平稳步上升。但值得注意的是,部分中型企业缺乏专门性的档案管理部门,普遍由人事部门进行兼职,而负责档案管理的工作人员还需兼职其他工作任务,难以全身心投入到档案管理工作中。除此以外,档案工作者缺乏专业的技术水平,岗位综合素质较低,管理理念相对落后,难以充分满足新时期档案管理工作的内在需求。

1.3 企业经营者对于档案管理工作的忽视

档案管理作为一项长期工作,其工作内容相对复杂,记录的事件发展脉络相对久远,有时档案信息记录需要跨越数十年,这对于档案管理部门的留存设施有着较高的要求。而在实际工作中,个别企业经营者对档案管理部门的资金投入力度严重不足,人员配合缺乏合理性;档案室的留存设备相对落后,档案设施使用年限较长,部分留存价值较高的档案柜损坏等,上述种种现象都有悖于知识经济时代的档案管理理念。除此以外,个别企业没有单独的档案保存室,大量的档案资料与其他日常办公文件置于一处,在存取文件过程中难以避免的会对档案造成损坏;并且档案的类型多为纸质,历经多年的保存字迹模糊、纸张开裂现象时有发生。

1.4 档案分类模糊

大型企业的发展时期相对较长,其档案类型也相对复杂,其涵盖内容纷繁多样,档案管理工作者应根据档案类型、留存年限、是否具有留存价值等因素,将档案进行系统化归类。而在实际分类环节,档案管理部门往往采用集中留存的方式,将各种不同内容的档案混为一团,造成了后续档案利用查找工作的困难。

2 知识经济时代企业档案管理工作的转变

2.1 企业档案管理理念的转变。物质决定意识、意识对物质具有反作用。企业档案管理管理理念的转变,是转变战略的重要组成部分。即企业的档案管理工作要从实体管理转变为人力资本管理,坚持“以人为本”的原则。也就是说,之前对档案管理工作我们更加注重档案实体的管理,忽略了对人的心理和行为的管理,而知识经济时代档案管理工作由实体管理向人力资本管理理念的转变,同时要具备互联网思维,就要求档案管理的前提是培养出一批专业素质强、职业素养高的档案管理人员,可谓是做到了先把“人”管理好,再管理好“物”,这样一来,企业档案管理工作的绩效也就能够得到明显的提升了。

2.2 企业档案管理工具的转变。就现阶段我国企业档案管理工作的现状来看,档案管理工具的转变同样是重要组成部分。将之前传统的纸质介质转变为数字档案,这是知识经济时代的新突破,而且现代更多的大中型企业都通过开发“EcM(企业内容管理)”、ERP等信息系统来对档案进行管理,而且经实践证明,纸质档案管理工作向网络化、大数据管理转变,不仅大大降低了档案管理人员的工作压力,而且大大提高了档案管理工作的效率和效果,符合知识经济时代企业发展的新要求,有助于企业的档案管理工作向国际化和现代化方向转变。

3 做好企业档案管理转变工作的建议

3.1 重视档案管理基础工作,优化管理人员结构

加强档案管理工作中的基础工作,是保障档案管理工作整体水平的首要前提。在提升档案管理工作人员的业务水平,岗位素质的同时,强化其对基础工作的重视力度,加强对档案管理工作的认识高度。

逐步提升完善档案工作者的岗位管理意识,高质量完成基础工作。优化管理人员机构即强化对档案管理者的工作能力、年龄、工作质量的科学有效管理。档案管理由于其复杂化、多样化、常态化,对于档案工作人员的身体素质、业务能力、反应能力等有着较高的要求,因为时下的档案管理工作不同于过去,日趋复杂多样,年龄较高的工作人员由于身体素质、生理机能的减退,在档案管理过程中更易出现失误。因此,档案管理工作人员的年龄也应在人员选拔的考虑范围之内。

优化管理人员结构即在日常的档案管理工作中对人员应进行更新换代,应多任用青年工作人员以满足工作的复杂性、多样性。除此以外,青年工作人员在学习和接纳新型档案管理知识时,学习能力、适应能力较强。

3.2 以现代技术为引导,加强档案基础设施建设

现代信息技术的迅猛发展为企业档案管理提供了技术支持,使得管理理念与管理方式不再局限于传统的内容,比如档案服务方式与服务手段实现了多样化、人性化、便利化、优质化等。同时根据大数据时代、知识管理的要求企业档案管理也需要以现代技术为引导,加大投人进行基础设施的建设。

4 结束语

总之,从现阶段企业所处的宏观经济环境和政治环境来看,档案管理工作在接受了更多发展机遇的同时也面临着新的压力和挑战,如何有效缓解企业档案管理工作中面临的瓶颈问题,就需要相关工作人员从管理理念、管理方式、管理工具、管理方向等基本战略着手,在使得企业档案管理工作实现质的飞跃的同时促进企业档案管理工作实现更快更好的发展,进而为企业战略目标的实现和经济效益的获得奠定坚实的基础。

参考文献

[1]贾慕云.分析知识经济时代企业档案管理的四大战略转变[J].办公室业务,2017(11):95-95.

[2]杨景辉.知识经济时代的企业档案管理探究[J].卷宗,2017(30).

[3]蒋耀伟.基于知识经济时代的企业档案管理[J].科学与信息化,2017(11).

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