PDCA工作法在现代企业职能管理的应用

文/田轶雯

管理活动是企业永恒的基调，既使技术再如何地日新月异，如果没有一流的管理作为持续保障，那么，再具核心竞争力的领先技术也不能充分发挥其价值。策划—实施—检查—处置（PDCA）循环法与基于风险的思维作为企业质量管理的过程方法，使企业能够确保其过程得到充分的资源和管理，确定可能导致其过程和质量管理体系偏离策划结果的各种因素，采取预防控制，最大限度地降低不利影响，并最大限度地利用出现的机遇。基于 GB/T 19001-2016/ISO 9001-2015《质量管理体系 要求》，本文对PDCA在企业职能管理中的应用展开进一步实践与探索。

在 GB/T 19000-2016《质量管理体系 基础和术语》中阐明了质量是通过满足顾客和其他有关相关方的需求和期望来实现其价值的文化，这种文化反映在其行为、态度、活动和过程中。产品和服务质量取决于满足顾客的能力，以及对有关相关方的有意和无意的影响，不仅包括其预期的功能和性能，而且还涉及顾客对其价值和收益的感知。GB/T 19000-2016阐明质量管理可包括制定质量方针、质量目标，以及通过质量策划、质量保证、质量控制和质量改进实现这些质量目标的过程。

以GB/T 19001-2016为基础，即质量管理体系的基本要求，阐明采用质量管理体系是组织的一项战略决策，能够帮助提高整体绩效，为推动可持续发展奠定良好基础。

一、PDCA循环法的进一步运用

1.PDCA循环法与质量管理体系

PDCA的四个阶段逐一开展，不能缺少任何一个环节，秩序也不能颠倒；PDCA循环大环套小环，环环相扣，每一个阶段都能实施PDCA小循环；PDCA循环周而复始地持续运行，每完成一次循环就有所改进，从而实现持续提升的效果。质量管理体系结构在PDCA循环中的展示详见图1。

图1 质量管理体系结构在PDCA循环中的展示

2.融入PDCA循环法的职能管理

职能管理是组织人员参与企业管理，为上级决策提供可参考依据，有效执行决策的一系列活动。职能部门按照职责，各有分工，如：总经办负责文书文秘、会议管理、品牌管理和企业宣传等工作；战略规划部负责战略规划与技术能力相关工作、投资项目管理相关工作；经济运行部负责运行保障，同时承担实验室管理和实验室制度体系管理等工作。

以质量管理体系的理念融入到职能管理中，通过营造氛围、贯彻理念、培养习惯，提升全员意识、营造并满足甚至超越原先设想的质量氛围。

具体做法是运用PDCA循环法对各管理活动实现全过程控制，持续完善内部职能管理职责的融合与促进。

二、实践案例

1.会议管理

总经办负责的会议通常是公司层面，对公司发展具有指导或决定性的作用，包括：信息交流会、决策会、解决问题和以上类型的合集。如何做到会议的高参与度、确保会议的顺利召开并具有成效，会议准备工作充分性相当重要。运用PDCA循环法和潜在风险的思维，结合企业本身的特点对会议的各阶段进行了流程细化，大大提升了会议的有效性（见图2）。

图2 运用PDCA循环法开展会议管理

① 会议准备阶段：确定会议类型和目的；围绕会议与参会代表进行分析；识别相关方；起草结论声明；确定讨论主题出席人、记录人、会议室布置和会议议程。

② 召开会议阶段：编排会议，有效输出；准备会议；审议每项议程并汇总决定；鼓励与会者积极参与；记录重要备忘和决定；严格计时；控制冲突，果断处理。

③ 会议后续阶段：向未参会人员传达会议信息；设计行动计划，以完成所分配任务；制定计划跟踪会议决定事项的进展；确定下次会议议程。

召开有效会议，不仅仅在会议本身，更多是会议的执行和任务的落实。以PDCA法的单页纸报告，汇总了会议输出信息（见图3）。

2.品牌管理

品牌管理以企业为主体，突出质量、技术、创新在品牌建设中的核心作用。为此，按PDCA循环法，对以下流程进行了完善。

① 制定工作计划、战略和方针，确定并分解目标。

② 进行检测和分析，并对品牌管理能力和绩效表现进行对标。

③ 组织开展评审，评价品牌管理体系的适宜性、充分性和有效性，寻找当前实际与预期目标的差距，考虑可能改进的机会。

图3 会议执行类单页纸报告模板

④ 开展纠正和预防措施并持续改进，针对产生的不符合或潜在不符合品牌发展的原因采取措施，避免不符合情况的发生或重复发生，制定改进目标和寻求改进机会，以实现品牌管理能力的提升。在公司成立进行工商登记时，为了避免因出现商标雷同或相近现象而导致的侵权事件的发生，需要检索公司名称和图标。如果及时开展预防措施或采取改进，可以在注册或注册后不久，把与商标相仿或相近的名称和图标等内容一并注册掉，彻底规避品牌被仿冒的风险。

3.项目基建管理

基建项目是确保投资项目按期得到效益和效应的重要环节，以PDCA方法融入项目全过程，系统开展计划、组织、指挥、协调、控制和评价，全面把控各环节进展，有助于实现项目目标。如：建立各专业检测所和公共样品不同存放区。对项目基建过程中的分管专业、计划工作内容、库号、面积等信息有明确的告示，便于管控。技术能力规划项目制定月报，有效跟踪项目进展。

4.6S管理与示范区建设

① 5S管理，又称5S活动，即从整理、整顿、清扫、清洁、素养这5个方面开展对生产现场中的人员、机器、材料和方法等生产要素进行有效管理的一种方法。为进一步提升企业现场管理的能效，将5S升级，将安全纳入其中，实行6S管理，从对场所和物品的形式化管理、人的行为规范，递进到对安全规范管理，使其常态化。

② 示范区建设

通过标准化管理和全员质量改进活动推进6S活动。

· 将6S的要素进行整合，建立示范区。

· 组织不定期巡查，定点摄影，确定照片中需要改善的内容，将符合标准的作业现场作为示范进行集中展示，让全体员工监督并自我完善。

· 定期展示作业现场，运用PDCA持续推进定置管理。

三、总 结

基于每项管理行为都有一系列标准规范的流程作为基础，用PDCA循环法来适配流程，并按照各项具体任务，做出计划、执行跟踪、对现状与期望目标的差异分析，并及时调整，以此实现职能管理效能持续提升的目标，企业才能得到持续发展。