“互联网+”背景下档案潜在用户研究

摘 要：“互联网+”战略深刻影响着档案事业的发展，改变了档案管理的传统模式，丰富了档案利用的形式。在此基础上，档案行业应积极研究如何适应这种变化，以更好的吸引用户，将档案潜在用户转化为现实用户，提高档案利用率，更好的实现档案价值。

关键字：互联网+；潜在用户；研究；转化

我们生活在互联网时代，互联网正在并将继续改变和改善我们的生活。2015年3月5日，李克强总理在两会政府工作报告中提出了“互联网+”的战略规划。同年7月1日，国务院公开发布《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》（国发[2015]40号），从国家层面明确了行动要求、重点行动、保障支持。各行业在此战略指导下，都在积极谋划改变，档案行业也做了多方面的探索。总体来说，“互联网+”战略下档案利用方面的研究成果不多，关于潜在用户的研究更是寥寥。然而档案信息的利用是档案工作的终极目的，因此我们要重视档案利用工作中档案潜在用户转化的研究。尤其在“互联网+”背景下，用户需求、管理工具和手段都有不同程度的变化。而我们要适应这种变化，就要顺势而为，充分利用“互联网+”带来的便捷与快速，更高效的为用户提供档案利用服务，使更多的潜在用户参与到档案的实际利用中来。

一、档案潜在用户概述

（一） 档案潜在用户

“潜在用户”的概念是相对于“现实用户”提出来的，档案潜在用户是指，社会上的组织或个人具有档案利用的潜在需求，但是由于自身能力的限制或者外部条件不足，没办法与档案馆取得交流，事实上也没有与档案馆建立联系的这部分群体。[1]具有现实信息需要的用户称之为现实用户，具有潜在信息需要的用户称之为潜在用户。相对于现实用户，潜在用户具有数量多、潜力大的特点。[2]

（二） 档案潜在用户的需求

档案潜在信息需求包括档案潜在用户的信息需求及档案现实用户未表达出来的真实的档案信息需求，这种潜在的需求在一定引导下可变为现实的需求。基于档案潜在用户数量庞大的特点，从提高档案利用的角度来说，促使潜在用户的转化比寻找新的档案需求更容易获得较大社会效益。

二、“互联网+”背景下档案利用要求的变化

“互联网+”背景下，用户档案利用的要求发生了诸多变化，主要有：（1）时效要求高。互联网时代，效率和速度决定成败，因此用户对档案利用的时效要求更高；（2）形态多样化。各种档案利用终端的出现，使被利用的档案形态多样化。比如针对不同的系统，需要不同格式的电子文件；（3）服务主动化。互联网环境下大信息共享平台的出现，要求档案资源建设更全面且质量高。传统的被动服务方式被彻底改变，换而代之的是主动全面的搜集开发档案资源并及时通过平台共享，才能满足增长且日益个性化的档案利用需求。了解这些变化是满足信息利用需求，最大可能的转化档案潜在用户的前提。

三、“互联网+”背景下档案潜在用户转化的不利因素分析

（一）档案服务的基础建设参差不齐

“互联网+”背景下，档案工作的基础设施要求更高，需要配备成套的档案数字化和新形态档案利用的相关设备设施。这些设备设施的成本一般都比较高，维护管理也需要长期的经费支持。在大多数档案管理机构配备计算机的基础上，还需要投入非常多的经费增加其他的设施设备。所以在经费投入不断加大的同时，总量是供不应求的，导致了发展不平衡的情况，经济发达地区基础设施相对完善先进，欠发达地区建设进程缓慢，总体参差不齐。

（二）档案人才的知识结构有待完善

一方面，历史原因导致档案工作者的专业知识结构、专业技能差距较大，档案管理人才緊缺。另一方面，“互联网+”环境下，信息形态的变化，信息内容的多样化，外文文献的增加，新技术新设备的应用与维护，对档案工作者的要求更高了。原有人才并不能完全满足需求的前提下，这种素质要求的提高，对档案人才的培养来说是个难题。

（三）档案资源的挖掘力度不够深入

档案资源基础数量庞大，“互联网+”深入影响档案行业后，档案资源的数量更加飞速增长。总体上来讲，被挖掘利用的数量占总量的比重较小。如何广泛发掘、深入研究这些档案资源，对档案价值的实现与用户需求的满足影响重大。

（四）相关行业的信息共享参与扩大

主要体现在参与信息共享的行业进一步扩大对市场的竞争与争夺，图书馆、博物馆、出版界、网络媒介等都是档案部门的竞争对手，用户需求能在其他信息服务机构获得满足的机率越高，则潜在用户流失越大。而档案利用的程序越繁琐，查全查准率越低，信息独占的比例越小，档案用户转而寻找其他信息服务机构获取信息的意愿越强烈。

（五）档案用户的信息获取能力欠缺

我国档案历史上曾长久的重藏轻用，且档案与档案利用的宣传过少。导致普通百姓心理上对档案有种距离感，认为档案离自己生活遥远，不想利用档案；或无法判断自己是否可以利用所需档案信息，不敢利用档案；又或者限于知识水平和档案利用工具使用技能，不会查找档案。在“互联网+”的环境下，档案管理信息化程度进一步提高，新的设备和管理模式的引进，使原本就欠缺信息获取能力的大多数普通百姓更加望档案而却步。

