合作·协同·融合——大数据环境下档案信息资源共建机制的三重境界

文 / 马仁杰 沙洲

2015年9月，国务院印发《促进大数据发展行动纲要》，指出大数据正日益对全球生产、流通、分配、消费活动以及经济运行机制、社会生活方式和国家治理能力产生重要影响。[1]档案信息资源是大数据的重要来源，档案信息资源共建是档案信息资源发挥作用的重要保证，而档案信息资源共建机制的优劣从一定程度上决定了档案信息资源共建的成效。因此，探讨大数据环境下档案信息资源共建机制对档案行业真正实现档案信息资源共建具有重要意义。

一、相关概念及研究现状

（一）大数据与档案信息资源共建

“当世界开始迈向大数据时代，社会也将经历类似的地壳运动”[2]。诚然，大数据已经深刻地影响了人们的生活、工作和思维方式，但目前社会各界对于大数据的定义尚无统一认知。著名的管理咨询公司麦肯锡（McKinsey & Company）将大数据（Big Data）定义为：大小超出典型数据库软件的采集、存储、管理和分析等能力的数据集。[3]在档案学界，从大数据视角出发探讨档案与大数据关系、档案高等教育以及档案工作各个环节等问题的研究已不胜枚举，而对于档案信息资源共建的研究还较为少见。信息资源共建不仅是提高信息资源建设投资效益、减少重复投资、提高资金利用率的重要方法，而且是大幅度提高信息流通、信息服务保障能力、提升社会总体信息获取能力的重要途径。[4]档案信息资源作为信息资源中可信度最高的一部分，其共建不仅有利于大数据环境下社会公众更加便捷地利用档案，而且对政府部门更为迅速、准确地进行数据分析和决策具有重要作用。

（二）档案信息资源共建机制

“人类的各种活动和现象，纷纭复杂，却能够作为一个庞大的社会有机体，世代延续，生生不息，必有其一定的内在运行机制”[5]。档案信息资源共建是一个复杂的系统工程，共建机制是影响其成效的重要因素之一。如果缺乏科学的共建机制，档案信息资源共建的效率和效果必将大打折扣。为了了解目前我国档案信息资源共建机制的研究现状，笔者于2018年3月19日在CNKI上按篇名进行高级检索，输入“档案信息资源共建”和“机制”两个检索词，两个检索词之间使用逻辑关系“并”来表达，将来源类别选为“核心期刊”和“CSSCI”，共检出文献3篇。吴加琪从区域档案信息资源共建共享的角度出发，提出要建立协同机制，并认为协同机制主要包括管理协同、资源协同、技术协同、利益协同和主体协同。[6]吴加琪从浙江省档案信息资源共建共享工作体制创新、集成创新、技术创新、政策创新的实际出发，提出该省今后应强化档案信息资源共建共享理念、建设区域民生数字资源共享工程、构建全省档案信息资源共建共享大平台、发挥非政府社会组织和市场机制作用、建立全面覆盖的档案信息资源共建共享协调机制。[7]吴加琪还阐述了多主体参与的区域档案信息资源共建共享的内涵与特征，并对档案行政管理部门、跨行业系统管理部门、档案保管单位、专家、档案同行、市场以及公众等各方力量参与机制进行了探讨。[8]可见，目前档案学界对档案信息资源共建共享机制的研究较少，而单独对共建机制的研究还处于空白。国家大数据战略的实施给档案信息资源共建带来了新的契机。本文拟从大数据环境下档案信息资源共建机制的构成要素出发，阐述其相互关系，并探讨共建机制的三重境界。

二、大数据环境下档案信息资源共建机制的构成要素及其相互关系

所谓机制，原指机器的构造和工作原理，现泛指一个工作系统的组织或部分之间相互作用的过程和方式。[9]在大数据环境下，为了保证档案信息资源共建系统的高效运转，应建立科学的共建机制。在建立科学的共建机制之前，首先要明确其构成要素及相互关系。

（一）大数据环境下档案信息资源共建机制的构成要素

1.共建主体。档案信息资源共建机制中的共建主体是指档案信息资源共建中的利益主体，也就是共建动力的实施者。档案信息资源共建系统由众多主体共同参与建设完成。这些主体可以分为四类：一是共建档案机构，二是共建档案专家，三是社会公众，四是其他相关部门。其中共建档案机构主要包括参与共建的国家和地方档案行政管理部门、中央和地方各级各类档案馆以及机关和企事业单位等组织内的档案机构，共建档案专家主要包括高等院校和研究机构中参与共建的档案学者及研究人员，社会公众主要包括被动式参与共建的公众和主动式参与共建的公众，其它相关部门主要包括参与共建的各级政府以及外包企业等。

