办公室人员如何做好文书档案管理工作

王玉玲

摘 要：无论是对于机关单位还是对于事业单位而言，文书档案管理都是一项非常重要的工作，可以说直接和整个单位的工作质量是密切相关的。近年来信息技术发展水平不断提高，并且已经和很多产业以及相关工作实现了融合，可以说一个单位信息化技术怎么样直接后决定其发展水平，只有不断提高信息化技术的应用范围和技术能力才能给相关工作的开展提供足够的便利。本文首先简要分析文书档案管理工作的特点，之后结合现阶段现存的问题总结了一些可行的对策，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

关键词：办公室人员；文书档案；档案管理

就内容来说，文书档案直接体现一个单位的党务工作和行政管理工作，其范畴包括办公室报关的材料、会议记录以及公文的原件和存档件等等。在相关工作处理完毕后，有价值的文件即可直接转化成文书档案。在一个单位当中，办公室是一个具有相当高重要性的组成部分，负责的工作例如上令下达、协调沟通等等，对于办公室的工作人员来讲，应该不断提高文书档案管理工作的能力，这样才能不断推动该单位的进一步发展，本文针对办公室文书档案管理工作的开展进行了分析和探讨。

1 文书档案管理工作概述

1.1 文书档案管理工作的意义

其实我们经常提到的文书档案管理工作就是针对现有的文书材料进行立卷和收集，如果必要可以适当进行缩微和保护，这样才能给后续的检索、利用以及统计工作带来便利。这些环节之间的关系是非常密切的，但所有环节的目的都是让这些材料能够得到有效的利用，并且这项工作也是办公室人员的重要职责。文书档案不仅能够给相关决策提供依据，并且还能作为历史凭证。

1.2 文书和档案工作的融合

其实文书和档案管理这两项工作逐渐走向融合是一个不可避免的趋势，档案整理是文书工作的最后一个步骤，其是以文件的搜集和运转以及承办作为基础的，所以这样看来，文书工作和档案管理工作之间的关系非常密切，可以说文书档案质量也会给后续的档案管理工作带来影响。

1.3 文书档案管理的特点

在很多单位，已经在办公室的机构内下设了文档室，其具有一定的综合性，管理的档案种类是非常丰富的，例如人事、科技等类型的档案种类很多，所以工作具有一定的复杂性，在工作过程中也需要能够准确提供材料，这样才能给相关工作的开展提供准确的支持。其实在现阶段的档案管理工作当中，很多办公室人员还需要兼任办公室管理工作，所以对其专业能力也提出了更高的要求。

2 现阶段文书档案管理工作中的问题分析

2.1 制度规范性不足

现在很多单位的文书档案管理工作直接由行政办公室收到档案室来直接负责，但是行政办公室往往需要承担较多的工作内容，很多档案材料也经常分散在其他科室难以及时进行归档，也可能由于其他科室的工作需要或者不重视归档工作，经常将文档材料放在自己的科室，档案材料如果没有进行专门管理也是很容易导致资料的散失。这种情况直接给档案材料的开发利用造成了不利影响一旦出现问题，各部门之间也会互相推卸责任，给单位的管理来了很大的不利。除此之外很多单位对于文书档案管理工作也没有足够的重视程度。

2.2 人员素养有待提升

目前，部分企事业单位大都没有充分意识到文书档案管理工作对单位事业发展的重要性，具体主要表现为企业内部的办公室人员的管理水平、文化程度、理论水平以及专业素质等参差不齐，同时他们所具备的管理意识、知识储备量、知识结构以及工作效率等已经无法满足新形势下现代企事业单位业务开展的需求。

2.3 部门协作有待加强

基于上述所述，文书档案管理工作本身具有“一体化”和“综合性”等特點，要求办公室人员必须在具有较强档案管理意识的基础上统筹单位各部门的工作，以确保文书档案管理工作的质量。然而，在当前的文书档案管理工作过程中，办公室人员大都对各部门间的业务不熟悉，所以他们无法科学、准确地确保文书档案管理工作的质量。

3 当前文书档案管理工作中存在问题的解决策略

3.1 完善档案管理制度

文书档案管理制度是办公室人员开展文书档案管理工作的行为准则和标准，可以规范办公室人员的管理工作，提高管理的水平，所以在平时的文书档案管理工作中，相关单位领导要结合单位发展的实际情况来不断完善档案管理制度，从而促进档案管理工作向现代化管理方面发展，同时还要为办公室人员提供良好的工作环境和条件，以使他们可以安心地进行档案管理工作。

3.2 提升档案人员素养

办公室是文书档案管理工作的主体，直接关乎文书档案管理的整体质量，所以必须要切实提升办公室档案人员的管理能力。文书档案管理看似重复、枯燥、无趣、乏味，但是其内容却与各项业务的办理过程息息相关。所以，办公室人员必须要对文档管理工作有充分的了解和认识，以帮助他们更好地开展文档管理工作。另外，要从思想层次上帮助办公室人员树立牢固的责任意识，使他们可以自觉、认真地做好文件资料的收集、归纳、整理和保管工作，以便于后期更快捷、更便利地查找和利用。

3.3 加强部门协作管理

办公室文书档案管理工作实际上与其他各项业务直接大都有紧密的联系，其质量直接关乎办公室的整体业务质量和效率，同时也会影响文书档案管理工作开展的效率。但是办公室文书档案的种类比较多，所以为了确保企事业单位所用档案信息的质量，办公室人员必须要加强部门协作管理，切实做到“三勤”，即嘴勤、脚勤和脑勤。其中的嘴勤实际上就是要求办公室人员要积极主动去了解各业务部门所拥有的各项新工作、新进展；脚勤是要求办公室人员要积极主动地到各个业务部门去了解有关的信息；而脑勤则是要求办公室人员以自身单位的工作实际情况来思考围绕单位中心的工作，切实加强部门间的协作与沟通，以确保档案信息收集渠道的畅通性。

4 结束语

经过前文总结我们不难发现，文书档案管理工作可以直接衡量一个单位的档案管理水平，并且也直接和档案的完整性以及其质量关系十分密切。作为办公室工作人员来讲，应该提高对于文书档案管理这项工作内容的重视程度，不管提高其规范性，同时部门之间也应该加强协作，给相关工作的开展提供必要的便利。本文首先简要介绍了办公室文书档案管理工作的特点，之后结合现阶段存有的一些问题总结了一系对策，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

参考文献

[1]李志宣.谈办公室人员如何做好文书档案管理工作[J].环球市场，2017（13）：103-103.

[2]潘志博，刘冬花.办公室人员如何做好文书档案管理的几点建议[J].办公室业务，2016（21）：103-103.

[3]徐志锋.做好办公室文书档案管理方便机关各部门的工作[J].办公室业务，2016（21）：112-112.

[4]梁威.如何做好办公室文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务，2017（12）：154-154.