浅谈档案管理信息化与社会化

邢立丽

摘要：随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变。如何使档案信息能占有一席之地，是社会步入信息时代时档案工作面临解决的重要课题。

关键词：档案信息：档案管理

当今社会已步入信息化，信息产业迅猛发展，网络信息技术越来越得到广泛应用，人们对档案管理工作的要求越来越高。在能够为人们所进行的创造性思维和工作提供丰富营养的众多信息中，如何使档案信息能占有一席之地，甚至重要的一席，真正满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，是档案管理工作的理想追求。

一、充分发挥信息化社会档案管理的最大价值

上个世纪20年代中期，加拿大国家档案馆前馆长阿瑟·道蒂（Arthur Doughty）曾经说过这样一句名言：“在所有的国家财产中，档案是最为珍贵的。它们是一代人留给另一代人的礼物，我们对它们的爱护程度标志着我们的文明程度。”在事隔80年的今天，当我们精心守护着这些日益增多的最珍贵的财产，重新体念阿瑟·道蒂这句名言的内涵，深感到要对这些最珍贵的财产表示最真诚的爱护，莫过于以各种方式和手段，让这些财产最充分地为整个社会所享用。在信息不对称时代，这种想法不免天真，而当社会已处于信息时代时，这种想法是题中之义，因为只有在信息社会，这种爱护之心才能有机会得到最充分的表现。由此，如何使档案最充分地为社会所利用，最大限度地发挥档案的价值，便成为信息时代档案工作不断追求的理想和使命。

在不同历史时期，档案信息社会化的实现程度有很大差异。古代的档案所有权和利用权均为少数统治者所垄断-平民百姓无权问津。到了近代，与资产阶级革命相伴随多国家先后建立了国家意义上的档案馆，向社会提供档案服务的任务主要由这些档案馆来实现。这种档案馆兼具政治机关和科学研究机关的性质。当时，除统治集团外，国家机关工作人员和一部分学者也产生了利用档案的要求，并在一定程度上获得了这种权利，这就使档案馆兼具保管职能和传递职能。档案馆传递职能的强化，使档案工作开始产生了一定的社会意义，并由此推动了档案事业的发展。现在，许多国家（包括我国）已明确规定档案馆是科学研究或科学文化性质的机构，允许更多的利用者走进档案馆，档案馆的社会服务水平与服务面已得到了空前的提高与扩大。与档案信息服务的社会化趋势相适应，我国档案工作的根本目的也经历了一个由“便于本机关利用”，到“便于党和国家各项工作的利用”，再到“便于社会各方面利用”的发展过程。

二、广泛挖掘档案管理在信息化社会的发展空间。进一步提升公民的整体素质

档案作为一种特殊的信息资源，由于它同社会的政治经济文化等领域有着千丝万缕的联系，开始越来越受到机关团体和个人的重视，而随着人们生活水平的提高，人们已把得到资讯不仅看作是一种需要，也看作是一种权利，普通老百姓的视线也有可能向档案馆延伸，当代中国社会的发展已经展示了档案信息的广泛利用将会有一个很有潜力的空间。

社会公众信息知情权开始得到尊重，这从社会公众同政府信息的距离越来越近可得到最充分的反映。政府信息公开是国际上通行的惯例，目前全世界已有40多个国家和地区进行了政府信息公开的立法。政府信息公开有利于公民实现其知情权利，可以保证公民无障碍地从公共档案馆等处获取信息资源。中国加入WTO后政府的运作体制逐渐同国际接轨，在行政过程中确保成为责任政府、服务政府、法治政府已成为中国政府所追求的目标，其中政府信息的公开是—个起码的要求。与此相对应的是，普通市民常常需要通过查阅和知晓政府文件内容来确认他们应该享有的权利，这种愿望随着时间的推移将逐渐增强。正是出于适应由社会发展而产生的这种需要，中国档案界自2000年由深圳市档案馆率先开始及时向社会公众提供最新的政府信息以来，至2003年6月底，短短几年，全国已有480家档案馆开展了此项服务，而且其发展正以前所未有的速度继续着。

三、完善档案的信息化服务意识，促进档案馆与社会的积极互动

档案信息服务的社会化，是保持档案馆与社会之间的互动，是为了更好地去实现档案馆的理想，完成档案馆崇高的历史使命。档案馆与社会之间的互动，内涵十分丰富，这里主要强调的是社会档案意识与档案馆服务意识、服务手段和服务质量之间的互动。“社会的档案意识与档案界的社会意识是两个互相依存、互相制约且处于互动状态的事物。”“只有将档案（主要是指内容信息而言）融入社会之中，它才能真正发挥其作用，实现其价值，才能完成自己的使命。社會各界才能具体体验并认识到档案的深刻社会意义与价值，真正感受到档案工作的重要社会功能。”这段论述，精辟地揭示了社会档案意识和档案馆的社会意识两者的重要关系，其核心所在，是档案必须融入社会。以往档案馆工作的最大局限，就是忽视了这种互动关系，一些档案馆或者是被丰富和珍贵的馆藏所束缚，沾沾自喜，不思进取，或者是埋头于繁复的无止境的整理工作，见物不见人，长此以往，难免思想僵化，跟不上社会发展，难以满足社会利用需求，更谈不上根据社会发展趋势敏捷地作出反应，去做一些前瞻性工作。这种无作为的状况反过来也严重影响社会对档案馆的看法，认为档案馆同人们的工作、生活距离很远，它是档案的“天堂”，而非公民的“殿堂”，对于公民来说，档案馆似乎是可有可无的事物，离开档案馆，人们照样可以生活得很好。信息时代这种情况正在发生变化，档案信息对人们工作和生活的重要影响正在日益显示，因档案信息作用的发挥促进经济发展和社会进步的事例大量涌现，社会的档案意识正在逐步增强，这一切在客观上为档案馆促进并保持档案馆同社会的良性互动关系提供了十分有利的条件。

伴随着社会进步和人们对档案信息这一经济与社会发展的资源要素在认识上的深化，社会对信息资源共享的要求将会更加强烈。档案工作者应适应档案工作社会化发展规律的要求，不断创造档案管理社会化的新形式，坚定不移地把档案信息服务的社会化作为档案工作的发展方向。