2.共建客体。档案信息资源共建机制中的共建客体是指共建的对象，即档案信息资源。档案信息资源是档案信息资源共建系统存在的客观条件，没有档案信息资源自然不存在档案信息资源的共建。大数据时代，人类信息的爆炸式增长、社会公众档案意识的提高以及档案信息需求的扩大导致了档案信息资源的总量剧增、种类和内容呈现出多样性的特点。[10]大数据环境下的档案信息资源一般可分为纸质档案信息资源和数字档案信息资源。其中数字档案信息资源主要包括保存在各档案机构的数字化纸质档案和原生电子文件。随着档案信息化进程的不断推进，数字档案信息资源共建将成为大数据环境下档案信息资源共建的主要部分。

3.共建动力。档案信息资源共建机制中的共建动力是指推动共建的力量，也就是影响共建的各种因素的集合或使共建发生变化的力量。具体而言，共建动力主要包括法规政策、管理模式、协调手段和技术方法。法规政策为档案信息资源共建系统的运行提供了制度保障。它要求各共建主体共同遵守一定的准则并按照严格的规章程序参与共建，其健全程度从一定程度上影响了档案信息资源共建系统的健康发展。管理模式是一种管理行为体系结构。它由管理理念、管理方式和管理工具等一系列因素构成，其科学程度为档案信息资源共建系统的可持续发展提供了保证。“协调既是发展手段又是发展目标，同时还是评价发展的标准和尺度，是发展两点论和重点论的统一，是发展平衡和不平衡的统一，是发展短板和潜力的统一”[11]。采取一定的协调手段可以平衡各共建主体之间的利益关系，从而提高档案信息资源共建系统的稳定程度。技术方法为档案信息资源共建系统的正常运行提供了强有力的支持。尤其在大数据环境下，数字档案信息资源的数量呈几何级数级别增长，新一代信息技术的飞速发展极大地影响了档案工作，因此运用先进的技术方法来保障档案信息资源的共建不可或缺。

（二）上述构成要素之间的关系

从系统论角度看，档案信息资源共建机制是一个动态的系统，系统内各要素之间存在着相互作用的关系，如图1所示。

图1 档案信息资源共建机制

由图1可见，各构成要素之间的作用并不是单向的，而是存在着双向和多向的相互作用。档案信息资源共建机制是一个有机的整体，在其发展过程中某一个要素并不是决定其整体功能的关键，关键是各要素之间的关系。共建主体和共建客体之间具有实践关系和认识关系：实践关系是指共建主体和共建客体之间具有改造和被改造的关系，即共建主体对共建客体的改造，共建主体通过共建动力来达到改造共建客体的目的；认识关系是指共建主体和共建客体之间具有反映和被反映的关系，即共建主体在通过共建动力改造共建客体的过程中，达到对共建客体的认识。法规政策、管理模式、协调手段和技术方法是共建主体推动共建客体也就是档案信息资源共建的动力。它们来源于共建主体又被共建主体遵守和运用，处理好它们之间的关系能给共建带来源源不断的动力。如若处理不好，一个微小的细节都可能给共建带来阻力。

三、大数据环境下档案信息资源共建机制的三重境界

在大数据环境下，建立科学的共建机制对档案信息资源共建系统的发展具有重要推动作用。从共建机制的构成要素及相互关系来看，建立合作机制是档案信息资源共建的基础保证，建立协同机制是档案信息资源共建的更高要求，建立融合机制是档案信息资源共建的最终目标。

（一）第一重境界：合作

大数据环境下档案信息资源共建的合作机制是保证共建成效的基本机制。为了实现档案信息资源的共建，合作已不仅仅是一种选择，而是必须。由于我国各级档案行政管理部门隶属于各级政府，区域内的合作相对容易，因此在实现全国性档案信息资源共建之前应优先实现区域性档案信息资源共建。目前，浙江省通过区域内的合作在全国率先建立了档案信息资源共建共享系统。该省采取了区域内跨行业系统档案资源整合、建立档案共建共享平台、提供档案共建共享的科技支撑和推动档案共建共享的关键环节等一系列措施显著地提高了档案信息资源共建共享的成效。[12]

