浅谈如何优化档案管理

徐俐

【摘要】在全面深化改革的今天，如何更好做好档案管理工作唯有自我革新，才能与时俱进、不断发展。做好档案管理工作，需要在发扬档案管理优良传统做法的同时，更加注重科学化及科学技术手段的引进和应用，以科学手段提高档案管理水平。

【关键词】档案管理 现状 措施

一、目前档案管理的现状

（一）缺乏档案管理的思想观念

在当前这个阶段，多数人忙于经济建设，认为只要目前的工作完成，就可以促进经济的快速健康发展。实际上，许多工作具有长期性，需考虑长远，还有一些工作受到当前社会背景的影响，对以后的工作仍然有非常重要的参考价值。因此，档案管理对每项工作都至关重要，尽管当今社会对档案管理已经有了一定程度的认识，但对其重视程度还是远远不够的，因此也阻碍了事业单位档案管理工作的发展。

（二）档案管理人员的专业水平不够

现代信息档案管理与传统人工档案管理之间还存在着一定的差异，需要专业技术人员的支持。但目前事业单位的档案管理工作多且繁杂，而这部分工作主要是由一些年龄结构较大的人员组成的，虽然这些员工在人工档案管理方面具有丰富的经验，但在建立现代化信息技术档案管理方面还存在着很大的问题，缺乏基本的计算机操作、档案查阅、资料整理和归类等基础的专业能力，不能满足社会经济发展新时期档案管理工作的具体化、精细化、规范化和制度化的要求。因此，可能没有办法完成信息档案的建设，使档案管理的工作效率相对低下。

（三）档案管理的设备相对落后

随着科学技术的不断发展，单位的档案管理逐渐开始实现信息化管理。但是，由于一些单位对这方面的关注度不够，先进的信息技术在档案管理中还得不到广泛充分的应用。一些事业单位没有给予档案管理工作足够的经费支持和设备维护，使得档案室的硬件条件和基础设施比较差，仪器设备配置不齐全。同时现代化的档案资源开发利用不够，电脑、扫描仪、影印设备和操作软件等软硬件设施更新不及时，不能满足现代化的电子档案处理需求。档案管理中通常还存在工作空间小、环境不完善的问题，导致档案管理质量相对较差。甚至在一些单位中，档案管理工作还没有应用计算机设备，僅仅依靠手工档案管理，这也导致文件管理效率不高，并且质量不好，存在较多的错误，有的档案也不能在规定时间内归档，这对于工作效率有着直接影响。

（四）信息化利用不充分

很多单位对于档案管理软件的认知度很低，不能正确的认识档案管理软件，而如果选择合适的档案管理软件便可以有效的提高档案管理效率，同时也可以有效的降低人为错误率，在这种情况下，充分利用信息化对事业单位未来的工作非常有帮助。因此能够使用更好的档案管理软件也是信息时代化的必然选择。

二、优化档案管理的措施

（一）完善档案管理的管理制度并提高对档案管理的重视度

档案作为社会活动的记录和物证，在许多行业都起着至关重要的作用，也有助于各相关部门工作的开展，因此优化档案管理、提高档案管理效率便显得尤为重要。而一个好的制度便能促进档案管理行之有效的进行，也能从根本上解决档案收集不完整、不准确的问题等，同时使工作人员能够有更加明确的工作标准，提高其工作热情，促进单位的档案管理工作有效完成。改变社会对公共事业管理的认识不足，便要求宏观层面的国家机构提供档案管理支持，使全社会都关注机构档案管理，从而提高对档案管理的重视程度。通过不断加强相关档案资料的收集工作，促进档案管理工作的不断完善。档案管理作为事业单位的基础性工作，在中国经济和政治体制不断改革的背景下，干部制度改革，考核培训活动中也增加了大量需要存档的数据，这在一定程度上也增加了收集人事档案材料难度。因此，相关档案管理人员应及时、准确地收集和整理各种信息，并做好鉴定工作，对于不符合档案规范要求的档案应慎重选择，及时退还一些不完整的材料，并要求有关部门及时重新提交，以确保文件信息的完整度，真实度和安全度，有效地发挥档案的社会作用。

（二）加强对工作人员进行相应的培训工作

增强工作人员的责任心，同时优化他们的工作方法，鼓励工作人员多提问，不能出现模棱两可的现象，力争做到精确细致，从而提高工作效率。在公共机构工作过程中应加强员工与员工之间的互动，丰富员工活动，增加员工的参与度，从而营造积极高效的工作环境。初步进入工作环境的工作人员可能对法律体系和具体的档案管理方式并不适应，因此进行一些思想政治方面的工作可以鼓励员工、提高员工的参与程度。经过有关部门人员的不断努力，近期机构在改进档案管理工作方面取得了很大的进展，参与工作的工作人员的态度和工作热情也取得了很大的改善。事业单位其他方面的工作机构与档案的收集和整理密切相关，材料管理工作对提升其他工作起到了很大的促进作用。在工作中不断吸取前辈的经验，取得了事半功倍的效果，同时工作效率也得到了明显提高，相关单位的材料管理也得到了很大程度的改善。

（三）充分应用现在高速发展的科学技术

应将网络、数字与计算机结合起来，利用计算机等现代化的手段整理档案，运用网络技术对电子档案进行维护和更新，可以减少手工操作的失误，提升准确率，也方便工作人员搜寻之前的档案，降低了工作量，也更能满足当今社会信息化的需求。在某种程度上，建立数据库需要一个长期的过程。在数据库的建设过程中，文件管理和计算机技术的相关工作应该有效地结合起来，并在一定程度上进行协调配合，高效的收集综合数据并构建档案目录。也可以建立起实用性较强的档案信息网站，更好地实现档案资源共享，只有这样，才能进一步开发出相应的档案管理系统，从而提升新时期档案管理工作的质量，不断提高信息档案管理的效率。

（四）完善档案的保密工作，强化档案的安全制度建设

档案管理机构参与国家政治经济发展的重要信息，在档案管理机构中，不仅要提高管理者的责任心，更重要的是要提高管理者的保密意识，坚决杜绝泄露国家秘密档案，档案管理工作人员必须加强保密工作，定期对相关档案进行检查，同时在档案室应安排专门的工作人员进行管理，并要建立相应的应急制度和抢救补救的制度。完善档案保管基础设施条件，建立数字档案和电子档案信息安全制度，促进档案系统安全档次保护和分级保护工作，提高数字档案评估标准，完善分类网络系统，也能够行之有效的确保档案的安全。

三、结语

目前，我国的档案管理工作已经做得比较完善，但还有可以改进的地方，希望可以更加重视档案管理的管理制度、对于工作人员的培训以及档案的保密工作，并能够充分利用高速发展的科学技术，使我国的档案管理能够更加优化。