科研院所阳光采购与管理的探索和实践

李宪栋 王刚 杨玉玮 高玲瑜

摘 要：科研物资采购具有小批量、多品种、高质量等特点，供应商分散、信息不对称、供应商品质难以判断，采购随意性强，廉洁从业风险防控的工作难以落实，导致“采购难、核算难、监管难”等问题。本文以烟台海岸带研究所为例，阐述科研机构物资采购管理的探索与实践， 为科研机构物资采购风险防控探索新的渠道和形式。

关键词：信息化平台；科研物资采购管理；喀斯玛商城

在新时代、新形势下，国家科研投入呈现逐年递增的态势，有效提高了整体科研水平，科技创新和成果产出的增长迅速，科学技术成为我国经济发展、环境改善强有力的助推器。随着科研经费的增加，科研机构对科研物资的质量要求和数量需求也达到了前所未有的程度。近年来，国家加大对科研经费的监管和审计力度，高校、科研机构经费审计中科研经费管理问题逐渐凸显，科研腐败已经成为新问题，科研经费监管亟待加强。如何应对新形势下科研物资采购与管理的要求，推进廉洁从业风险防控管理，更好地服务于科研，对于科研机构采购管理意义重大。

中国科学院烟台海岸带研究所（以下簡称烟台海岸带所）是国内唯一专门从事海岸带综合交叉研究的学术性机构。研究所以“认知海岸带规律，支持可持续发展”为使命，在海岸带资源、环境、生态、灾害及管理等领域取得多项科研成果，为国家海岸带生态环境安全、资源保育利用与可持续发展管理做出了重大创新性贡献。作为国际知名的海岸带研究机构，科研物资采购是科研管理工作的关键环节，对科研生产活动的高效运行起着十分重要的作用。本文以烟台海岸带所为例，阐述科研机构物资采购管理的探索与实践。

一、过去采购管理存在的问题

科研物资采购管理面临诸多共性问题，如管理模式僵化、工作方法陈旧、管理体制落后等。同时，繁荣丰富的市场经济虽然为物资供应创造了良好的外部环境，但市场经济的不规范也使采购管理工作面临着诸多新的问题，增加了采购管理工作的复杂性，使得科研管理和廉洁从业风险防控的工作难以展开。

以烟台海岸带所为例，在科研物资采购过程中，科研人员采购分散、面对供应商话语权弱，难以对供应商品质和商品质量做出判断。在采购管理中，涉及部门多、流程长、效率低，管理缺乏联动性，使得规范管理和廉洁从业风险防控的工作难以落实，导致“采购难、核算难、监管难”等问题。

针对以上问题，烟台海岸带所自2013年起实施“以本地集中采购为主、部门自行采购为辅”的科研物资采购模式，并由资产管理处对集中采购部分进行统一结算。通过采购政策管控和统一结算服务，引导实验室更加倾向于集中采购，加强采购监管，提高科研物资采购效率。但面对研究所快速增长的科研物资采购需求和采购量，本地集中采购在实施过程中余力不足，未能从根本上解决问题。

1.采购难

（1）信息不对称：科研物资采购涉及商品种类繁多、需要采购的批次多、数量少，新材料层出不穷、商家代理品牌资质多，采购前期调研工作量大，信息难以有效传递。

（2）话语权弱：对于二三线城市科研机构来讲，本地科研物资供应商数量及质量远不及北上广深地区，可选择余地小，而从外地采购科研物资时间较长，采购受限制，亦无法争取更优惠的采购价格和更快捷的服务。

（3）效率低：传统采购形式是电话采购或供应商上门推销，采购人员较难获得准确、全面的产品信息、供应商经营范围及代理资质。尤其是对于初次采购的货品，通过电话或者普通的网络搜索比价，耗费大量的时间和精力，大大增加了沟通成本，降低了采购效率。而有时对某些特殊货品委托供应商代为采购，又很难保证最优的价格和及时到货。

