城乡居民社会养老保险档案管理的重要性

童正花

摘 要：城乡居民社会养老保险业务档案管理是一项基础性的工作，在城乡居民社会养老保险制度的运行过程中扮演着至关重要的角色，也是民生档案中一个不可代替的重要组成部分。所以采用有效的方式加强城乡居民社会养老保险档案管理对于社会的和谐稳定具有重要意义。本文将就当前在城乡居民社会养老保险档案管理中存在的问题进行分析，并提出相应的解决策略。

关键词：城乡居民 养老保险 档案管理 重要性

城乡居民社会养老保险业务档案管理是城乡居民社会养老保险经办管理服务工作的一项重要的基础工作，在城乡居民社会养老保险制度的运行过程中扮演着至关重要的角色，也是民生档案中一个不可代替的重要组成部分。它贯穿于城乡居民养老保险参保登记、保费征缴、数据统计、待遇核发、待遇注销等经办业务的全过程，是对参保单位和个人的真实记录，是确定参保人员是否享受城乡居民社会养老保险待遇的重要依据，是城乡居民社会养老保险基金制度运行的核心环节。盘龙区2011年7月被国务院批准为全国第三批新型农村和城镇居民社会养老保险试点县，截止目前，全区已有105391人参加城乡居民社会养老保险，其中享受城乡居民社会养老保险待遇的有28762人，待遇社会化发放率100%。

城乡居民社会养老保险档案作为一种重要的民生档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件。昆明市盘龙区启动城乡居民社会养老保险试点工作以来，在努力抓好城乡居民参保扩面的同时，也注重做好参保人员社会保险业务档案的规范整理归档工作，所有参保、缴费、待遇领取、注销等资料都按照《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599-2015）標准进行分类、装订，建立了台账，进行了归档，城乡居民养老保险档案已全部规范化整理归档，并进行信息化管理。分析几年来城乡居民基本养老保险档案管理中存在的问题和经验，我们应该努力做好以下几方面的工作，充分发挥城乡居民社会养老保险档案的作用。

1 充分认识档案管理的重要性

随着经济社会的发展，社会保险体系的建设已成为各级党委和政府关心、社会关注、群众关心的热点问题。在工作中，我们要加大城乡居民社会养老保险档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传城乡居民社会养老保险档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对城乡居民社会养老保险档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对城乡居民社会养老保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决城乡居民社会养老保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题，为建设和完善城乡居民社会养老保险档案工作创造良好氛围和有利条件。

2 加强档案管理队伍的建设

城乡居民基本养老保险档案的内容非常丰富，涉及面广，具有很强的动态性，随着社会和经济的发展，档案需进行网络化、数字化、规范化管理，这对档案管理人员的素质提出了更高的要求。因此，档案行政管理部门和城乡居民社会养老保险工作职能部门之间要加强合作，共同肩负起组织城乡居民社会养老保险档案工作人员参加培训的任务，必须高度重视专业城乡居民社会养老保险档案管理队伍的建设，培养一批既精通档案管理业务，又懂计算机的复合型人才，为城乡居民社会养老保险档案事业的发展提供人才保障。并在培训的过程中不断开展经验交流，提高档案管理水平，互相取长补短，开阔视野，总结经验教训，改进工作中的不足之处，提高工作的效率。要建立健全用人机制，可以通过多种渠道，加强现有档案管理人员的教育培训，使其达到应有的资质，提高他们爱岗敬业、钻研业务的积极性、主动性和创造性，适应不断发展的社保档案工作的需要。

3 提高档案工作人员的素质

城乡居民社会养老保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的业务知识，具备计算机实际操作能力。在加强城乡居民社会养老保险管理工作之中，一定不能忽视对城乡居民社会养老保险档案管理人员素质的提升，在城乡居民社会养老保险档案管理工作人员的招聘过程中就要注意对其的高标准和高要求，培养其爱岗敬业、勤勤恳恳的工作态度，加强对其工作过程的监督，使得工作人员对城乡居民社会养老保险档案管理更加科学规范。同时要注重对工作人员工作热情的激发，可以建立一些奖惩制度，通过奖励工作态度积极和工作业绩突出的员工来激励全体人员科学、高效地工作，为建立健全社会保障体系做出贡献。

4 建立健全档案管理的规章制度

城乡居民社会养老保险经办机构应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保城乡居民社会养老保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。要重点加强档案的收集整理，合理界定文件材料归档范围，科学界定档案保管价值，准确划分档案保管期限，认真做好历史资料的归集和整理工作，保证归档文件材料齐全、完整、准确。要重视电子文档的管理，相关电子文本实行脱机备份，本地和异地各保存1份，并与纸质档案建立有机联系，确保齐全完整和信息安全。

5 统一标准，分类管理

经办机构在每年3月底前应将上年度业务档案收集、整理、装订完毕并入柜保管。收集过程中应对业务档案真实性、完整性和有效性进行检验，及时办理交接手续。凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改。经办人员应编制《档案材料收集目录》并办好交接手续。城乡居民基本养老保险业务档案分类应当按照城乡居民基本养老保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，一般采用“年度—业务环节”的方法对城乡居民基本养老保险业务材料进行分类、整理，及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。城乡居民基本养老保险业务档案业务环节分为五类：1.管理类；2.征缴类；3.待遇类；4.统计类；5.稽核类。保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，城乡居民基本养老保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。保管期限定期保管期限为最低保管期限。城乡居民基本养老保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

6 加快档案管理工作的信息化进程

档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统社会保险档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。重视社保档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社会保障档案信息网络，建立社保档案数字档案库，实现社保档案信息资源的共享；着力进行社保档案软件研发工作，提高档案借阅的自动化管理水平，改变过去手工操作的陈旧管理模式，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行综合掌握。社会保障各部门和档案行政管理部门要努力合作，共同促进社保档案信息资源的整合与共享，提高社保档案管理的利用效率。

城乡居民社会养老保险档案管理在我国的经济和社会的发展中发挥着重要的作用，因此必须加强城乡居民社会养老保险档案的管理，充分认识档案管理的重要性，提高档案管理人员的素质，建立健全档案管理的规章制度，加强档案信息化管理，确保业务档案资料的安全完整和有效利用，紧跟时代发展步伐，更好地发挥社保档案管理的功能。