优化社保档案管理的新思路、新方法研究

摘 要：从最近几年我国社保制度管理的情况来看，其制度在很大程度上得到了优化，而随着时代的发展和进步，这让社保档案管理已经成为了新时期社保管理工作中不可或缺的一部分，无论是每位成员的社会参保记录，亦或者是社会保险的数据，社保档案都可以进行详细地记录和统计。随着不断深入发展的信息技术水平，让社保档案信息实现了全球内共享，这不仅可以对自身的投保情况进行全面的了解，还能够显著提高社会保障制度。基于此，就非常有必要给予社保档案管理工作充分的重视，发现其中所存在的问题并且找出对管理进行优化的有效策略。

关键词：社会保障；社保档案；全国统筹；社保档案建设

德国在19世纪80年代，建立起了世界上第一个完整的社会保障制度[1]。而我国真正建立起社会保障制度的时间，可以追溯到20世纪50年代。1951年2月26日关于劳动保险，政务院（国务院前身）公布了《中华人民共和国劳动保险条例》，对职工的各种待遇都作了最低标准的固定，如生育、养老、病假等，进而让职工因为生、残等方面因素导致的特殊困难，得到了有效的解除或者减轻，让职工的基本生活得到了充分的保障，由此社会保险雏形正式得到了建立。自从我国改革开放以来，再加上社会的发展，这让社会保障事业，已经成为对社会会主义市场经济体制进行构筑的一个重要基础，普遍得到了社会各界的认可和赞许。与此同时，要想让社会保障体系得到更好的发展，就需要加强对社保档案管理中基础工作的重视，并且重视建设社保档案管理的力度。基于此，应该采取哪些新思路和新方法，对社保档案管理进行优化？这成为了民生档案建设过程中，急需解决的一个重要问题，同时也是档案学中应该积极进行研究的课题。

1 分析我国社保档案管理现状

我国社会保障体系由四个部分组成，所组成部分主要以“社会福利”、“社会优抚”、“社会救济”、“社会保险”为主，其中在社会保障制度中，社会保险是非常重要的一项内容，它所包括的内容有养老、医疗保险等。社保档案详细来讲就是社会保障档案，主要是指社会保障工作部门，在对社会保障工作工作进行实践活动的过程中，紧密和社会保障工作的具体过程联系在一起形成的，同时对我国和社会存在一定保存价值的各种图表等历史记录。

现阶段，从我国社保档案管理的现状上来看，已经取得了一定的成绩。档案部门通过和社会保障部门之间进行紧密的合作，然后对社保档案工作进行积极的探索和开展，最终形成了六项档案管理体系，这六项档案管理体系主要以工伤保险、失业保险等构成，是一个结构具有合理性和门类具有齐全性的档案管理体系。随着日益信息化的社保，还有不断加快的现代化建设，这让大部分经办机构的社保档案管理等都开始步入了信息化时代，信息化的出现开始逐渐取代了傳统的管理模式，在对计算机网络充分利用的基础上，开始进行免费查询等，借助网络就可以轻而易举地将以前冗杂的事情得到切实的解决，但是，也有较多的问题存在。具体表现体现在如下几个方面：