（4）随意性大：采购以实验室为单元，采购权分散，采购随意性大，采购无计划，造成物资的浪费。重复采购、超前采购、过量采购频繁发生。

2.核算难

采购管理透明度不高，信息化程度不充分，许多部门自行采购科研物资时仍采用手工账目记录核算，没有统一格式，信息分散、零乱。即便是烟台海岸带所在统一结算过程中进行数据统计核对，也因未建立起覆盖全面、沟通良好的采购管理网络，信息很难实时共享，未能达到方便核算、优化采购的目标。

3.监管难

供应商监管体系不完善。烟台本地供应商虽多，但大多规模较小，竞争能力不足，供应商管理体系也未系统全面的建立。凭一所之力，难以对供应商管理形成合力，供应商管理多依靠以往采购经验。供应商竞争无序，存在利益渗透，采购不规范。

4.采购管理流程不严格

采购、询价、签订合同、验收入库等均由使用部门自行负责，自己用自己买，有没有到货，有没有少到货多订合同，到货质量是否合格等都没人监管，采购人员的道德素质及水平对采购过程和结果影响很大；采购总额是否达到签订合同限额，需几方询价等，都没有明确的约束和监管。

二、科研物资采购及管理措施

随着“互联网+”的深入人心以及电子商务模式的快速发展，信息技术在采购过程及采购管理中的作用日益凸显。建立和使用一套完善的科研物资采购信息化平台是科研院所加强物资采购内部控制的趋势。

为了更好地服务于研究所的战略发展方向，寻求新的管理模式，构建新时代背景下的物资管理新体系，2014年烟台海岸带所资产管理处在所领导的支持下，以科学系统的创新发展思路作为支撑，深入学习互联网信息化管理方法，并调研中科院各兄弟单位的科研物资采购管理情况。调研结果表明，由中科资源有限公司研发的科研物资采购电商平台喀斯玛房圃飞坛牵ㄒ韵录虺啤翱λ孤晟坛恰保┥杓评砟钣胛颐窃诿娑訮I制下的分散采购管理需求契合度较高。在科研物资采购管理方面的探索方面取得了显著成效，并得到了中科院青岛生物能源与过程研究所等众多院校的认可。在《中国科学院院级科研项目经费管理办法》政策的指导下，在进行一系列调研和评估后，我所于2015年8月引进喀斯玛商城，以喀斯玛商城采购作为集中采购形式取代本地集中采购，由资产管理处对喀斯玛商城采购实施统一结算，利用信息化手段提高科研物资采购管理水平、简化统一结算过程，在科研物资的网络化、数字化管理方面取得了突破性的进展。

1.以网络超市的方式，解决采购难问题

借助喀斯玛“电子商务交易平台”，将海量科研物资商品及服务以网络超市的形式真实展现在科研人员的面前，实现供需信息对称，节省了采购人员的大量调研时间，极大地拓展了集中采购的范围。

采购人员通过在线浏览对比同一种类不同商家的商品、同一商家不同规格、型号的商品，并且通过实时在线沟通，精准掌握商品信息，自由选择、比价采购，节省了沟通成本。

该平台以市场机制运行，“招投标式报价”（供应商通过背对背的报价方式，一月只能更改一次价格）机制，让价格更合理、透明，有效降低了科研物资采购的成本。

2.助力统一结算，简化结算流程

采用喀斯玛平台进行科研采购管理，其信息化交易模式、齐全有保障的采购过程、便捷快速的信息统计系统为帮助我所从根本上减轻统一结算工作量奠定了数据基础，在这一基础上形成我所对一定时期的多个订单由各供应商仅开具一张发票，由资产管理处和财务处人员统一执行报销和付款的统一结算模式，從而大大简化了结算、报销和核对等流程的工作量。

3.引入第三方，解决供应商监管问题

（1）供应商的资格审查、评价和监管管理应该是结合实际采购情况和市场变化的一个动态管理。为保证科研物资采购交易的公平公正性，研究所通过引入喀斯玛商城作为第三方对供应商统一监管。通过审核资质、业务范围、信誉全网公示实现供应商入网监管；通过“约法三章”（不卖假货、不开假票、线上价格不高于线下）、“监督举报”、“快速赔付”等措施实现供应商经营行为监管；通过展示采购人员对商家、商品的实名评价构建供应商的立体评分体系，实现供应商的综合口碑监管。

