浅谈中学档案管理工作的现状与对策

徐强

【关键词】中学档案 管理 现状 对策

一、中学档案管理现状

1.职能部门重视程度不够

中学档案在维护学校正常教学、融汇教师教学成果方面却有着极为重要的作用，然而，目前由于档案管理对学校的帮助不大、学生的关注度不高等原因，相当一部分学校对档案管理不太重视，档案管理工作在日常情况下基本没有什么实质性的工作内容，只有在上级部门进行检查的时候才象征性的进行简单的布置与操作，由于校方领导对于学生档案管理工作的不重视就直接导致档案信息收集只能集中到实际应用的最后阶段，所以信息并不能保证完全准确。

2.管理人员专业水平不够高

当今中学管理档案方式主要为以下流程：首先，由校内建立档案室，将各部门总体档案交由专人负责管理;其次，根据工作需要将各部门整理的文件及资料经过认真挑选后，立卷或计件整理成册;最后，由档案室的管理者对各档案分类、编号，再根据立案单位、类别、内容等进行统计及存放。这一系列方法能保证文件的规范管理，随时收集并分类、编号各种档案，可以保证在需要查阅时能及时找到。

但目前，多数管理员并不能做到条例清晰，对档案的保存、整理以及调用等流程衔接不是很清楚，这就可能造成档案遗失或者混乱。

3.管理意识不到位

档案管理是学校发展中的重要部分。但目前多数管理者的管理理念不到位，对档案的重要性也不能准确把握，这就导致他们在很大程度上对档案管理工作产生疏漏，做不到认识上的高度集中。除此之外，中学档案管理相关人员应加强管理意识、完善管理工作体系，对处理、使用完毕的档案应做到及时收纳，除校内档案外，还应注重校外资料的整合，将涉及到中华传统文化的资料收集到中学档案之中，再把文化傳承与档案管理的实际工作结合在一起，将传统文化的收纳及保存视为档案管理工作的主体，使中学档案管理不仅注重校内小事，更能顺应时代潮流，达成多学科、多门类、多渠道、多层次上的和谐统一，进而更好地管理档案贡献绵薄之力。

二、中学档案管理对策

1.加强对档案管理的重视程度

当下中学档案管理方面出现问题的原因主要在于学校、家长、学生以及管理人员对档案的重要性认识不足，鉴于此，加强以上这些机构以及人员对档案的重视程度才能有效增强档案管理力度与改善档案管理现状。

首先，校方应加大对档案管理的重视，提升学校档案管理人员的录取标准与福利待遇，这样一来，管理工作人员就会对自己的工作更加尽心尽力，这样一来，工作效率自然能得到保障。

其次，家长与学生也要形成对档案的正确认识，即这些档案可能对以后的学习、工作、生活会有很大影响，所以要树立起对档案管理的重新认识，督促学校加强对档案的管理。

最后，只有档案管理的实际操作人员增强了档案管理意识，才能尽量减少在操作中的错误，不会把个人的主观意识融入到档案信息采集的过程之中确保信息的准确性，才能避免出现档案丢失、档案被随意销毁的现象的出现。

2.加强对管理人员的岗位培训

现如今，信息技术高速发展，该技术也逐渐被大量使用在中学的档案管理工作中。因此，管理者应当与时俱进，提高自己掌握信息技术的能力。

任何工作都应顺应时代的发展潮流，档案管理也不例外，因此，管理者需增强自身的管理能力，同时也要增强管理工作的有效性，迅速掌握与计算机相关的管理技术，并将其熟练运用起来，才能真正做到顺应时代的发展变化。

首先，管理者应提升自己使用计算机的能力与水平。这就要求管理者在日常生活中，多学习，多钻研，最重要的是多使用计算机，这样他们在面对这样较为智能的管理时，不至于出现手忙脚乱的状况。

其次，管理者应学会熟练操作打印机、传真机等具有现代化的办公设备，对于办公室常使用到的录像设备、刻盘、摄影等的使用方法，都要有基本的了解，对自动索引、自动借阅等操作要熟练掌握。如此一来，面对不断更新的新科技，管理者不至于出现手忙脚乱的情况。

管理者只有不断提升自身的素养，才能更好地投入到工作中去，因此，在新的时代潮流下，管理者应不断充实自己、不断学习，树立起“活到老，学到老”的学习意识，将现代管理理念与前人总结下来的经验结合在一起，这样才能更好地进行管理。

参考文献：

[1]韩青树.刍议学校档案管理工作[J].教学与管理，2012，（13）.