论事业单位人事档案信息化管理

范海燕

本文就事业单位人事档案信息化管理做浅易论述，通过人事档案信息化管理对事业单位的人事档案管理进行优化，提高人事档案管理水平，推动事业单位人力资源管理的可持续发展。

随着现代社会的发展，事业单位优秀人才的流失时有发生，如何留住人才，推动事业单位发展，就需要有一个健全的人事档案管理機制，这时候利用信息化技术建立的人事档案管理工作就突显其优势，通过运用互联网大数据不仅实现事业单位人事档案资源共享，更大大提高了事业单位人力资源的管理水平和工作效率。

一、目前事业单位人事档案管理存在的问题

（一）机制不健全

一般事业单位都没有专门的人事档案管理部门，基本都是由办公室的人员兼职管理，这就造成人事档案管理方式和配套管理制度不健全。随着事业单位改革的不断深入，人力资源的流进流出也日渐频繁，事业单位的人事档案管理机制就需配套优化。为适应事业单位的发展，负责人事的工作人员就要以最快的速度去收集、整理新进人员的档案资料，供单位领导参考。但事实上单位对于人事资料的收集和真实性并没有重视，在人事档案资料的收集过程中也没有和其他相关部门做配合，以至于人事档案资料不全面，内容缺失，进而影响人事档案质量和相应的管理质量。

（二）管理不先进

由于大部分事业单位人事管理都是兼职，造成该岗位流动性较大，从事兼职人事档案管理的工作人员没有经过专业培训，对人事档案管理的要求、收集、装订、归档等也没有经验，对应该入档的人事档案更没有完整的认识体系，每次人事档案移交也没有一个固定的模式，一旦单位需要查取工作人员人事信息时就需要检索、查阅大量人事档案资料，这种翻箱倒柜似的传统方式大大降低了人事档案资料的利用率，阻碍事业单位人力资源管理的发展。

（三）人员不专业

人事档案管理工作与事业单位的其他各项工作相比，工作量较少，且短时间内不能有效突显工作业绩，这就导致从事人事档案管理的工作人员对该工作的不重视，认为只是对人事档案资料的收集和归档，只要不丢失、不泄密，能满足单位查档、调阅就行。还有因为不专业，对突发事件的发生不能及时处理，例如档案遭窃、火灾等紧急事件，从事档案管理的工作人员无法对损毁档案资料及时查验，找出人事档案的缺失部分，导致人事资料的不完整，进而对个人和单位造成影响。正是由于管理人事档案工作的工作人员对档案管理缺乏专业和热情，导致了事业单位人力资源管理不能得到有效发展。

二、事业单位人事档案信息化管理的建设必要性

（一）健全机制，完善人事档案

随着事业单位改革的不断推进，事业单位用人由“终身制”向聘用制过渡，人才流动相应频繁，就需要一个健全的人才档案管理机制。事业单位要加强对人事档案管理工作的重视，首先要从领导层开始，可以根据单位大小建立独立人事部门或专职人事档案管理人员，出台相应的人事档案管理机制，明确人事档案管理条例，要求各部门积极配合人事档案管理部门的工作，人事档案管理人员在收集、整理人事资料时应及时发现问题，处理问题，不断完善单位的人事档案。

（二）信息化管理，提高利用率

传统人事档案的管理工作普遍都是手工整理，入册归档，单位查找翻阅人事档案工作繁琐，及时性差，档案利用率低。随着信息技术的发展，办公自动化的普及，人事档案管理工作也应与时俱进，将人事档案管理内容与技术手段相结合，比如将单位所有人员的人事档案原件全部扫描存入电脑，在职人员按人员岗位、职务和职称，退休人员按退休时间等信息录入、保存、归类处理，大大减少了对人事档案原件的查阅时间，提高了单位人力资源管理工作的效率。

（三）加强培训，提升管理水平

之前提过事业单位的人事档案管理人员大多都不是专业的，所以单位首先应加强对人事档案管理的工作人员进行档案业务培训，提高人事档案管理人员的专业素养和技能。其次要对人事管理人员进行计算机操作培训，加强办公自动化的学习，更好的适应人事档案信息化管理。最后，因为有了电子备份，如遇火灾、被窃时，就不怕资料查找不完整了。但人事档案信息化管理后也容易被网络黑客和不法分子恶意攻击，所以单位还是要不断完善网络信息，构建安全防护网。

三、结语

人事档案是一个单位档案管理的重要组成部分，是单位工作人员调动的重要依据，各个单位通过人事档案查阅，可以及时了解到每一位工作人员的工作情况、思想动态，并可根据其德能勤绩对其作出的合理的岗位调整，从而推动单位良性发展。所以信息化建设人事档案不仅是单位的需要更是社会的需要。在大数据环境下，事业单位的人事档案信息化管理后，通过人事信息资源共享，不仅提高了人事档案的真实性和准确性，丰富其内容，更促进了事业单位人力资源管理健康稳定的发展。（作者单位为盐城市科学技术情报研究所）