大数据时代办公自动化系统的功能分析

王晓蔚

【摘要】随着社交媒介的大量运用以及日益頻繁的信息活动，信息的媒介类型逐渐多样，结构日益复杂，人类进入到大数据时代。人们的学习与生活随着数据时代的到来发生了翻天覆地的变化，商务管理及知识资源库也日趋完善。本文主要分析了大数据时代办公自动化系统（ OA）的主要功能，传统OA系统的功能局限，以及大数据时代OA系统的拓展功能。

【关键词】信息化；大数据；数据处理；办公自动化系统

尽管办公自动化已经通过发展实现了基本的数据共享、应用及知识获取与管理，但在当今大数据时代，OA系统还不具备对大数据的处理与分析，还有许多亟待实现的功能与需要改进的技术短板。

一、OA系统的发展与功能

（一）OA系统的发展

中国的OA系统起源于帮助政府进行公文管理及档案处理，最初的OA系统主要功能也是对公文档案的处理。后来随着一批批大中小企业的介入，OA系统增加了许多企业的成分，开始参与业务流程的整合与管理，物品、文档、车辆、后勤及一些简单的人事管理。尽管为企业内部解决了一些层级结构，但办公程序冗杂，效率低下。2018的新版OA系统在功能上又有一些改进，如可以跨地域多元化的集团管理；告别了记忆密码时代；改进了手机办公、微信办公；加强数据对接等。从OA的总体发展上我们可以发现，办公系统从起初以数据为核心变成现在以信息交流为核心。越来越多的企业事业单位也逐步实现了办公无纸化、信息公开共享等。

（二）OA系统的功能

众所周知，不同时期发展的OA系统功能不同，但观察应用最广泛的OA系统会发现，OA系统还是主要由网络设备、办公系统、计算机硬件系统组成。当然，在不同领域，工作人员使用OA的目的不同，因而除此之外还有其他一些特殊的功能要去实现。但其宗旨就是要搭起公司战略与员T执行的桥梁：实现科学管理，让管理变得简单又有效，提高工作效率。

二、对传统办公系统局限的概括分析

尽管OA系统发展迅速，不停地使办公向自动化、网络化、合作化发展，但由于管理与设计观念不够新颖，现有资源不能得到较有效的利用，使得OA系统一直以来没有彻底摆脱初期的服务模式与办公模式，没有带来应有的价值。随着大数据时代的发展，客户不断提高的数据处理要求，传统OA系统的缺陷将进一步彰显。

（一）没有完善的知识自动化处理系统

传统的OA程序设计中，设计者关注较多的是物理因素，数据的传递及信息归类处理的自动化，较少甚至没有人关注知识共享及知识工作的自动化。并在一些信息化管理领域还存在误区。没有较有效地分析并满足企事业单位的办公需求，没有认清大数据时代知识自动化管理的本质。这一点应该尽快改变。

（二）系统处理能力有局限

OA系统发展初期，虽然互联网发展正风生水起，但人们还缺乏对企业办公要求的认知，更缺乏对现有技术的灵活运用。另一方面，大数据时代到来得让人猝不及防，数据信息的发展速度远远高于技术的研发改进速度。OA系统现已和许多企业公司、工作平台进行合作，进行大数据共享与资源对接。若能进一步开发系统对大数据的特点进行深度挖掘分析，将能实现更大程度的数据处理与共享。

三、OA系统的拓展功能与发展

如今的用户和企业对OA系统的知识数据管控还是很需要的。在系统开发时，应先对系统功能开发及研究现状进行分析，分析本单位采取此次研发的系统会对今后的工作有何改变与影响，然后应分析研发中的关键性技术大数据时代的发展使得基于语义的数据处理成为研发机构的主要措施。语义化一般指用合理的HTML标记特有属性从而格式化文档内容，使计算机理解程序并再次利用。语义化处理能让数据提高易用性，消除语义鸿沟，为数据的集成处理提供了方便。如对不同区域数据的关联处理，数据的分类搜索引擎与索引等。

数据挖掘也是亟待提高的数据处理工程。数据挖掘涵盖了知识信息的分析与发现，理解数据间的联系及其含义，然后分类回归，分析其序列、趋势及演变过程，从而深刻挖掘并满足客户的真正需求。如“啤酒”+“尿布”成为被挖掘的成功案例。再比如美国一些商家运用大数据与数据挖掘了解每个商业基地所在地区的平均人口数及人口数峰值，会针对人口数密集的地区设立特殊的商业model，以及提供4g信号的转换；还有风靡全国的中医药养生白助系统，运用大数据并结合医生所上传的临床经验，可以控制海量的中医学信息及调养方式，用户只需输入自己的健康状况，机器就会通过数据挖掘给出相应的养生建议。将这些数据挖掘的案例应用于OA系统，逐步发现并满足客户对OA系统的需要，能极大促进OA系统的发展。

尽管数据处理是大数据时代OA系统的主力发展方向，但OA系统的知识自动化处理能力才是决定其服务质量的根本。各个领域间的数据差异较大，实现高效的大数据处理自动化是必不可少的环节。知识的自动化处理主要包含了知识的捕获、联系、产生、传播等方面。如“网络爬虫”可通过知识的自动化搜捕出行业内的一手知识，将数据传到员工内部网让员工掌握最先进的行内知识，从而实现信息的公布于交流。

四、结语

随着OA技术的不断发展，我们在功能上的要求不断提升。在今后的发展中我们应逐渐消除知识孤岛，加强数据交换共享与信息共享，加强OA系统与其他系统的联系：深入理解OA系统的内涵，不要只停留在表层，像一些企业为了方便直接购同产品，但产品性能与公司需要的数据管理并不符合。在发展中重视协调办公，有效利用知识信息库；加强对移动办公的研发与改进；重视OA系统的个性化与利用率：真正了解客户的需求并尽力满足，向市场要求逐步靠拢，作为知识系统平台，未来的OA系统应该为实现现代化和科技进步发挥重要作用。

参考文献：

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[2]耿海峰.基于B/S结构的OA系统的设计与实现[D].吉林大学，2016

[3]刘蒙华.基于OA系统性能测试的研究与应用[D].西安科技大学，2017