1.1公民个人社保档案在不同的管理部门中分散

我国现阶段所实行的社会保障管理体制，不管是从所建设的组织管理结构，亦或者是从立法规定层面上来讲，都是属于分散型管理模式的，分散到政府中的各个部门当中[2-3]。详细情况是：对于工伤等法定的基本保障档案，社保中心具有管理的权利；社会救助等，则是有民政局进行管理；而对于公民个人补充保障的各种保险金，则是由商业保险公司负责管理。在这样的一个现状背后，就极易导致多头经办，资源无法合理利用等情况的出现。因为管理机构未有较高的集中性，这让人们在对公民个人社保档案进行利用的时候，存在着诸多的不便之处。比如，我们如果需要对公民保险金等交纳的情况进行了解，就需要分别到不同的管理机构进行了解，而这对于公民个人，还有组织在查询工作中都有着非常大的不利；而且此种分散的管理模式，极易导致整个社会保障体系有漏洞情况的发生，于是就开始有了部分奇怪现象的发生：比如在“涉保”人员死亡之后，其所涉及的个人保险账户，并没有因为“涉保”人员的死亡而结束，依旧还是有人代替“涉保”人员领取保险金。又比如，在职工下岗之后，政府为了让其基本生活得到保障，每日对下岗职工进行最低生活保障金的发放，下岗者通过自身的努力再次找到工作后，因为管理监督机构并没有统一，依旧是每日对最低生活保障金进行领取。像这样的现象还有很多，如果制止的不及时，就会损害到国家的利益，甚至对国家的安定和社会的进一步发展产生不良的影响。

1.2行业主管部门社保档案意识不够强，未引起充分的重视

对于我国部分地区而言，特别是城乡居保最重要的工作，还是以对社会保障项目健全为主，并且对覆盖的面积进行不断的扩大，但是并没有意识到档案工作的重要性。除此之外，因为社会档案有着非常大的数量，工作过程中有着较为复杂的环节，对比社会保障工作而言，并没有硬指标来对社保档案进行考核，而且管理办法还有标准在全国也没有得到统一，因此在实际工作的过程中，就非常容易导致一些档案工作者放松对自身的要求；另外一方面，因为未有较强的社保档案意义，部分社会保障经办单位，将更多的精力都放在了社会保障业务上，而没有意识到社保档案资料管理的重要性；这些因素的出现，都在一定程度上导致了社保档案工作秩序的混乱，无法在真正意义上，将社保档案的作用发挥出来；还有部分社会保障部门并没有较为健全的档案机构，无专兼职人员对档案进行管理，即使档案有专兼人员进行管理，也只是临时进行抽调的。对于此方面的业务并没有经过专业培训，对于社保档案的质量有着非常严重的影响[4]。而作为一个行业主管部门，因为档案行政管理部门长时间形成的习惯，这让其仅仅只将“‘红头”文件认为是档案，对这些在“业务”部门中所产生的一些“涉保”档案，并没有引起充分的重视。在进行管理的过程中，大部分是由形成社保档案的业务部门自行保管的方式，不管是从这些档案管理的形式上，亦或者是制度上，统统和专业化管理的要求不相符合。此种现状产生的因素主要有如下几个方面：第一，所产生这些档案的业务部门，为了在使用时候更加的便利，就不愿意移交给档案部门进行记录；第二，针对此种现象，上级主管部门并没有进行明确的要求；第三，个别档案人员大部分以兼职人员居多，有着比较大的工作量，因此不愿意花费时间“多管闲事”。

1.3社保档案管理还未达到信息资源共享要求

随着现阶段日渐成熟的网络技术，这让资料在保存的过程中，可以采取多种方式，不但如此，查阅速度和传输速度也较之前有了很大的进步[5]。事实上对于社保档案而言，逐渐普及的互联网技术等，都为其的信息共享提供了充分的技术保障。对于社会保险的五个险种档案，因为并不是一个部门进行管理的，从而造成系统建设的过程中，有着不同开发商参与的情况发生，彼此之间缺乏信任，或者是同一家系统开发商，采取的技术架构和标准不同，只有很少部分地区才将基本信息共享得到了真正意义的实现。很多地区和部门所存在着的各自为政的局面，对于社保档案联网工作的实施起到了严重的阻碍影响；各个部门之间数据入口不统一等问题仍然非常严重。比如因为信息持有者看中了信息的价值，因此其封闭了本来可以公开的信息。因为部分信息确实是非常重要的信息，共享的时候直接会对利益的分割有所牵涉。还有就是未有准确的统计数据，害怕暴露出所统计数据和业务数据之间的矛盾，这对于全面开展并且协调社会保障工作是非常不利的，并且对于建设社保档案信息资源共享也是非常没有帮助的。

