档案整理技术的比较研究

冯治霞

为更好地使用档案，必须对档案进行整理。当前，存在多种档案整理技术，各种档案整理技术具有不同的特征。对不同的档案整理技术进行比较研究，有助于从本质上深入理解档案整理技术，并全面掌握档案整理技术的具体特征，推动对档案整理技术的优化使用，实现对档案的有效保护和高效利用。本文简述了档案整理技术的概念，浅析了典型的档案整理技术，探究了两种典型档案整理技术的比较，以期为档案整理技术的比较研究提供借鉴。

档案整理技术对于档案管理和使用具有至关重要的影响。缺乏良好的档案整理，极易导致档案的遗失、混乱，增加档案管理的难度和复杂性，影响档案的正常良好使用。因此，要加强对档案整理技术的应用，有效提高档案管理使用效率，增强档案管理和使用效果。当前，常用的档案整理技术主要包括元数据档案整理技术和非元数据档案整理技术，为实现对档案整理技术的优化使用，有必要加强对档案整理技术的比较研究。

1 档案整理技术概述

档案整理，是指秉承对档案历史原貌进行维护的宗旨，在档案管理实践中，对零散的档案文件进行系统整理，构建档案间的历史联系。从实践角度来看，档案整理技术，即对零散档案文件实施系统化、条理化的整理，并对档案进行合理分类和科学整理，辅之以必要的编目，构成系统有序的档案体系。档案整理技术主要包括以下内容：（1）全面整理。全面整理，也称之为“全过程整理”，是指对档案实施全面的系统化处理，实现对档案的正常管理和有效利用。（2）局部整理。部分档案完成系统化处理后，存在不合理的地方，会对档案管理和使用造成不良影响。局部整理，即对档案整理不合理的地方实施科学调整和有效修正，以强化对档案有效的管理保护和充分利用。（3）指导性整理。当前，我国多数档案部门均会对档案实施指导性整理，在事实上，由相应的文书部门或者业务部门负责对档案进行“整理”，档案部门则对文书部门或者业务部门实施具体的业务指导，称之为“指导性整理”。

2 典型的档案整理技术

2.1 元数据档案整理技术

元数据档案整理技术，是从西方档案整理技术中引进而来的，具有较强的先进性。元数据档案整理技术的产生具有一定的实践基础，借助计算机技术和信息网络技术，构建电子政务平台，对相关档案进行高效整理。电子政务系统既能有效促进电子文件的良好生成，又能对电子文件相应的实体信息和相关数据进行提供，且能有效依据生成电子文件的相关具体环节，对具体环节背后所隐含的元数据进行提供。在电子政务平台中，设置有相应的档案整理系统，该系统借助电子政务的技术优势，对所采集的“元数据”进行充分利用，实现对存在历史联系的档案进行整理，获得两种档案整理所需的物质实体，一种是“电子文件实体集合”，一种是“档案历史联系记录”，共同实现对电子档案实体的有效构建。

元数据档案整理技术，不仅对电子政务系统相应的档案整理工作具有适用性，对于各领域档案整理均具有较强的适用性，在电子商务、电子银行等诸多领域和电子管理平台得到了应用覆盖。在实际应用中，深入考察社会实践活动的具体特点，并针对社会实践活动构建相应的电子管理平台，即能对元数据档案整理技术进行应用。因此，该技术具有较强的实用性，且应用覆盖领域极为广泛。该技术彻底实现了对档案实体整理传统技术的變革，有效实现了文件实体与档案历史联系整理的技术分离，使档案整理摆脱了电子文件实体的限制性影响，使档案整理呈现出多元化特点，使档案整理突破了一维来源，形成了涵盖实践主体、客体以及具体年代的多维来源。从总体上来看，元数据档案整理技术实现了档案实体整理与历史联系整理的技术分离，具有多元化的档案整理原则，在对档案历史联系的整理上呈现出多维化特点，且具有双重的档案物质实体。

