文档管理一体化的实现

孙悦

实践证明，文件和档案分开管理的体制暴露出了不少缺陷。为此，早在20世纪80年代初，我国档案学界的有识之士就已提出应该改革这种将文件管理与档案工作分开来进行的传统体制，并随后在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上首次正式提出了档案管理应该与文件管理一体化的思想。在电子文件时代，信息化和网络化为新的档案管理观——文档管理一体化提供了必要的物质技术和理论实践基础。

在电子文件时代，我国文档管理一体化具备了一定的理论基础和实践基础，同时也存在着许多困难和障碍。文档管理一体化建设是一项系统工程，涉及面广，要求统筹兼顾。只要我们充分利用现有的文书工作和档案事业建设的成果，文档管理一体化的实现并非遥不可及。

• 在现有档案管理机构组织体系的基础上，建立健全文档管理机构组织体系。根据我国的实际情况，文档管理一体化不可能也不应该完全打破现有的档案管理机构组织体系，而应在现有机构体系的基础上，建立文档管理机构组织体系，最大限度地降低文档管理一体化改革的成本和风险。具体方法是：以国家档案局为班底组建由国务院直接领导的国家文档局，賦予其掌管全国文书工作和档案工作的职能，使之成为统管各部委、地区文档管理分系统的强有力的职能机构。原国家档案局下辖的各级档案行政管理机构，如档案局、处等相应改为文档局、处，负责管理、指导本地区、本部门的档案工作。此外，档案馆称谓不变，职能不变，而档案室则应改称文档室，是文档管理一体化的前沿和基础，既要负责对文件的生成、办理、维护、归档等方面进行指导、监督和管理，又要负责管理本单位的全部档案并定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

第二，加强立法，制定严密的文件档案管理制度，构建我国文档管理一体化的法规保障体系。法律法规是保障和促进我国文档管理一体化稳步健康发展的最有效和最强有力的章程，因此，必须加强这方面的立法。笔者认为，针对文档管理一体化的立法至少包括三个层次：一是由国家权力机关制定，以现有《档案法》及《档案法实施办法》为基础的文档管理一体化法律，賦予文档管理一体化法律的地位;二是由国务院办公厅及中共中央办公厅制定以理顺文书工作和档案工作的关系、职能为目标的决定、规定和条例，賦予国家文档局及其下属各级文档行政管理机关和档案室（文档管理一体化后称为文档室）管理、指导文书工作和档案工作的职能;三是由国家文档局（文档管理一体化后的名称，以原国家档案局为基础组建）制定和发布的通则、条例、规定、办法和标准等，以协调、统一文书工作和档案工作的具体细节为目标，实现文书工作与档案工作的有效过渡。

第三，创建有中国特色的文档管理一体化理论。我国档案学理论的实践基础和档案管理体制与欧美存在较大的区别，因此，创建中国特色的文档管理一体化理论必须立足于中国的国情。我国有国家规模的档案事业，有“集中统一”的管理原则，有延伸到文书工作前沿的档案管理触角——档案室，有保存永久性档案的各级档案馆，并形成了严密的网络，这就是我国的“档情”。从理论上看，它符合文件生命周期理论和前端控制思想，从实践的角度看，它有利于文件的全程控制，更有利于文档管理一体化。笔者认为，这就是我国文档管理一体化理论的逻辑起点，可以由此创建有中国特色的文档管理一体化理论，推动我国文档管理一体化进程。

第四，加强文档工作者的紧迫感和责任感。电子文件时代，电子文件和电子档案在管理方法上与纸质文件存在很大不同。新技术的运用要求实现电子文件全过程连续一体化管理，否则不可能保证电子文件与电子档案一体化管理的实现，而文档管理一体化将成为今后我国文书工作和档案工作的重要发展趋势。因此，档案工作者必须加强学习国内外档案学专业领域的新理论、新技术，廓清认识，更新观念，与时俱进，实干与谋略并举，改革与宣传共进，争取各方支持，以时代的紧迫感和责任感促进文档管理一体化的实现。

第五，设计开发通用的文档管理一体化系统。文档管理一体化计算机系统的开发，不能仅从形式上将文件档案两个环节并在一起，更重要的是应从文档工作的普遍规律，以本单位的实际需要和可能条件为基点，来统筹考虑两个环节上的管理信息结构和功能结构，本着既模拟现行管理模式，又舍弃不必要的环节为原则，保留有用和合理的因素，再从信息共享、功能衔接、性能齐全、方便高效上來实现系统的整体优化，以确保系统的高效性和稳定性。在文档管理一体化计算机通用系统的开发设计中，应注意两点：一是数据结构的一致性。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。根据这二者在系统中运行的先后关系，决定了数据源应产生在文件处理环节。

• 加强文件档案信息网络化建设，使电子文件生命周期每个阶段的处理行为都处于网络环境中。目前，大部分行业的信息网络都是依托于Internet建立起来的，行业内各单位只要建立自己的网站并接到Internet，各网站之间就可以进行链接，只要轻点鼠标便可访问所需的网站。而各个站点间如何连接、用什么线连接，则由网络服务商解决，每个站点只需负责提供和维护它所发布的信息。类似的，整个档案专业系统的信息网络也应依托于Internet，最大限度地利用现有的资源，建立自己的行业信息网。各单位要加大硬件投入，建立现代化的网络系统，使电子文件的每个处理环节在计算机网络中完成。

（作者单位：黑龙江省省直机关生活保障中心）