行政事业单位资产清查中存在的问题研究

肖倩

摘 要：政府越來越重视对行政事业单位的资产清查与监督管理。资产清查，顾名思义，即对行政事业单位使用的国有资产进行规范管理与清查。这项工作的完善与否关乎着国有资产使用效率高低与会计信息质量的优劣，其必要性自不必赘述。然而，在现有的行政事业单位资产清查工作中，仍存在许多问题，这些问题阻碍了行政事业单位资产管理。本文从行政事业单位资产清查的现状与存在的问题出发，分析了资产清查中出现弊病的原因，并提出相关建议，给行政事业单位资产清查工作提出了建议。

关键词：行政事业单位；资产清查；问题；建议

一、行政事业单位资产现状及其存在的问题

（1）资产管理制度尚未完善。制度是一个行政事业单位内部工作的根据和基础，制度管理对一个组织繁荣发展的十分重要，但由于行政事业单位属于国家机构，其资产均由国家提供，竞争力不足，既使内部管理失调也不会造成极大的危机，因此许多单位资产管理工作的规章制度制定的并不合理。制度制定的问题主要分为两方面。一方面，在国有资产数据归纳汇总、预算管理、应收账款催还等一系列工作时均缺乏统一的标准，即不同负责人呈递上来的内容均不相同，那么在工作任务交接时就会出现许多不明来源的资产，这些资产的用途也有待考量，同时极有可能在工作中造成资产的流失。另外资产管理的财务会计信息也缺乏一定的控制制度，很多单位都是直接将资产管理工作交由财务部门处理，虽说财务部门是管理单位财务的专职部门，但其他部门若没有及时了解并汇报财务信息也会间接降低资产使用效率。这样“互不干扰”的会计信息质量肯定是有待商榷的，比如说若一项非现金资产已经被占用，而财务部门并不清楚实际情况仍将其导入未使用财务信息中，这显然是错误的。另一方面，行政事业单位对人员的管理也存在漏洞。在许多人看来，进了行政事业单位就相当于拿了“铁饭碗”，这种错误观点也是致使个别员工在资产管理工作中“钻空子”的原因之一。但更重要的原因是，在进行资产管理工作之前，单位管理者没有将任务具体内容分配到位，如果有清楚的条例调整员工的工作内容和方向，相信资产会计信息整理的混乱度也不会这么高。因此，不完善的制度导致不完善的管理是行政事业单位资产清查中存在的最主要问题之一。

（2）财务信息出现问题。其实许多单位的财务入账工作都或多或少的存在与事实不符的现象。首先，许多资产没有及时入账的情况已非个例，有些是因为在购置物品时没有将信息登记完全，致使后续资金使用情况不明，无法登记入账；而有些是因为在一些资源使用的较为紧急，审批权限尚未开放时已经被投入使用，在使用后没有对会计信息补充登记，造成账务混乱的状况。其次，行政事业单位应收账款的登记入账也是会计信息重要组成部分，但是应收账款若没有及时收回，就很容易造成错账、坏账，同时也引发许多账目上的其他问题。比如说，若一个项目负责人在催回应收账款时立即将这些账款投入使用，而没有在账目上销账，就会造成账目上的资产虚假增多的情况，而实际上并没有这么多的资产。最后，在进行会计核算时许多单位通常使用的是收付实现制的传统方法，这种方法有一些缺点，即只能记录简单的资金收支信息，没有相关的收支比率关系，这些不足也给资产清算带来麻烦。

（3）资产清查系统不健全。网络工具已与单位的内部管理工作密不可分，资产清查亦离不开网络系统的辅助。但是许多行政事业单位并非使用自己内部研发的软件系统，而是向企业购买相关系统。但这些系统一般都较不稳定，一旦存在多人登陆的情况，就有可能使整个系统崩溃，如果正在系统上编辑重要的管理信息，那么这些信息很可能丢失，给单位人员带来不便，并且重新找回数据也需要耗费人力和时间。另一方面，行政事业单位的资产清查系统属于开放系统，即不是财务人员也可以查看或者更改会计信息，这就致使资产清查工作存在很大的安全隐患，倘若有人恶意篡改资产信息，就有可能给事业单位的国有资产带来损失的风险。即使没有被篡改，被无关的人了解到一个单位的资产财务信息，也有可能会给单位带来不利影响。另外，大部分的资产信息都是由单位人员手动输入的，这不仅会增加单位人员的工作压力，而且出错的几率非常大。这倒不是单位人员不尽职或者马虎导致的，而是如此大的工作量出现失误也在所难免，而资产清查系统却没有修订纠错的功能，有些数据一旦录入图表就不能修改了，只能将整个表格删除重新制作，这无形中又增添了员工的工作量，在疲劳状态中重新工作也可能会增加错误概率，造成恶性循环。