（2）通过依托喀斯玛商城的科研物资管理系统，建立信息化审批流程，提升审批效率。一是有效解决了由于审批人出差或者不在办公室导致的审批滞后；二是节省了采购者人工送审纸质单据的时间；三是审批日志永久信息化记录，随时备查，方便审计。

三、科研物资采购及管理取得的成效

喀斯玛采购管理平台突破传统浪费人力、物力的采购模式，打破了传统科研物资采购在空间和时间上的局限性；其操作的灵活便捷，多种团购促销活动的开展为科研物资采购提供了极大便利，同时降低了成本。依托喀斯玛平台，规范的多级审批、采购以及验货的整个操作流程，全程可追溯，便于监控，规避了采购风险，遵循了公开、公正、公平的原则，成为研究所科研强有力的支撑力量。目前，研究所喀斯玛管理平台已成功运行两年，取得了明显的成效。

1.提升了采购效率和效益

供求信息对称，超市化模式充分满足了采购者需求，网络超市的方式集结了海量商品，科研人员可以一键下单，从众多专业供应商中选择自己需要的科研用品。同时，网络平台采购是一个多环节有机组成的体系，在单纯的采购环节上可能并不比电话方便多少，但与之相关的订单审核、合同规范、验货程序、结算报销等环节和质量保证全都能配套解决，却是原有传统采购模式所不具备的。商城提供的信息化采购及管理系统，也为采购单位执行定期统一结算创造了更加有利的条件。经不完全统计，烟台海岸带所采用喀斯玛平台采购后，同类用品采购支出相比之前最大节约经费为25.64%。

2.净化了科研采购环境

喀斯玛商城作为第三方，代表所有采购单位对供应商实现统一监管，通过采购人员对商家、商品评价的实时真实展示，构建供应商的立体评分体系，实现供应商的综合口碑监管，从而净化了科研采购的生态环境。

目前在喀斯玛商城上有烟台海岸带所订单的供应商达到了100多家，其中源头供应商（生产商及有代理权的代理商）比例占到了70%，与当前市场上经销商（倒买倒卖）占主导（占80%）的状况形成鲜明对比。未出现一例假货、假票违规现象。

3.规范了采购，利于审计

规范了采购管理流程，实现了“下单、审批、验货、报销有据可查，责任明晰，过程简便，控制严密”的流程规范。比如，对一个订单，谁在什么时间买的什么商品、谁审批的、谁验货的、谁报销的，商城有全程记录，全部清晰可查；真实的商品、商家评价，使科研人员对于商家的选择更放心；交易、库存数据全记录，使科研人员的采购更科学，采购数据统一管理、随时备查。近年国家相关审计，烟台海岸带所在科研物资采购方面无任何不合格项。

四、结语

科研单位的物资采购管理是研究所管理体系不可或缺的重要一环，其发展方向与研究所战略、文化紧密相连。因此，物资采购管理的阳光、有序、健康开展，必须以系统严密的科学发展思路、以创新先进的信息技术手段作为支撑，由外延式发展向内涵式发展，由数量积累向质量提升，由物本思维向人本思维转变。在功能设计上体现了来自科研管理部门、科研采购机构、科研厂商等多方面的需求。只有确立与研究所发展战略相适应的管理观念、管理制度和管理文化，才能更好地服务于研究所本身，助力研究所走上健康、快速、持续的发展道路。

烟台海岸带所引入中科院喀斯玛商城作为第三方科研采购管理平台，从源头规范了采购行为、降低了采购成本，提高采购效益与效率；在公平交易和信息化控制管理下，提高了预算准确度，建立健全规范采购管理监管机制，不仅为采购人员提供了高效、优质、便捷服务，也为研究所落实上级风险防控要求开辟了崭新的渠道和形式。

参考文献

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