在大数据环境下，建立档案信息资源共建的合作机制已经成为共识。在浙江省政府有关部门的引领下，越来越多的区域合作会如雨后春笋般喷涌而出。在实际的合作过程中，需要注意以下四点。

首先，进行科学的顶层设计。尤其是跨省区的档案信息资源共建工作，只有从国家层面进行顶层设计并制定科学的规划，才能适应大数据环境并有效地指导共建工作。国家档案局作为级别最高的档案行政管理部门，可以为全国的档案信息资源共建工作制定相关规划并完善各项政策措施。

其次，建立统一的合作组织。是否有统一的合作组织是档案信息资源共建成败与否的关键因素，离开统一的合作组织，档案信息资源共建就会遇到阻碍。因此，中央和地方各级各类档案馆可以发挥领头作用，与相关档案机构共同建立起档案信息资源共建的合作组织，如借鉴图书馆领域的CALIS建立高校档案联盟组织、在某个地理范围内建立区域性档案联盟组织以及建立全国性档案联盟组织等。

再次，搭建良好的合作平台。平台是合作的载体，搭建良好的合作平台可以推进合作进程、创新合作方式、降低合作成本，从而有效地促进档案信息资源共建工作的发展。各级档案行政管理部门和各级各类档案馆可以充当主导者的角色，充分运用大数据的相关技术搭建合作平台，共建档案专家、社会公众和其他相关部门应最大限度地利用合作平台发挥各自的优势。

最后，设立相应的协调机构。协调机构的作用在于平衡各共建主体之间的利益分配以及破除管理边界和合作一体化之间的矛盾。在建立协调机构的过程中应合理设置机构中的人员分配，并保持一定的人员流动频率，从而最大程度地发挥协调机构的作用。

（二）第二重境界：协同

大数据环境下档案信息资源共建的协同机制是合作机制的扩展。在合作机制的基础上，协同机制可以发挥更大的效用。协同机制来源于协同理论，协同学的创始人哈肯认为，协同学（Synergetics）一词由两个希腊字构成，其含义是“关于协作的科学”[13]。协同不是简单的合作，而是协作。它充分体现了“1+1＞2”的理念，即整体效应大于各组成部分的简单相加。

在大数据环境下，档案信息资源共建的协同机制包括共建主体协同、共建动力协同和共建客体协同。共建主体协同就是要明确各共建主体的职责、权利和义务，并以此界定各共建主体的职能范围，从而最大化发挥各自的功能。各级档案行政管理部门作为指导机构，是档案信息资源共建工作的组织者，具有指导共建工作各个方面的职责、权利和义务；各级各类档案馆、机关和企事业单位等组织内的档案机构以及其他档案部门拥有海量的档案信息资源，是档案信息资源共建的参与者，具有积极参与共建的职责、权利和义务；共建档案专家具有较高的学术水平，是档案信息资源共建的献计者，具有为共建工作出谋划策的权利和义务；社会公众不仅是利用档案的用户，而且是档案信息资源共建的评价者，其意见从根本上反映了档案信息资源共建的成效。共建动力协同主要包括法规政策协同、管理模式协同、协调手段协同和技术方法协同。法规政策协同是指各级档案行政管理部门和各级政府在颁布和出台有关档案信息资源共建法规政策之前应进行一定的协同磋商，以达到避免冲突、增强各法规政策之间协同性和整体性的目的。管理模式协同是指各共建主体在管理理念、管理方式和管理工具等方面做到相对统一，并建立适当的沟通和反馈渠道。由于各级档案行政管理部门在整个管理流程中起领头作用，因此沟通和反馈渠道的建立也应由各级档案行政管理部门积极主导。协调手段协同是指协调机构在协调各方利益关系的过程中应进行多方协商并采取合适的方式，如电话协调、会议协调和现场协调等等。技术方法协同是指各级各类档案馆、机关和企事业单位等组织内的档案机构以及其他档案部门在档案信息资源共建过程中，尽量采用统一的信息技术标准，建立统一的信息平台，从而实现真正的协同服务。共建客体协同也就是档案信息资源的协同，由于档案信息资源来源于不同的档案机构，因此需要对不同来源、不同形式的档案信息资源进行整理，并据此建立起相对完善的档案信息资源体系。

（三）第三重境界：融合

大数据环境下档案信息资源共建的融合机制是协同机制的升华。在合作机制的基础上，协同机制为融合机制的建立提供了保障。融合机制是一种更深层次的共建机制，其优点在于进一步消除了由各种差异导致的不稳定状态，从而促进了档案信息资源共建系统的稳步发展。