2.2 非元数据档案整理技术

对档案整理技术而言，非元数据档案整理技术，是一个与元数据档案整理技术相对的概念。非元数据档案整理技术涵盖了诸多传统意义上的档案整理技术，诸如将件作为基本单位的传统档案管理技术、双套制档案整理技术以及不同载体相混合的档案整理技术等。对非元数据档案整理技术进行研究，要指出其存在的不足，并采取具有较强针对性和有效性的措施对之进行提升，有效提高档案整理效率，促进档案整理技术的良好发展。在非元数据档案整理技术中，将件作为基本单位、不同载体混合的档案整理技术这两类技术档案相应的实体整理与历史联系整理呈现出分离状态。而双套制档案整理技术相对具有特殊性，看似采用纸质档案的整理方法对电子档案进行整理，实质上也可采用电子档案的整理方法对纸质档案进行整理。可知，非元数据档案整理技术具有如下共同特点：均实现了对档案相应的实体整理与历史联系整理二者的分离，因此，各类非元数据档案整理技术均能呈现出多维化的特点。其具体原则，可从最初的一维来源实现对实践主体、客体、具体年代的多维来源的过渡，最终形成的档案由档案相应的实体集合以及历史联系记录所构成。因此，非元数据档案整理技术具有诸多缺陷，但在本质上，与元数据档案整理技术具有大致相同的特征，即实现了档案实体整理与历史联系整理的技术分离，具有多元化的档案整理原则，在对档案历史联系的整理上呈现出多维化特点，且具有双重的档案物质实体。

3 两种典型档案整理技术的比较

两种典型的档案整理技术存在各不相同的技术环境以及操作方法，但具备相同的特征，即实现了档案实体整理与历史联系整理的技术分离，具有多元化的档案整理原则，在对档案历史联系的整理上呈现出多维化特点，且具有双重的档案物质实体。另外，两种典型的档案整理技术各自的内在结构大致相同，可采用相同的结构模型对两种档案整理技术的运行机理和操作过程进行认识。从某种意义而言，正是由于两种档案整理技术的内在结构相同，才使二者具备了共同特征。因此，两种典型的档案整理技术从表明上看来存在较大的不同，但实质上是相同的内在结构不同的外在技术表现方式。

两种典型的档案整理技术之所以表现出不同的外在技术形式，是由于二者具备不同的社会实践基础和条件。长期以来，我国对于档案整理具有两种实践理论体系，其一，是始于民国期间的“文档连锁法”，后来发展为“文档一体化”以及“文件中心”，其相应的档案整理理论是文件生命周期理论；其二，档案实践与文书实践二者呈现出分离状态。我国在解放后，借鉴采纳了苏联相应的档案实践以及相关体制，即“立卷人—档案室—档案管”体制，这一体制显著区别与西方国家相应的档案整理理论体系和实践体制。

档案整理理论体系与价值观念对档案实践的过渡有赖于相关技术中介发挥作用。技术与实践的联系更为紧密，同时受到更多的实践约束，先进技术的适用性以及实用价值存在一定的局限性。同时，要注意到档案整理的计算机化与档案整理的现代化二者存在较大不同。有的档案整理技术虽未能完全计算机化，但能实现对档案相应的历史联系进行多维整理；有的档案管理虽然完全实现计算机化，但其对档案相应的历史联系却呈现出一维特点。对此，应该如何判断现代化的档案整理技术呢？其关键在于，档案整理技术具有现代化的内容，而不是仅仅呈现出外在的现代化形式。元数据档案整理技术对自动化技术以及计算机技术的应用显著优于非元数据档案整理技术。但我国对元数据档案整理技术的应用，存在较多限制性因素和现实阻碍，但只要立足于我国档案管理工作体制的实际情况，对元数据档案整理技术进行灵活运用，即可创造出适用范围较广和实用性较强的档案整理技术。

4 结语

综上所述，元数据档案整理技术与非元数据档案整理技术是两种典型的档案整理技术。这两种典型的档案整理技术从表面上看虽然存在较大不同，但两种典型的档案整理技术具有大致相同的内在结构和特征。要立足于我国的档案管理工作体制和档案管理实际状况，对档案整理技术进行科学应用。

（作者单位：深圳市文档服务中心）