刍议企业办公用品信息化管理模式

许译文

【摘 要】 传统的办公用品管理存在诸多问题，例如纸张、笔的使用存在浪费，缺乏规范的领用标准。可以通过限额管理、完善领用审批手续、建立办公用品库存管理“电子台账”、引入办公用品管理信息系统，力争做到办公用品管理的系统化、规范化、科学化、自动化，从而实现物品利用率最大化，节约资源，控制成本。

【关键词】 新常态；办公用品；信息化管理模式

随着精益管理、降本增效和信息化建设在各个领域中的应用，办公用品管理也成为企业节能降耗、压缩成本的焦点。但目前大多数企业仍然采用的是原始的手工做账形式。在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作需要。所以，开发一套适合的办公用品信息管理系统，加强办公用品日常管理各环节的严格管控，降低企事业单位管理费用，并对各类信息进行详细的统计分析，对于提高办公效率，规范办公用品管理有着十分重要的现实意义。

一、办公用品使用及管理的现状分析

通过调研分析企事业单位办公用品管理及使用情况，了解到关于员工在办公用品使用方面的态度、日常管理及审批模式均存在很多问题，日积月累形成了办公用品的浪费。调查显示，很多职工从来不关注办公用品使用情况。日常办公存在的各种浪费和不必要的损耗，同时也有很多员工认为办公用品领用制度不完善、管理不规范、惩罚制度不明确，让很多人钻了空子等。

首先，纸张的使用存在浪费。在网上办公越来越方便的同时，无纸化办公仍然是不可取代的方式，会议场合还要将文件打印出来人手一份，在大型会议的场合更是需要准备备份，而纸质的文件在使用过后通常不会回收重复利用（所谓使用可能只是简单的翻阅或只是作为会议陈设），这样每年的纸张存在大量浪费，而且可能只有一个字的修改或调整，就废弃所有打印好的文件、信封、便签纸等，并且基本都是单面使用，对办公资源造成极大的浪费。签字笔替代了钢笔、圆珠笔，本可以更换笔芯继续使用的中性笔也很少有人愿意更换。一是由于没有这样的意识，多数员工都是直接领取签字笔，很少有人领取笔芯，所以从来不去更换。小的浪费积少成多，使办公用品浪费问题逐渐浮出水面。其次，没有规范的办公用品领用标准，造成了企事业单位办公用品费用支出不固定，新的需求不断产生，办公费用不断增加，同时也增加了企业的管理成本。优越的资源条件和工作效能并非正相关，反而是不加约束的资源更容易产生浪费的思想，极大影响了企业的管理。

二、应对措施及建议

随着企事业单位信息化建设的不断发展，企业使用信息系统进行管理势在必行，通过引入办公用品管理信息系统，加强办公用品在各个环节的严格监管，可以提高工作效率，从而提高企业的现代化管理水平，实现精益化管理。做到节省了人力物力，减轻了职工手工处理的工作负担，必将产生经济效益。

1、限额管理

通过对以往使用量的分析，把每个人一定时期内使用的办公用品定额化或定量化，引入领用次数及领取总量的限额管理模式，对领取频率高的物资，设置部门领取的最高限额。更容易使每个人从思想上认识到办公用品的浪费问题，真正做到相互监督，这样才使弥补办公用品管理上的缺失。

2、完善领用审批手续

针对不同用户给予不同权限，系统上的审批手续要更加严格、规范，减少随意领用和重复领用。由于和库存量的关联，也将有效减少无效领用的发生。

3、建立办公用品库存管理“电子台账”

办公用品的采购、入库、领取情况均录入系统，并生成报表，更容易对数据进行统计和分析，有利于发现问题，调整管理的思路。可以直观看到库存现状，实现对办公用品余额信息进行查询，并实时更新库存情况，领用缺货时形成缺货登记表，明确采购内容，有利于保持最优库存。

三、通过引入办公用品管理信息系统可望达成的目标

引入办公用品管理信息系统，要做到办公用品管理的系统化、规范化、科学化、自动化。

1、提高工作效率

办公用品管理系统通过数据继承的方式，在各类信息数据录入后，随之相应的业务在各环节进行流转，在进行下一业务时，避免重复性的录入工作，使企业的员工从重复性的手工劳动中解放出来，进而提高员工的工作效率，降低相关业务的处理周期。

2、降低办公费用

通过对办公用品的信息化管理模式的使用，加强办公用品各环节的严格管控，降低企事业单位的管理费用，并对相关信息进行详细的统計分析，建立管理台账，及早发现和调整办公用品日常管理中存在的各种问题，为管理提供及时的决策信息，从而进一步提高办公用品管理的科学性、实效性。

3、合理库存

为各部门提供日常办公所需的物品，以最小的物品库存储备达到最佳的使用状态，避免办公用品的积压和短缺，合理组织供应。

四、办公用品管理信息系统主要功能模块

主要实现功能包括：物品入库信息管理，物品领取信息管理，出库信息管理以及查询库存信息。

1、基本信息的管理功能

包括人员、机构信息及权限设置，办公用品基本信息的查询、添加、删除和修改功能，根据需要实现适当添加或修改型号规格等信息，同时维护部门及人员相关信息，体现各部门领用限额。对用户管理、日志管理等信息进行管理与维护，并能够进行对应的权限管理及数据备份。

2、入库及库存管理功能

进行办公用品分类登记入库，可查询入库办公用品的基本信息等资料。根据入库信息、领用信息，自动更新办公用品的库存数据，实现对库存情况的实时监控。库存不足时，生成缺货单或采购单，以便管理员能够根据缺货单采购商品。

3、办公用品出库领用功能

部门内勤可以根据自己的需求申请使用办公用品，同时对所需的物品申请表进行修改，无法领用的生成缺货登记表；部门领导和分管领导使用领用管理界面对办公用品的领用申请进行审批，可查看需要领用的办公用品品类信息及库存信息，对是否领用给予批示；库房管理员可以添加、修改、删除、查询办公用品的出库信息。除了根据用户权限限制品种，还要限制申请的数量。例如：稿纸每次只能领取一本，签字笔每月只能领取1次等。领用表审批通过后，库存信息同时更新。

4、办公用品查询及报表功能

系统用户能设定某个条件查询一类或者某种产品库存情况，生成按部门、人员或办公用品名称排布的各类统计报表。在统计和查询方面能够支持单一条件查询、多个条件组合查询、模糊查询和精确查询四种方式。

总之，办公用品的管理是资产管理的重要组成部分，对办公用品进行有效的管理，能够使物品利用率最大化，节约资源，控制成本。利用计算机来代替人工处理一些重复而且工作量大的工作，不仅可以节约人力和资源成本，还能提高整个办公用品管理工作的透明度，便于监管和监督。从而使管理者使用更加便捷、数据更加准确、获取更加及时，使其更规范化、科学化、人性化、网络化。

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