1.4社保档案管理缺乏标准和规范

社保档案管理存在着缺乏国家标准的现状，在执行职工档案管理的过程中，仍然按照国家档案局和劳动部，在1992年一同制定的《企业职工档案管理规定》，但是在此项制度中的适用范围等规范，已经和现阶段工作的实际需要不相适应，因此迫切的需要修改。在没有国家有关标准的背景下，部分地区制订了一些和地方相适应的社保档案标准，如有的地市对低保档案管理办法等进行了制订，但是在全国很多地市，并没有将有关社保档案的管理规范和标准真正的建立起来，由此导致各个地区社保档案管理方式存在着不统一的现象。

2 优化我国社保档案管理的新思路、新方法

2.1建立全国统筹的社保档案管理体系

对社保档案管理体系进行进一步的完善，并且采取集中管理的方式对社保档案进行管理，加强五个险种合一的管理机制，防止各个部门之间有交叉重复的情况发生，采取社保档案信息资源共同享用的方式，并且为实现社保档案管理电子化，从而更好实现全国范围联网奠定扎实的基础。本文认为，在指导方法上可以以社会保障和电子政府标准体系为主，将运营模式等作为依托，根据多层次架构的方式，将系统自上而下架构成为三个层次（业务运作支撑平台、组件、IT基础设施），将以信息安全等为主的，并且和三大层次的两大体系相贯穿的模式真正意义上的树立起来。为了能够劳动者出现的流动，以及工资收入发生的变动情况进行更好的适应，根据号码对每个劳动者的档案卡进行设立，并且通过对计算机储存的利用，然后对公民个人历年来所有收入的工资情况，进行详细的记录。在全国将计算机网络真正的设立起来，跟踪记录每个劳动者的情况；并且在全国范围内，将网络查询接口建立起来[6]。允许公民可以在一定时间内进行查询，同时也可以替他们进行预测，比如说到在退休的时候，一共可以拿到多少养老金，从而将工作的透明度得到切实的提高。作为社会保障事业当中不可或缺的一部分，社保档案在其中吧发挥着非常重要的作用，基于此，要想让社会保障事业得到深入的发展，并且进一步的完善，就非常有必要将全国统筹的社保档案管理体系建立起来。

2.2统一领导，分级管理全国社保档案

第一，在国家管理部门领导下协调下，将一个具有全国统筹性质的社保档案管理中心成立起来，对社保档案管理过程中存在的分散问题进行管理，让现阶段存在着的决策过于分散等局面得到有效的解决，让其成为对全国社保档案进行统一管理的决策和领导机制，负责对社保档案的改革计划等进行拟订。第二，作为全国统筹的社保档案管理中心，还可以在全国各个地区进行分支机构的设置。负责定期增加和更新公民社保檔案的内容，并且统一送交国家劳动和社会保障一并进行保存和管理，图1是社保档案信息化管理的服务流程。

图1社保档案信息化管理服务流程

2.3建立终生一致、全国统一的社会保障号码

对于每个公民，采取发放社会保障号码的制度，真正意义上的统一起公民劳动保险、个人档案盒身份证号码，而对于公民个人社保档案内容，则是由社会保障部的分支机构和国家劳动部定期进行增加和更新，并且送交到社会保障部和国家劳动部，一并进行统一和管理。从号码发放上就可以将号码发放的时间和地点反映出来，这样对于公民工资收入等情况的记录是非常方便的，同时也方便投保者本人需要时的查询。

2.4加强宣传社保档案知识

在社会保障事业当中，可以说社保档案是一个非常重要的分支，但是社保档案所具有的作用，经常未得到社会大众充分的重视。但是随着日益完善的社保体系，这就越来越突出了社保档案的重要是，它主要是对社保工作进行记录的重要载体，对社会保障事业当前亦或者是未来发展，都有着非常重要的引领作用，对其的收集、整理等是一项具有现实意义的工作。基于此，要进一步的发展社保档案工作，要将其所具有的社会价值得到充分的发挥，第一，要从思想上，让社会大众认识到社保档案所具有的重要性，而这对档案部门提出了一定的要求，要求其实施各种各样的方式加强宣传，让社会大众可以对社保档案有一个更深层次的认识。如可以通过对社保档案编写的方式，通过对实例汇编成册利用的方式，向社会大众进行分发，宣传对社保档案的作用。