（4）内部控制相对薄弱。行政事业单位的内部控制管理是做好资产清查工作的第一步，只有有效的内部控制，才能抑制资产的不断流失。许多国有资产浪费现象严重的单位均是由于内部控制管理工作没有做好。一方面，在进行资产购置时许多单位没有严格的控制与把关，或者仅有少数人去购置，没有按照需求量进行购买，而只是想尽快将任务做完，任务质量优劣却不在他们的考虑范围内。这样购买的物品大多只使用一两次就变成闲置物品堆积在仓库，给国有资产造成了极大的浪费。而且许多单位人员并没有对单位物资进行完整的清查统计，他们大多是需要什么购买什么，在使用时才想起来某些物品缺乏了，而且很多物品在购入后的流向并未在单位监督范围内，剩余物资的分布情况不明，甚至出现有人随意占用、出租、出售国有资产的情况。

二、对行政事业单位资产清查工作中出现问题的建议

（1）健全资产管理制度。为做好行政事业单位的资产清查工作，单位管理者首先要强化资产管理意识，国有资产是人民的共有财产，更应该做好管理工作，提高集中管理效率，而不是因竞争压力小而随意管理。健全资产管理制度的首要内容是拟定统一的管理标准，超出预算需向上级提交材料并做申请工作，同时资产外借也要限定不同项目的最高标准。只有统一了资产管理标准，才能使单位内的管理工作更加顺畅，任务交接时也会减小出错的几率。另一方面，单位要建立相关制度鼓励全员参与，只有越来越多的部门和人员了解资产使用情况，在与财务部门沟通会计信息情况时也更加快捷。同时也可以避免由于财务信息沟通不足导致的错账、坏账风险。另外可以设计相关奖惩办法，对于有突出才能的人给予奖励，而出现侵吞国有资产等作风不端的人做出惩罚。

（2）做好財务信息登记与管理工作。财务信息的分类汇总是行政事业单位资产清查工作的重点。首先，财务入账要及时，在国有资产使用前要有一定的登记材料，旨在后续资金入账时有证明内容。倘若实在无法及时取得相关协议或登记材料，也要在取得权限后第一时间进行补充登记。其次，应收账款的存在一定程度上增加了账务错误的可能性，行政事业单位要在结束资产外借后要注意应收账款的及时催还，而别的单位在还款后财务部门要及时销账，避免重复要账。最后，在进行会计核算时，单位可使用收付实现制和权责发生制相结合的方式，以此达到精准计算该段时间内单位收支情况、应计收入等财务信息的目的。

（3）纠正清查系统的不足。现有的许多资产清查系统存在许多漏洞，寻找修复漏洞行之有效的方法势在必行。一方面，单位可以自己研发资产清查相关的内部软件，当然这需要培养相关人才并投入资源，但前期投入与后续成果是成正比的，而且内部软件易于管理，很少出现同时太多人登陆导致系统崩溃的状况，而且自构系统更加坚固，多人登陆也不会造成数据丢失。而且可以使专业人员增加密码程序，必须有账号密码的人才可登陆，给会计信息增加安全保障。另一方面，单位人员可在软件上做草稿数据，同时由多人进行审查，降低出错率，制作完整的会计信息情况数据表后倒入软件系统中，不仅可以降低会计人员工作量，而且可以实现网络会计信息共享。

（4）加强单位内部控制管理。增强单位的内部审计与控制是做好资产清查工作的重要手段。在资产管理中，应从源头上减少资产浪费的现象。因此在购置资产时应通过多人决议的方法，避免购置无用的或者只使用一两次便丢弃的物品，倘若真的存在闲置资产，可以用出租、变卖的方式回收资金，而且需有人对单位的资产存量情况进行登记汇总，才能及时购置缺少的物品、减少闲置资产。另外，对于已购入的资产，单位应专门调派人员进行去向跟踪，并且定期进行资产清算及报表公示，将资产的流向公开透明化，不给作风不端者以可乘之机。登记报表还要显示资产借用情况，这些借用是指内部借用，也就是说不同部门间资产借用也要进行管理，防止资产在借用过程中流失。

三、结束语

总之，行政事业单位的资产清查工作是单位内部管理的重点，有效的资产清查不仅能帮助单位了解其资产使用情况，而且能帮助单位减少资产浪费。因此，行政事业单位可以按照本文所述方法健全资产管理制度，做好财务信息的相关登记管理工作，纠正清查系统的不足，加强单位的内部控制管理以提高单位资产利用率。

参考文献

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2.罗晖雯.行政事业单位资金管理与预算管理向结合的思路探讨清.财会学习，2016（22）.

3.毛斌益，饶红安.行政事业单位资金管理存在的问题及对策.行政事业资产与财务，2016（34）.

（责任编辑：兰卡）