如何加强卫生监督档案管理工作的意见

赵朝红

摘 要：在我国卫生监督体制改革不断深化的前提下，必须充分重视卫生监督档案管理工作，为相关执法的工作提供完整的资料，规范卫生监督机构的各项业务，促进卫生监督工作的顺利进行。本文通过分析卫生监督档案管理工作中存在的问题，提出具有针对性的措施，为实际工作提供一定的借鉴与参考。

关键词：卫生监督；档案管理；问题分析；解决措施

1 卫生监督档案的基本概述

卫生监督档案指的是国家卫生监督机构在日常工作过程中形成相关的档案资料，通过对资料的搜集、整理、归档、保管，对后续工作形成必要的借鉴与参考。与其他类型的档案相比，卫生监督档案具有很广的范围，而且时间周期长，所以在实际的保管和存档过程中比较复杂。

在卫生监督工作中，卫生监督档案管理工作具有非常重要的地位和作用。第一，在卫生监督管理活动中，卫生监督档案是最基础的数据记录，对其他监督工作的顺利开展奠定了基础，使卫生监督人的合法权益得到最大程度的保障，保证卫生监督工作的公平、公正、公开；第二，卫生监督档案管理工作效率的提高很大程度上是由卫生监督工作的质量决定的，对其他监督工作的有序开展起着重要的推动作用；第三，对卫生监督人员进行考核的时候，卫生监督档案的原始数据是重要的参考指标，在很大程度上代表了对卫生监督人员的素质与工作效果。

2 当前我国卫生监督档案管理工作中存在的问题

2.1 卫生监督档案管理人员素质不高

当前，我国卫生监督档案管理人员素质普遍不高，很多档案管理人员缺乏专业知识，道德素质差，不具备强烈的责任心，对档案管理工作不重视，并且有很多监督所聘请兼职人员，导致在档案管理工作中出现很多现实问题，岗位设置的不严谨、人员的冗杂、保存方式的落后、管理制度的不健全等各种各样的问题使档案管理人员对档案管理工作缺乏科学的认知。档案管理人员工作态度消极，收集和整理资料时不严谨，不能认识到资料的真正价值，管理过程中存在很大的漏洞，一系列不良现象在实际工作中表现的非常明显。除此以外，有些档案是电子档案，一些档案管理人员由于管理观念落后，不能及时学习新知识，对技术的使用不熟练，对电子文档进行保存时，很容易出现丢失的情况，最终导致档案管理工作效率受到严重影响。

2.2 已完档资料的管理不严谨

卫生监督档案管理，包括监督过程中的一系列内容和材料，涉及的环节很多，资料的整理是一项非常重大的工程，整个过程呈现出材料多、信息杂乱、延续时间长、连贯性弱等特点，对档案管理人员的耐心程度提出了较高的要求。在信息化不断发展的现代社會，从环节的开始到结束，会储存大量的文件，包括电子文档、图片、音频、视频等，以各种各样的形式出现。完档资料的保管对于之后的正常运用起着最基础的作用，但是有些管理人员在工作过程中由于自身的疏忽或者专业技术的不到位，往往对资料的保管出现不严谨的现象，出现问题时相互推诿，不同的材料分散在不同的人员手中，在归档的时候非常杂乱而且不完整，削弱资料的实际价值。

2.3 卫生监督档案材料系统化程度不高

种类多、范围广、周期长是卫生监督档案的基本特点，工作起来特别复杂，因此，对资料的保存和归档存在很大的困难。从档案计划制定到最后的完成归档，中间需要经过很多环节，需要在很多步骤下进行，由于人员的人散以及机构设置的不合理，在档案材料归档的时候，往往出现系统化较低的情况。具体表现如下：由于工作人员的疏忽或者工作的不到位，档案资料无法在规定时间按时形成，归档的速度和质量也随之受到很大的影响，导致材料非常分散，在需要的时候无法在第一时间进行调取。另外，由于单位人员的流动性较大，会出现岗位频繁交接或者交接工作不到位的现象，在很大程度上破坏了档案管理工作的连贯性，影响了卫生监督执法的规范化建设。