2.5建立起社保档案管理法规和标准

虽然在社会保险领域上，我国已经颁布了与其相关的很多行政法规等，但是并没有让基础性立法得到真正的统一。基本法律存在的缺位情况等，造成我国社会保险制度无法真正的定型，不具有权威性，而且各个地区的制度在全国也没有得到统一。但直至到2007年底，社会保险法草案在社会各界的期盼下，历经了长达十三年时间的酝酿之后，终于向全国人大常务会会议提议，并且最终让社会保险制度基本法律框架得到了确立，进而让公民的社保权益得到了有效的保障。

除了需要相关的法律保障之外，还非常有必要将和社保档案管理相关的标准体系，得到进一步的建立和健全，同时对社保档案的格式进行统一，然后让社保档案所记载的内容可以得到有效的规范，实现规范化和标准化社保档案工作的目的；要对保管、交接档案等制订出相应的规定，让社保档案管理标准，可以在社保档案收集等全过程中，可以得到有效的贯穿，从而实现社保档案从形成直至到销毁等工作，都可以按照相应的规章制度进行。

2.6加强社会保障档案管理队伍的建设

因为社保档案有着非常丰富的内容，而且动态性也非常的强，基于此就非常有必要对其进行详细的分析和评估，并且采取信息化管理的方式，在这样的一个情况下，对于社保档案管理人员的素质，就提出了非常高的要求。因此，就非常有必要加强社会保证工作职能部门和档案行政管理部门之间的有效合作，只有这样才可以一起肩负起，对社保档案工作人员参加培训的组织任务，不但如此，还需要给予建设专业社保档案管理队伍充分的重视，争取培养出一批精英队伍，即不但对档案管理业务非常的精通，而且又可以熟练运用计算机技术的高科技人才，为发展社保档案事业提供充分的人才保障。要想让人才机制得到有效的建立和健全，可以借助各种各样的渠道，加强对已有档案管理人员，在教育方面的相关培训，让其可以和有关的资质相符合，并且充分的激发出来他们对业务钻研的积极性，从而和不断发展和变化的社保档案工作进行更好的适应。

3 结束语

在现阶段信息化时代下，要想将社保档案管理工作真正的做好，势必离不开创新。学会分析我国社保档案管理现状，找出优化社保档案管理的新思路和新方法，并且要对管理思想进行积极的转变，勇敢进行创新，对于他人的先进管理经验，要学会吸收和引进，同时也要对信息管理的标准进行规范，将有关管理人员的综合素质得到真正的提高，与此同时对于软件和硬件方面，也需要不断的加大投入力度，只有这样做，才可以充分的保障社保档案管理工作紧跟时代的步伐，将最好的档案服务提供给人们。

参考文献

[1]周秦. 浅谈信息技术在社保档案管理中的应用[J]. 中国管理信息化， 2016（5）：167-169.

[2]张孟瑀. 社保档案管理是社会保障事业的基础工程[J]. 劳动保障世界， 2016（3Z）.

[3]邹涛. 大数据时代社保档案管理电子化的思考[J]. 中国人力资源社会保障， 2017（5）：41-42.

[4]杨一. 电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用[J]. 电脑知识与技术， 2017， 13（9）：185-186.

[5]张慧珍. 我国社保档案管理的法制建设问题及发展策略[J]. 办公室业务， 2017（18）：137-137.

[6]齐晓鹏. 社保档案管理中信息化建设的有效途径[J]. 人力资源管理， 2017（1）：231-232.

作者简介

罗仁红（1981-），女，四川乐至，本科，目前职称 檔案馆员。