在大数据环境下，档案信息资源共建的融合机制包括共建主体融合、共建动力融合和共建客体融合。共建主体融合是指各共建主体在协同的基础上，通过各种形式相互渗透和交融。例如，各级档案行政管理部门定期指派相关人员到其他共建档案机构进行学习和交流、各级各类档案馆和企事业单位内的档案机构之间进行深度沟通、各共建档案机构邀请共建档案专家对共建工作进行深入的指导等等。在共建主体融合的过程中，特别要注意加强共建档案机构与社会公众的融合。共建档案机构可以让社会公众积极地渗透到档案信息资源共建中来，主动地参与档案信息资源的共建工作。例如，为社会公众开辟及时的意见反馈渠道并与其进行充分的信息交流、为社会公众提供个性化的服务方式并运用数据挖掘技术深度挖掘其潜在信息需求、为社会公众搭建透明的监督平台并自觉地受其监督等等。共建动力融合主要包括法规政策融合、管理模式融合、协调手段融合和技术方法融合。法规政策融合是指各级档案行政管理部门和各级政府在协同的基础上，在拟定法规政策之前要充分了解不同档案机构的工作现状，并在进行多方调研之后，根据各档案机构的相关反馈进行法规政策的详细论证，从而保证相关法规政策具备较强的适用性。管理模式融合是指各共建主体将不同的管理理念、管理方式和管理工具等进行融合，从而避免出现管理偏差等问题，如以人为本理念和知识为本理念的融合、系统管理和目标管理的融合、PDCA和标杆管理的融合等。协调手段融合是指协调机构在多方协商的基础上，将多种方式综合运用，以达到更好的协调效果。技术方法融合是指档案信息资源共建的实际操作主体在资源共建的技术方法方面不仅要采用统一的标准和平台，而且要进行更深层次的联合研究和开发，并在技术方法领先的部门优先采取试点工作，吸取相关实践经验，最终应用到共建工作中，例如应用云计算技术建立档案云、应用人工智能技术实现档案信息资源的智能化收集和分类、应用区块链技术提高档案信息资源共建的参与度和可靠度、应用量子保密通信技术保证档案信息传输的安全性等等。共建客体融合也就是档案信息资源的融合，在建立相对完善的档案信息资源体系的基础上，要加强档案信息资源之间的融合。档案信息资源的融合既是快速、高效利用档案的重要保证，也是档案信息资源共建的最终归宿。综上所述，档案信息资源共建融合机制的建立会极大地提高共建的成效，从而为档案信息资源的共享提供了保障。

[1]国务院.国务院关于印发促进大数据发展行动纲要的通知[EB/OL].http://www.gov.cn/zhengce/content/2015-09/05/content_10137.htm.

[2]维克托·迈尔—舍恩伯格,肯尼思·库克耶.大数据时代：生活、工作与思维的大变革[M].盛杨燕,周涛,译.杭州:浙江人民出版社,2013:219.

[3]McKinsey Global Institute.Big data: The next frontier for innovation, competition, and productivity[R].New York:McKinsey Global Institute,2011:1.

[4]姚晓霞,冯英,陈凌.信息资源共建共享可持续发展的运作机制研究[J].大学图书馆学报,2008(1):23.

[5]李忠杰.论社会发展的动力与平衡机制[J].中国社会科学,2007(1):4.

[6]吴加琪.区域档案信息资源共建共享的协同机制研究[J].档案管理,2016(3):32-34.

[7][12]吴加琪.区域档案信息资源共建共享实现机制研究——以浙江省档案信息资源共建共享工作为例[J].档案与建设,2016(6):17-20.

[8]吴加琪.多主体参与的区域档案信息资源共建共享机制研究[J].浙江档案,2016(7):7-9.

[9]中国社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典(第5版)[M].北京:商务印书馆,2005:628.

[10]耿斌.“互联网+”时代档案信息资源建设新转变[J].山西档案,2016(6):62.

[11]习近平.习近平在省部级主要领导干部学习贯彻党的十八届五中全会精神专题研讨班上的讲话[EB/OL].http://cpc.people.com.cn/n1/2016/0510/c64094-28337020-2.html.

[13]H·哈肯.协同学:理论与应用[M].杨炳奕,译.北京:中国科学技术出版社,1990:10.