2.4 卫生监督档案管理制度不健全

在卫生监督档案资料整理、归档和保存的过程中，前期工作的不严谨往往导致后期档案工作的不完整性，影响卫生监督工作的质量。有些人员在查找相关资料和档案的时候，不能及时有效的查阅出相关信息，或者在查阅的过程中不按照规定，运用错误的方法，对资料造成破坏，影响资料后期的正常使用。另外，有些人员在借阅档案资料时，不按照规定流程进行登记，缺乏时间观念， 未在规定时间将资料返还，甚至有些人将资料丢失，这些现象在很大程度上严重影响了资料的完整性。因此，在进行档案监督管理时，要针对实际存在的问题，不断完善监督管理制度，促进卫生监督档案管理工作的顺利进行。

3 加强卫生监督档案管理工作的措施

3.1 提高卫生监督档案管理人员的素质

档案管理人员的素质对档案管理水平具有非常重要的影响，因此，必须将档案管理人员的素质培养放在一个突出位置。具体来说，可以从以下几个方面入手：第一，卫生监督档案管理人员在日常工作中，必须以国家法律法规为依据，树立踏实敬业、实事求是、全心全意为人民服务的思想，使档案管理人员的政治素养得到提高。第二，建立科学的培养机制，对卫生监督档案管理工作人员进行培养，一方面，安排专业人士，提高档案管理人员的业务技能，使卫生监督档案管理人员的专业素质得到最大程度的提高，在工作中能够及时解决存在的问题；另一方面，通过继续教育，使各单位档案管理人员的业务知识得到完美的衔接，相关知识可以不断更新和强化，在档案管理工作中具备充实的文化基础。

3.2 对卫生监督档案的内容进行规范

档案收集工作是档案管理中的一项重要内容，在档案管理工作中起着基础性作用。收集与整理工作需要耗费大量的时间，在专业方法的指导下，最终形成档案，对后续的编辑、统计、归档等工作提供一定的参考价值。档案质量的关键指标是档案的收集与填写，所以在实际工作中必须借助科学的方法对档案进行整理、归档和分类，保障档案内容的真实性与完整性。依法行政、行政处罚、年度监督监测、预防性卫生监督和专题调查着五种方式是卫生监督档案中的主要内容，在卫生监督改革的背景下，档案的种类也会出现一定的变化与增长，相关部门必须对资料进行合理的整理与归类，才能实现对档案的有效管理，加快卫生监督档案规范化建设步伐。

3.3 提高卫生监督档案材料系统化程度

在卫生监督档案管理工作中，随着时间的发展，档案管理方法明显落后，与实际工作不相符，需要作出一定的调整。为此，需要投入一定的资金，使卫生监督档案管理工作中的软硬件设施能够进一步完善，通过软件和硬件的相互结合，及时形成档案资料，为实际工作提供坚实的基础。同时，应对卫生监督档案的整理和归档工作进行一定的强化，防止档案资料的分散，将资料按照一定的方式进行整理和归档，保证资料的正确性与完整性。另外，单位领导需要对档案管理工作进行必要的指导和重视，领导部门需要充分发挥自身的带头作用，设置相应的岗位，使各个部门、各部门人员能够明确自身的职责，通过完善的奖惩制度，充分调动人员的工作积极性，使档案管理工作能够在单位中释放出最大的活力。同时，要监督档案人员的工作，采取相应的措施，不定期对业务成果进行抽查。

3.4 优化卫生监督档案管理机制

为保障卫生监督管理部门的工作能够落到实处，需要建立健全相关的规章制度，做好档案的收集、整理、分类、保密等工作，使档案管理制度朝着规范化、科学化、合理化方向发展，在实际工作中能夠有严格的标准，使卫生监督档案管理工作能够顺利进行。重视档案管理工作的每个过程和环节，认真审核每个细节，及时发现存在的问题，经过相关负责人签字确认后，才能按照规定严格实施，从而使档案管理工作中的漏洞降到最低，保证档案管理工作在高效率的情况下达到最好的质量。另外，重视重大项目的档案资料，保证资料的严密性、精确性、完整性，使档案管理工作发挥出越来越重要的作用，从而增强整个单位工作的机密性。

4 结语

在卫生监督机构的日常工作中，卫生监督档案资料占据着非常重要的位置，能够促进相关执法部门的工作效率，提升卫生监督的管理水平。相关部门和人员必须高度重视卫生监督管理工作，提高卫生监督档案管理人员的素质，对卫生监督档案的内容进行规范，提高卫生监督档案材料系统化程度，优化卫生监督档案管理机制，通过一系列有效方式，充分发挥为甚监督资料的作用，促进我国卫生事业的健康良性发展。

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