（六）法规政策的完善更新速度缓慢

我国现有的档案法规政策体系对于档案利用和档案鉴定的条款大多比较抽象，导致档案的鉴定无法保证准确性，也就使档案开放工作存在一系列不规范。加之档案信息化的速度加快，档案开放相关的安全问题、保密问题等也需要配套的具操作性的法规政策加以指引。

四、“互联网+”背景下档案潜在用户的转化路径

（一）加大对基础建设的投入

要加大对档案信息服务基础建设的资金投入，同时要注重投入的地区性公平，对于经济不发达地区尤其要注意政策和资金的双向扶持。对于实际建设部门，应充分利用获得的资金投入，针对自身的不足，制定总体的规划和切实可行的计划，稳打稳扎、逐步实施，做好“互联网+”下的档案利用设施基础准备。

（二）加强对档案人才的培养

档案工作以人为本，我们要高度重视这个问题，依托《关于加强和改进新形式下档案工作的意见》与《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》等政策支持，加大对人才队伍的培养。一是要通过系统教育加强对档案专业人才的培养，二是要通过继续教育完善档案工作者的知识结构，三是要认识到“互联网+”环境对档案管理人才信息素质、信息能力、安全意识、保密意识方面提出的新要求，并加以培养。

（三）深入对档案信息的挖掘

运用“互联网+”背景下关联规则、遗传算法、回归分析等信息挖掘新技术，全面深入的挖掘档案信息的价值。同时对档案潜在用户的档案利用需求和行为习惯方面进行信息搜集和研究，挖掘需求，针对性的服务，提高档案利用的效率。

（四）提高对行业竞争的实力

要提高行业的竞争力，首先要加大档案宣传工作的力度，鼓励用户来了解档案和档案工作，进而在有需求时想到向档案管理部门求助；其次要优化馆藏结构，加大独占信息的比例，只有在拥有结构合理，独特信息数量众多的优势资源前提下，才能在竞争中获得用户的认可，争取到更多的潜在用户转化为现实用户；再有就是信息化时代档案利用的途径增加，互联网、移动终端的使用，需求的多元化要求档案服务的全面化；最后，面对竞争，要加强和相关行业的合作交流，学习他们的先进理念和成果，弥补自身的不足。除此之外，国际同行的优势和特点也是值得拿来对比研究学习的。

（五）重视对档案用户的培训

对档案用户的培训要用贴近生活的方式，通过免费讲座、培训班、利用指南等形式，使用户知道档案的载体、类型、作用和利用方式，才能有效拉近他们与档案的距离，产生利用需求，促使潜在用户转化为现实用户。这方面可以向美国的超前宣传、超前教育学习。美国国会于1966年通过《信息自由法案》，旨在保障美国国民充分实现利用各政府部门所藏档案信息的权利，从20世纪70年代到90年代，又六次发布《美国公民运用信息<信息自由法案>指南》，这些指南相当于具体的实施细则。“法案”与“指南”全面肯定了开放公开信息的原则，并使之成为现代社会的一项基本原则。美国公民从小接受这一法案的教育，据称，在10岁左右即已开始学习。[3]这就很好的奠定了全民利用档案的氛围。

“互联网+”环境下，档案用户的信息素质也是培训的必要内容，还要让用户学会使用档案技术设备。对于互联网、移动终端这些便捷的档案资源获取途径，也要让用户体验并多加利用，对提升利用体验，增加档案利用效率都有幫助。

（六）加快对法规政策的修订

对比国内相关法规政策的不够完善，国外有很多值得我们引以学习的做法，我们可以借鉴并依据我国国情加以修订。如《俄罗斯联邦档案全宗和档案馆法》规定：俄罗斯联邦档案全宗中含有国家机密或受法律保护的秘密的国有文件，自形成之日起满30年，如果法律没有再做新的规定，可以提供利用。再如法国对公布和利用的时间划分更为具体：与司法事务有关的文件、人事案卷、个人医疗文件，从产生之日起，分别满100年、120年、150年，方可供公民自由查阅，其他所有公共档案的封闭期限只有30年。[4]再则，“互联网+”环境下档案信息安全问题、保密问题等也需尽快制定配套的具操作性的法规政策。

五、结语

在国家战略层次的布局下，“互联网+”必将在近年获得更大的发展。档案行业须要把握好新的机遇，积极全方面的发展。其中，基础设施建设和档案资源进一步挖掘是档案价值充分得到利用的基础。做好自身的建设，具备更优势的竞争力，才能更好的将用户从其他信息获取渠道吸引过来，广泛的将潜在用户转化为现实用户，使档案工作获得广泛的认可。

参考文献

[1] 杨静.档案潜在用户研究[D].合肥：安徽大学，2013.

[2] 范文兰.长尾理论指导下的档案管理实践[J]. 档案，2009（03）：55.

[3] [4] 朱玉媛.档案法规学新论[M].武汉：武汉大学出版社，2004：76-77.

作者简介

蒋旭君，女，在读硕士，职称馆员，专业方向档案学。