人事档案业务共享转型流程设计

赵锐

【摘 要】根据实施人力资源共享总体规划，对由传统人事档案各单位分散管理到集中共享转型做流程设计。该流程主要通过档案移交工作总体方案制定，组织档案移交工作培训，对各单位工作进展及标准监督检查，组织人事档案审核接收，编制人事档案共享业务定期工作流程等步骤完成。通过流程设计，以推进人事档案业务共享转型顺利实现。

【关键词】人力资源；共享；人事档案；转型；流程

近年来共享概念，共享服务已经逐渐为大家所了解和接受。共享服务是在国际化、信息化高度发展和经营规模快速增长的背景下，对管理和服务模式的一次创新。人力资源共享是将其传统工作中规模性、事务性和可标准化的业务分离出来，借助信息化手段，由共享服务中心进行统一、批量化处理，以此不断提高工作效率、服务水平和员工满意度的一项新兴业务。据统计，世界《财富》500强50%的企业以及100强80%的企业实施了个共享服务。数据表明，实施人力资源共享服务后管理效率可以提高20%以上。因此，我们实施人力资源共享既是时代要求，也是发展的必由之路。

人力资源共享是一个体系，主要包括员工自助服务、员工呼叫服务、专家咨询服务和人力资源业务“工厂化”处理。这其中包括信息维护、统计报表分析报告、员工关系、薪资发放、保险福利、人才服务、培训服务、专家服务、档案服务等九大类44项服务内容。目前，我公司正在实施的是员工自助服务和人力资源业务“工厂化”处理两项人力资源共享项目。人事档案业务属于人力资源业务“工厂化”处理的一部分。人事档案记录着员工的重要信息，在某些时候具有电子文本不可取代的功用，牵涉到每位员工的切身利益。作为中石化首家实施人事档案共享业务的试点单位，如何做好统一管理转型意义重大，现将人事档案业务共享转型流程做以下梳理：

由传统人事档案各单位分散管理到集中共享主要应通过档案移交工作总体方案制定、组织档案移交工作培训、对各单位工作进展及标准監督检查、组织人事档案审核接收、编制人事档案共享业务定期工作等几项完成。

一、档案移交工作总体方案制定

根据《石化人力资源共享实施方案》做好公司人事档案共享实施工作安排，计划先行对人事档案进行审核完善，待档案整理归档达标后，逐步将在岗合同制员工人事档案移交人力资源共享项目部。具体可参照以下步骤进行：

1.档案调查。全面总结各单位近年来开展人事档案管理工作的情况。包括：人事档案管理体制、制度建设、人事档案审核、人事档案管理规范化和信息化建设、人员队伍建设等方面的工作情况，工作中存在的主要问题，以及对加强和改进人事档案管理工作的意见建议。

2.档案审核

（1）科级干部和一般干部。按照《关于开展公司科级干部人事档案专项审核工作的通知》和《关于开展公司一般干部人事档案专项审核工作的通知》要求，做好公司前期检查验收反馈问题的整改工作，重点对《干部人事档案专项审核情况登记表》、《干部人事档案专项审核工作情况统计表》、《干部任免审批表》和《干部人事档案专项审核认定表》4个附表的准确性、完整性和规范性进行再次核查和完善，同时更正（或补充）SAP-HR系统数据。

（2）工人。参照《关于开展公司一般干部人事档案专项审核工作的通知》的审核内容（增加职业技能鉴定信息）和工作步骤对个人身份为工人的人事档案开展审核工作。审核过程中，如对重要信息真实性存疑的、缺少重要原始依据材料的，本人要做出书面说明，由组织进行调查核实。根据审核后的组织认定结果，重新维护SAP-HR系统信息。

3.档案整理。制定移交档案目录及编号等要求，每份档案形成1份电子档案目录。档案目录要求双面打印，《人事档案报送单》要作为第十类材料装订，须单独打印。档案编号用员工的HR编号。人事档案脊背卡一式两份，按统一要求制作。

4.移交资料。将需要移交至人力资源共享项目部的资料和档案管理中心的资料进行分类梳理，做好职责划分，具体涉及以下几项：

档案正本、电子档案目录、人事档案转递通知单、人事档案花名册、人事档案审核情况登记表等应移交共享项目部管理。历年来形成的各类台账、调档函、转递通知单等人事档案基础资料，应移交至公司档案管理中心。

5.档案移交时间安排。根据各单位现有人事档案数量，分期分批做好移交时间安排。500人以下单位可按整理期两个月安排移交，500人至1000人单位三个月，1000人以上单位四个月。

6.检查考核。按照历年来人事档案管理规定，人事处对各单位人事档案材料收集完善、档案审核、整理归档情况、同步更正（或补充）SAP-HR系统数据情况，按档案合格率及移交时间完成情况进行考核奖励。

二、组织档案移交工作培训

档案审核移交工作具有比较强的专业性，涉及的政策及规章比较多，对从事人员政治性、综合业务素质等都有比较高的要求。因此，在方案制定完毕后，还必须对从事此项工作的人员进行专项培训。培训主要涉及以下几个方面：

1.政策解释。聘请人事档案管理权威部门业务主管，对目前此项工作应用到的主要政策性文件进行传达讲解。使参训人员做到了解政策，遵循规章，统一标准开展此项工作。涉及到的文件主要有齐党组[2017]58号《关于转发<中共中央组织部关于完善干部档案材料的通知>的通知》，中国石化人办[2017]165号关于转发<中共中央组织部关于完善干部档案材料的通知>的通知》，中组发[2009]12号《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》和中国石化人[2011]190号《关于印发<中国石化人事档案管理暂行规定>的通知》等。

2.人事档案专项审核。以共享业务基础达标标准为指导，对人事档案专项审核工作的具体流程、操作方法、注意事项等做详细的培训讲解，以帮助各单位顺利开展工作。

3.人事档案日常业务。聘请人事档案管理权威部门业务主管对人事档案管理日常业务进行全面讲解。内容包括材料的收集工作，材料的整理工作，档案的提供利用及转递和档案的保管保护工作等四个方面。

三、对各单位工作进展及标准监督检查

由于人事档案业务转型，其前期基础性工作至关重要且难度较大。主要在档案的标准化生成过程上，其时间长、要求严、步骤繁琐，容易出现各种差错。因此在适当时候，应由人事档案共享业务接收方组织监督检查小组，对各单位档案移交工作开展情况进行监督检查，及时纠正有关错误或指出不足，以确保在规定时间内能够顺利完成档案移交工作。

四、人事档案审核接收

人事档案审核接收是档案业务转型前，基础工作的重要一环，是日后顺利开展各项业务的保证。做好审核接收，把好档案入库关，应着手做好以下几点：

1.根据移交时间节点，首先对接拟移交人员花名册，做到人档相符，数量准确，交接好《人事档案转递通知单》。

2.由共享项目部档案接收组按照分工及移交单位时间安排，对移交的人事档案进行逐项审核。其中包括审核接收《人事档案专项审核情况登记表》，检查人事档案整理装订情况，接收各单位《档案专项审核情况表》。

3.对不符合移交要求的单位或档案予以退回限期整改，做好记录。

4.对符合要求的移交档案，由送交单位协助排序、上架，按规定摆放。

5.其他需移交的资料按找管理权限和职责划分，做好交接及登记。

五、编制人事档案共享业务定期工作流程

按照人事档案共享业务总体规划，根据人事档案管理相关规定，将定期工作进行职责划分和说明。

通过以上流程设计，可以指导档案管理各二级单位及共享项目部开展具体工作，推进人事档案业务共享转型顺利实现。