档案在信息化管理方面的创新研究

戴永成

1 关于档案信息化设备的创新

对于档案信息化设备的创新主要是为了加强档案信息化的管理力度，提高管理水平，使檔案的信息化管理做到在规范和规制上更加方便把握。因此，信息化设备创新的重要性便不言而喻了。

首先对于档案柜的调整，需要专项拨款予以购置。对比以往的档案信息管理形式，在未被信息化手段覆盖的档案管理中，对计算机等相关信息设备的要求实际上是不高的，这一点是信息化与非信息化档案管理之间本质上的区别。在进行信息化档案管理创新之前，为了实现信息化管理在规制上的完善，需要对计算机系统进行更新配置和录入，采用新的档案管理系统实际上也是对于信息化管理完善的一项重要举措——良好的信息化档案管理系统可以实现对信息录入、存档、调档等操作做进一步的完善，很大程度地提高了录入档案，存储档案的工作效率，同时也快速提高了查找档案的过程中的工作效率与准确度。另外，在对于档案的录入问题上，定期的系统信息检查也是非常必要的，每隔一段时间的对档案系统的维护与检测实际上也是对信息化设备的再更新。这种手段保持了信息化档案系统的准确性，也加强了信息化系统整个的完善性，直接保证了新录入的档案信息以及历史录入的档案信息的质量，同时也方便了日后档案信息查找，提高了档案管理的工作效率与服务能力。

其次对于专业人才的招收，管理与培训也是提高信息化档案管理创新性的一个途径。对于设备的创新，除了直接进行设备的更新换代，提高设备的使用效率之外，也可以采取提升设备相关人才实践能力为手段，对操作设备与系统的人才能力进行提升，也是保证信息化档案管理设备创新的一种间接手段。

最后是对信息化档案管理在设备上的投入问题，对于机关事业单位和企业来说，要保持事业稳定发展，离不开物资的供应，任何物资采购都离不开资金的支持。这里的投入可以分为三方面主要问题来讨论：第一方面，是最主要的更新设备与档案管理系统，也就是最直接的资金投入，来换取设备带来的回报，这种做法是最直观的，但在改善信息化档案的管理规制，以及创新信息化档案管理手段上却不一定达到好效果。第二方面，是对于相关技术人员能力的培训投入，如前文交代，这也是保证信息化档案管理设备创新的一种间接手段。第三方面，是对档案管理类型的划分投入，既要制定相应的管理手册，对相关档案进行系统的归类，按照文书类型、业务类型、资料文献类型、电子声像类型等档案进行彻底的、系统的归类，也要制定档案管理工作岗位责任制度。以上三方面均是对于信息化档案管理的直接和间接投入，具有更加完善的创新思路和发展潜力。

2 对于档案信息化管理的领导、组织的创新

对于档案信息化管理而言，最重要的就是“管理”二字的实施与创新，在实施过程中如何做到创新，这就显现出了管理的重要性。相比以往档案管理的力度水平，不断完善管理制度，在实施环节上不断出现新方式、新内容，就是创新的一种表现形式。具体的实施手段与建议可以分为以下几点：第一点，在管理过程中注重监管计算机的安全问题，录入存储档案信息的计算机需要设置安全密码，对相关工作人员进行监管，非相关工作人员不能碰触，并且设计不与互联网进行连接，只接进局域网，以保证信息的绝对安全，杜绝档案信息泄露，在源头上解决泄密问题的发生。第二点，要在日常档案管理工作中严格执行各个环节的工作规范，领导也需要严格检查与管理。例如：在档案的收集、整理与归类上，严格按制度办事，确保档案收集、分类、整理等环节科学有序运行。

总结来说，对于档案信息化管理的组织领导创新，实际上就是对信息化管理的过程与领导层面的进一步强化，也是对监管层面的改革。

3 对于档案信息服务工作创新

对于档案信息化管理的创新而言，服务环节也需要改革与创新。前文所分析的对于信息化设备投资与组织领导创新都是对档案信息的内部管理，而档案信息服务工作的创新，则是对外的创新手段。其具体规划分为以下几点。

3.1 有偿服务的多样化创新手段

对于现代社会的信息服务而言，建议政府有关职能部门，适度放开档案信息有偿服务使用。一方面可以通过有偿服务增加相关收入，维持对于信息化设备与系统的更新与维护经费，也可以用于提高对于相关部门员工的奖惩政策。另一方面，有偿服务可以体现出财政档案信息的社会价值和经济价值，提高全社会保护档案的意识。

例如：企业在日常生产、成本核算、人事管理、市场营销、运行管理过程中产生大量的信息资料，这些资料的归档、存储需要大量的人力、物力和精力，目前，有些企业没有形成统一、规范的档案管理机制，缺少档案管理方面的人才，相关的业务培训也跟不上，档案科学、规范水平亟待提高。企业把主要精力放在生产经营上，可以委托档案管理部门以有偿服务方式，代替企业管理档案，这样既能使企业档案实现规范管理，提高档案利用价值，也能体现档案管理部门的职能作用，发挥档案人才的价值。

再比如：在信息化社会进程中，各部门单位都认识到了档案信息化建设的必要性，都在投入财力、物力、人力，努力提高档案管理水平。但是，始终没有形成统一、规范的硬件、软件管理规范，各部门单位各自为政，数字化系统平台千差万别，给档案信息管理和档案信息安全带来了隐患。政府档案管理部门应该发挥专业优势，集中研制开发行业档案管理设备和软件程序，以有偿服务方式，适度收取费用，即有利于各行业档案管理的统一性、规范性，使档案管理走上法制化轨道。也有利于档案信息化管理设备的安全稳定运行。

3.2 对于全方位档案资源的构建创新

档案的信息化管理，需要的是良好且完善的内部系统，而对于档案的对外服务创新，需要的就是对于网络的有效合理运用，这同时也是信息化管理的一部分——合理利用互联网资源，利用便捷生活化的线上服务手段，来代替人工服务，一方面节省了运行成本，提高了服务效率，另一方面也实现了与快节奏的社会生活相贴合的服务目的。例如：可以通过对于部分档案资源进行合理化开放，透明化面向服务对象，在进行档案查询的过程中，不需要去相关部门排队进行咨询，而是直接访问官方网站，在进行身份验证之后进行档案查询，这种做法代替了原本复杂的工作机制以及流程，以“简单”、“便捷”、“直通”等特点走进社会、走近群众，打通了政府服务群众的“最后一公里”。

4 结语

信息化档案管理是近年来随着科技发展而产生的主流趋势，在信息化管理档案的创新环节上，不论是部门内部管理上的创新，亦或是对外的部门服务创新，都是需要理性的思考与逐步的实现的。本文首先对于信息化设备的投入创新研究进行分析，其次分别对档案信息化组织领导创新进行分析，再将服务工作的创新做以分析，从多个方面分析了“创新”的主要标准与实践意义，创新是需要不断适应，在适应中前进的，这种适应不是随波逐流，不是投机取巧，而是对部门单位的本质上的改革与完善。

（作者单位：洮南市财政局）