事业单位干部人事档案管理工作要点分析

陈苏

近年来，我国事业单位的体制改革不断深入，并对事业单位干部人事档案管理工作造成了不小的影响，如何对干部人事档案管理工作进行全方面创新，进而适应组织人事管理需求，已经成为了事业单位所亟待解决的问题。为此，本文对事业单位干部人事档案管理工作当前存在的问题进行了分析，并在此基础上对未来加强干部人事档案管理的工作要点展开了探讨。

事业单位的干部人事档案管理工作是组织人事管理的重要部分，同时也是事业单位进行干部考察的重要依据，在事业单位不断发展的今天，干部人事档案管理工作的内容与要求也逐渐发生了改变，传统工作模式下的很多问题因此暴露出来，并对事业单位的长期发展造成了阻碍。在这一背景下，对于事业单位干部人事档案管理当前问题以及未来工作要点的研究是非常必要的。

一、当前事业单位干部人事档案管理工作的不足

（一）档案管理方法比较落后

由于事业单位对于干部人事档案的纸张规格、内容格式等都有着非常细致的要求，因而干部人事档案管理工作虽然并不具备太大的难度，但工作内容却是比较繁琐、复杂的，同时工作量也非常大，面对这种类型的工作，通常都需要采取专业、规范的档案管理方法，以保证工作效率与工作质量。然而在实际上，绝大多数事业单位并未意识到这一点，也没有引进、应用先进的档案管理方法，无论是归档整理还是材料加工，都需要由档案管理人员进行，这种机械性的工作不仅占用了档案管理人员大量的工作时间与尽力，影响了工作效率，同时还存在着工作强度大、过程枯燥的问题，很容易打击档案管理人员的工作积极性，这些对于事业单位的干部人事档案管理来说都是非常不利的。

（二）档案管理人员素质不足

干部人事档案管理虽然看似简单，但由于档案中的干部信息关系重大，因此在保密性、政治性以及信息准确性、真实性等当面都有着很高的要求，因此在档案管理人员的选聘任用上，也同样具有着一定的要求。例如在职业素养方面，档案管理人员必须要具备强大的工作责任感，一丝不苟按照相关标准、规定来执行各项工作，而在专业能力方面，则要具备良好的政治觉悟与判断能力。但由于很多事业单位对于干部人事管理工作并不重视，因而在档案管理人员的选用上也并不严格，使得这一岗位常常由其他行政部门的工作人员兼任或是聘用未经过专业系统培训的临时工，这些人员的职业道德与专业能力都无法保障，自然也就很难适应档案管理工作的要求。

（三）檔案管理制度不够规范

事业单位干部人事档案的内容比较复杂，因而为保证档案内容的准确性、真实性、规范性，通常都需要针对档案管理的各项工作内容制定出明确的规定，但从目前来看，事业单位的干部人事档案管理制度显然是不够规范的。干部人事档案主要包括该内部的个人信息，但由于档案管理制度中缺少具体的填写要求，因而在很多干部填写档案信息时就会出现差异，进而对档案的规范性造成影响。例如在进行个人出生日期的填写时，很多干部都会按照年月日的形式填写，但部分干部却仅填写了出生年月，而并未填写具体信息，这样显然会给后续的整理工作增添很多麻烦。目前的档案管理制度中并未针对这类情况作出明确的规定，因此修改档案信息的代价往往比较低，而这也正是导致档案造价屡见不鲜的主要原因之一。

（四）档案管理信息化建设滞后

在信息时代下，信息技术在档案管理工作中的应用已经比较普遍，通过档案信息管理系统来开展档案管理工作不仅能够降低归档整理等工作的失误率，保证档案管理的工作质量，同时还可以代替档案管理人员进行很多机械性、重复性的工作，从而降低其工作强度与工作量，并使工作效率得到提升。然而从目前事业单位的实际情况来看，大多数事业单位的干部人事档案管理工作虽然已经将档案信息管理系统建立了起来，但对于档案信息化管理的应用程度却相对较低，不仅档案管理系统的功能相对单一，同时信息安全防护方面也存在着很多不足，根本无法将档案信息化管理的作用充分发挥出来，而这也极大的阻碍了干部人事档案管理工作的发展。

二、加强事业单位干部人事档案管理的工作要点

（一）重视档案管理方法的创新

针对现阶段干部人事档案管理工作方法落后的问题，事业单位对于档案管理方法进行创新是非常必要的。从整体上来看，事业单位的干部人事档案管理对于管理方法的应用可以对其他类型的档案管理工作方法进行借鉴，并结合实际工作内容来进行不断优化，从而提高工作效率。例如在进行归档整理工作时，要注意档案目录的分类填写以及页码的准确标注，从而保证在查阅档案或查找档案信息时能够更加高效。同时，也要积极转变档案管理观念，学习先进的档案管理专业知识，重视对档案室环境、档案鉴定等方面的管理工作，例如对于档案室的温度、湿度、光照等环境条件，都要进行严格管控，以避免档案材料的损坏。

（二）完善干部人事档案管理制度

档案管理制度不仅是对干部人事档案规范性的保障，同时也是对档案管理人员工作行为的约束，因此在未来的档案管理工作，事业单位必须要在当前干部人事档案管理制度的基础上进行进一步的完善，并将具体的管理制度落实下去，从而保证档案管理的工作质量与效率。首先，针对档案收集、转递、审核、整理、归档等各个环节，都要在制定出明确的工作流程与工作标准，同时对各环节参与人员的工作责任进行明确，如干部本人对档案信息的真实填写、档案管理人员对档案材料的全面收集等。其次，要建立完善的监督机制与纠错机制，设定专门的机构对材料管理的全过程展开严格监督，并针对档案信息造假、随意修改档案信息等行为制定相应的惩罚标准，从而通过制度化、标准化的执行流程来保证档案管理制度的有效落实。

（三）全面推进档案管理队伍建设

当前事业单位档案管理人员在专业素质上的问题是比较大的，而要想解决这一问题，则需要从两方面入手，建立起一支更具专业素养与业务能力的档案管理队伍。一方面，必须要设立正式的干部人事档案管理岗位，专门负责档案管理的各项工作，同时根据干部人事档案管理的实际工作内容、工作需求来制定全面的选聘标准，保证档案管理人员能够符合岗位的各方面资质要求。而在另一方面，则要加强对档案管理人员的培训，不仅要从档案管理专业理论知识、《保密法》、信息化管理技术等多个角度对档案管理人员展开培训，帮助其迅速实现综合素质的提升，更要注意思想政治教育，保证档案管理人员能够具有较高的政治觉悟、正确的工作态度以及良好的工作作风。

（四）加快档案管理信息化建设

要想满足事业单位档案管理部门对于干部人事档案管理工作以及档案信息的各方面要求，档案管理的信息化建设是非常关键的。一方面，事业单位需要尽快实现档案信息的数字化，通过计算机、扫描仪器等相关设备与技术对纸质的档案资料进行整理以及一系列的技术处理，将文字、图片等各种形式的档案资料以数据化的形式存储到计算机之中，并做好备份，这样一来，就能够有效避免档案资料的丢失与损坏。另一方面，还需要建立档案信息数据库与信息管理系统，提供档案资料查询、浏览等功能，这样一来，档案管理工作的效率就能够大大提高。

三、结语

总而言之，近年来事业单位在干部人事档案管理方面出现的各种问题已经比较严重，这对于干部考核等组织人事管理工作是非常不利的，而要想有效解决这一问题，则还需要在未来的档案管理工作中对信息化建设、档案管理人员培训等工作要点进行准确把握与落实。（作者单位为福州市植物园）