浅谈房地产档案管理现状

唐亮

摘 要：近年来，我国房地产事业越做越大，成为企业家投资中的一大占比，而随着房地产行业兴盛的同时，有关的房地产档案也越来越多，这些资料对个人和企业来说都是十分重要的，因此，房地产档案的管理问题就显得尤为重要，这对于处理房产、合同等问题提供重要证据，所以，本文针对房地产档案的管理问题进行以下分析。

关键词：房地产；档案管理；现状

房地产档案管理是企业管理中极为关键的一部分，它的有效管理为居民和企业在法律途径上提供重要依据，保证了当事人和法人的所有权益，使得房地产行业得以有序平稳的运行发展，是一项现代化的科学的企业管理制度，起到明晰权责、资料保护的作用，但是其中不乏也有一些问题，这就需要我们及时发现并处理，让企业和国家健康发展，提高企业和国家的经济效益。

1 房地产档案管理概论

顾名思义，档案管理就是指将档案资料进行整理、收集进行分类管理，而内容一般以数据、文字、图像、照片等形式进行保存和存放。同样，而房地产的档案管理则是指将有关房产证明的材料收集进管理档案中，一般涉及房产证、拆迁证、房屋使用权等情况内容。值得特别说明的是，在房地产的档案管理中，应当注意房地产的转移、继承、赠与等信息权益的变更，企业要做到及时补充资料，保证房地产档案不失真，信息完整，能够在法律上有效，保护产权人的合法权益和正当行为。由此可以看出，房地产的档案管理工作是房地产行业中重要的一部分工作，应该得到上层领导和基层民众的高度重视。

2 房地产档案管理中存在的问题

2.1 现行文件过于笼统，缺乏操作性

目前，在实际工作中，房地产权属档案管理的依据为2001年建設部颁布的《城市房地产权属档案管理办法》。该办法从房地产权属档案的收集、整理和利用等几个方面对房地产权属档案的管理工作进行了规定，但只限于宏观层面，缺乏对具体工作的指导。目前的实际工作情况是，服务中心窗口受理业务时收什么材料，档案室就存什么材料，对于档案材料是否齐全、是否规范、是否准确，还缺少统一的标准。

2.2 保管期限不明确，致使档案库房紧张

《城市房地产权属档案管理办法》规定：房地产权属档案应以丘为单元建档，以房地产权利人为全宗立卷。但在实际工作中是以房号为单元建档，将权利人的所有权登记档案、所有权转移登记档案、他项权登记档案、他项权注销登记档案都集中在一起，合并组成一卷。由于房地产权属档案保管期限的不明确，无法开展鉴定、销毁工作。因此，房地产权属档案出现了有增无减的现象，必将导致档案库房空间的资源短缺。

2.3 档案管理专用软件功能不完善，不能满足实际工作需要

在提高房地产权属档案数字化水平的工作中需要注意两个问题：一是房地产权属纸质档案和电子档案内容要一致。由于房地产权属档案处于不断的转移和变更之中，具有极强的动态性，因此房地产权属档案的最新电子信息始终要与房产现状一致，并不断补充、更新材料，自始至终反映房屋产权的现实情况，这就要求房地产权属档案管理专用软件能使新、旧数据统一，实现无缝链接。二是档案管理软件要统一，不能因业务不同而使用不同的管理软件。由于历史原因，不同业务往往由不同的部门负责，这就造成在房地产权属档案数字化初期各部门使用了不同的档案管理软件，致使在实际工作中存在着档案数据存储分散、查询繁琐、数据易丢失等问题。因此，研发适合房地产权属档案管理的专用软件，提高房地产权属档案数字化管理水平，势在必行。

2.4 对档案管理人员业务培训不到位

房地产权属档案的内容和管理方法具有不同于其他档案工作的专业性。这就使得房地产权属档案管理人员既要具有一定的档案管理知识，又要了解一些测绘、法律等相关的专业知识，还要懂得每一类权属登记流程中要形成的文件材料。因此，针对档案管理人员的业务培训工作是非常重要的，但现实情况却是这方面培训工作不到位，所以出现技术性的失误导致资料不全和真实性受到质疑等问题。

3 房地产档案管理问题的解决办法

3.1 制定房地产档案管理制度

各行各业的档案管理工作都应该加强，尤其是房地产行业的档案管理，这关乎着居民的利益。因此，房地产的档案管理应该做到规范化，讲求在创新中突破，形成科学统一的档案管理体系，制定出房地产档案管理的相关标准，并予以践行，具体应该做到文件纸张的规格大小确定、录像内存的数据精确、能够存档的最大期限、档案的分类状况以及最后需要销毁档案等。这样有利于日后的工作能够有理可寻，方便快捷的找到相应文件，提供全面的房产信息概况。所以，相关企业和工作部门应该健全房地产档案信息管理的规范制度。

3.2 推行房地产权属档案管理专用软件

我国信息化的技术目前层出不穷，应用到各个领域中，因此，在房地产项目的管理上也应该应用专业的信息软件，同时做好纸质备份工作，使之软件中的资料和数据与纸质收集内容是一致的，有利于日后突发情况发生，还能留有后手，也方便日后进行查阅和增添资料的整理工作，房产信息记录完善和有效整合。所以，专业房产的软件的运用对于企业管理层面来说具有重要意义，有助于加强房产的管理工作，实现信息化、共享化、便捷化、准确化等。

3.3 加强对房地产档案管理人员的培训

一个正常运转的企业要想提升经济效益离不开对其工作人员的技能要求和人才的储备，这在企业投资中都有很大的比重，因此，在房地产行业中也不例外，相关房地产管理层人员应该考虑到这个问题，尤其应该加强自己企业档案管理人员的培训工作和专业人才的储备工作。让员工们及时了解公司新政策以及房地产行业日后发展的前景，并且督促他们做好自己手头上的工作，向他们传授新的档案管理相关的知识，建设出一批有信息技术有能力的企业骨干。另外，房地产档案管理行管人员应该做到时常和司法等行业部门进行沟通，及时掌握好时机，应对可能发生的新局面，对自己的工作业务熟练并且保证档案的真实和完整，这是企业培训房地产档案管理人员的目的。

4 总结

综上所述，房子是人们生活的住所，日常生活工作休息的地方，房产关乎人们的权益，对于个人来说极其重要，在社会层面，也有重要的价值作用。面对房地产档案管理中出现的问题，要求企业首先应该做到规范房地产档案管理工作，实现对房地产档案的科学管理，另外，专业的人才是必须具备的，因此相关企业应该落实有关档案管理的专业人才的培养工作，以便为居民提供快捷周到的服务，促进房地产行业有序健康发展和居民的幸福生活。

参考文献

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